Sistem Manajemen Database
Pokok Bahasan:
1. Database
2. Sistem pengolahan
3. Organisasi data
4. Model model organisasi data
Pendahuluan
Manajemen data merupakan bagian dari manajemen sumber daya informasi yang membantu perusahaan agar sumber daya informasi yang dimilikinya mencerminkan secara akurat sistem phisik yang diwakilinya. Masalah yang dihadapi dalam manajemen data ini seringkali diawali dengan masalah menentukan data apa yang harus dimasukan untuk diolah. Setelah data tersebut dapat ditentukan maka langkah selanjutnya adalah menen¬tukan bagaimana agar data yang diperoleh itu dapat mencerminkan keadaan atau peristiwa yang sebenarnya sehingga pada akhirnya akan diperoleh informasi yang berkualitas.
1. Database
Data adalah fakta baik dalam bentuk angka-angka, hurup-hurup atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam proses untuk menghasilkan informasi.
Fakta itu merupakan data atau bukan sangat ditentukan oleh informasi apa yang dibutuhkan. Fakta apapun yang tidak dapat diolah menjadi informasi tidak dapat dijadikan sebagai data.
Gambar 1 Hubungan antara peristiwa, data, dan informasi
Tabel 1 Menentukan data apa yang diperlukan berdasarkan informasi yang dibutuhkan.
Data mengemukakan ada tiga macam data sebagai berikut:
1. Input data adalah data yang dimasukan ke dalam sistem informasi.
2. Output data merupakan keluaran dari sistem informasi
3. Database merupakan kumpulan data-data yang tersimpan didalam media penyimpanan di suatu perusahaan (arti luas) atau di dalam komputer (arti sempit)
Beberapa contoh data yang biasa disimpan oleh perusahaan ada¬lah:
• Data produk
• Data rekening/accounf/Akun
• Data Pasien
• Data Mahasiswa
• Data transaksi
Database Adminstrastor (DBA)
Orang atau departemen yang bertanggung jawab dalam mengelola database disebut DBA (bagian DBA/Database administrator) yang memiliki tanggung jawab dalam:
• Mengelola database dan DBMS baik secara logis maupun secara phisik
• Ikut menentukan konfigurasi hardware dan software pendukung sistem informasi keseluruhan.
• Ikut menyusun kebijaksanaan dan standar untuk menghubungkan sistem informasi dan pemakai dari sistem informasi tersebut.
2 Media dan Sistem Penyimpanan Data
Data dalam sistem informasi manajemen berbasis komputer tersimpan dalam dua media penyimpanan, yaitu dalam media penyimpan utama (main storage media) dan media penyimpan kedua/tambahan/sekunder (secondary storage media). Media pe¬nyimpan utama umumnya bersifat volatile artinya akan hilang saat listrik sebagai sumber energi tidak ada. Masyarakat sering mengatakan media penyimpan utama ini sebagai memori contohnya RAM (random akses memori). Memori ini bisa digunakan untuk menampung data dan kemudian data tersebut bisa dimanipulasi serta diakses oleh pemakai komputer. Akan tetapi ada juga memori yang tidak hilang pada saat sumber energi untuk komputer dimatikan bahkan dafanya ti¬dak dapat dihapus misalnya ROM (read only memori) atau memo¬ri yang hanya dapat dibaca, sedang data yang ada didalamnya dimasukkan oleh pabrik. Jenis memori lainnya adalah EPROM (Erasable and programable memory) atau jenis ROM yang bisa dihapus dan diisi kembali.
Sedangkan untuk media penyimpanan data sekunder, dikenal ada dua macam media penyimpan, yaitu:
1. Media penyimpanan untuk menyimpan data secara berurutan (sequential). Melalui media ini record-record data akan dibaca dengan cara yang sama dengan saat penyimpanan. Sebagai contoh adalah pita magnetik (Magnetic tape).
2. Media penyimpanan secara langsung (direct) atau acak (random) yang memungkinkan pemakai (User) untuk membaca data dalam urutan yang diperlukan tanpa harus memperhatikan bagaimana penyusunannya secara phisik dari me¬dia penyimpanan data tersebut.
3 Sistem Pengolahan
Ada dua cara mengolah data yang biasa dilakukan dalam sistem manajemen data saat ini, yaitu pengolahan secara Batch dan pengolahan secara on-line.
3.1. Pengolahan Secara Batch
Pengolahan secara batch (mengumpulkan lebih dahulu) merupakan sistem pengolahan data transaksi dengan cara mengumpul¬kan terlebih dahulu data transaksi yang terjadi, kemudian pada waktu yang telah ditentukan data transaksi tersebut sekaligus di proses, biasanya sambil merevisi data.
3.2. Pengolahan Secara On-line
Pengolahan secara on-line (pengolahan langsung) merupakan sistem pengolahan data transaksi dimana setiap data yang masuk secara langsung satu persatu diolah. Pada saat yang bersamaan biasanya juga dilakukan proses untuk memperbaharui file master.
Gambar 8 Pengolahan secara On-line
Faktor-Faktor Yang Menentukan Jenis Pengolahan
Aplikasi perusahaan sangat menentukan sistem pengolahan apa yang akan dipakai. Jika saat terjadinya transaksi tidak perlu dilakukan pengolahan maka dapat dipilih sistem pengolahan secara batch. Untuk kebutuhan ini maka media penyimpanan yang dapat digunakan adalah pita magnetik atau piringan magnetik. Sistem informasi penggajian merupakan salah satu contoh aplikasi yang biasa menggunakan metode pengolahan secara batch.
Sistem Realtime
Sistem Realtime pada dasarnya mengacu kepada suatu respon yang diberikan oleh suatu sistem komputer (Sistem Informasi berbasis komputer), walaupun kita mungkin bisa menggunakannya untuk sistem yang lain. Suatu sistem informasi yang realtime digambarkan sebagai suatu sistem informasi yang bisa memberikan informasi kepada berbagai kepentingan seketika saat suatu kejadian/transaksi berlangsung. Sebagai contoh adalah kejadian saat terjadinya transaksi penjualan.
Sistem realtime merupakan salah satu implementasi dari sis¬tem pengolahan secara on-line. Sistem on-line menyediakan sumber daya konseptual yang mutakhir. Sistem realtime meningkatkan serta memperluas kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi melalui pemberdayaan perangkat hard¬ware yang optimal.
4 Organisasi Database
4.1. Organisasi Data pada Database Tradisional
Organisasi data pada database tradisional memiliki tujuan agar sistem Informasi yang efektif memberikan, kepada para pemakai sistem informasi, informasi yang akurat, relevan tepat waktu dan lengkap.
Berikut ini adalah contoh susunan hirarki data
Hirarki Data
Dalam konsep database, data memiliki tingkatan yang dikenal sebagai hirarki data yang terdiri dari Bit, Byte, Filed, Record, File, Database.
• Bit - adalah unit terkecil dari data. Bit ini menggambarkan sinyal 0 dan satu, dimana 0 berarti tidak ada arus listrik dan satu ada arus listrik.
• Byte - adalah kompulan dari bit-bit yang membentuk sebuah karakter
• Field/Elemen data (data element) - adalah kumpulan karakter-karakter yang membentuk suatu kata atau sekelompok kata/angka.
• Record - merupakan kumpulan dari field-field yang secara logika berhubungan.
• File - adalah kumpulan dari record-record yang berhubungan dengan suatu subyek tertentu.
• Database - adalah kumpulan dari data-data yang tersimpan dalam file-file
Tabel 6 Hirarki data dalam konsep database tradisional
Masalah pada organisasi data tradisional sebagai berikut :
• Data rangkap dan tidak konsisten
• Kesulitan dalam akses data
• Data terisolasi sulit diakses bersamaan
• Masalah keamanan
• Masalah integritas
Masalah masalah diatas sangat dominan pada sistem database tradisional. Dengan sistem database yang lebih maju (modern), sistem tersebut akan memberikan banyak keuntungan bagi sis¬tem informasi manajemen yang diantaranya adalah:
• Data yang berlebihan dapat dikurangi sehingga biaya penyimpanan dan waktu bisa diperkecil.
• Ketidak konsistenan data dapat dihindari sehingga data lebih mudah diakses dan informasi akan lebih akurat.
• Data dapat dipakai bersama sehingga setiap bagian akan memperoleh informasi yang sama .
• Standarisasi dapat dilakukan sehingga memudahkan dalam membaca dan memasukan data.
• Keamanan dapat diterapkan sehingga tingkat akurasi infor¬masi manajemen yang dihasilkan menjadi lebih tinggi
• Keterpaduan dapat dijaga sehingga meningkatkan integritas suatu sistem informasi.
• Konflik interest dapat diseimbangkan sehingga sistem infor¬masi bisa berjalan tanpa rintangan.
4.2. Organisasi Database Modern
Manajemen data dalam arti sempit menyatakan bahwa peru¬sahaan sudah mengelola date/informasi dengan baik bila sudah menggunakan atau menerapkan DBMS (Database Management System).
Manajemen data dalam arti luas menyatakan bahwa perusa¬haan sudah mengelola dafa/informasi dengan baik bila sudah menggunakan atau menerapkan IRM (Information resource management/Manajemen sumber daya informasi) yang komponennya meliputi hardware, software, brainware, prosedur, database dan jaringan komunikasi.
Dalam penjelasan berikut ini akan di uraikan mengenai konsep manajemen data :
Kegiatan Manajemen Data
- Mengumpulkan data
- Menjaga dan mengadakan pengujian terhadap integritas data-.
- Menyimpanan data.
- Memelihara data -.
- Mengamankan data Aktivitas ini merupakan upaya untuk menjaga agar data terihindar dari penghancuran, kerusakan, atau penyalahgunaan baik yang disengaja ataupun yang tidak disengaja.
- Mengorganisasikan data -.
- Mencari data -.
Sistem Database
Dalam database modern mulai dipakai konsep sistem. Data menyatakan bahwa sistem database pada dasarnya merupakan sis¬tem pencatatan dengan menggunakan komputer yang memiliki tujuan untuk memelihara informasi agar selalu siap pada saat di¬perlukan
Gambar 9 Diatas menunjukan bahwa sistem database seperti halnya sistem informasi manajemen memiliki beberapa komponen seperti:
- Data
- Hardware
- Software
- Pemakai
Karena sistem database merupakan bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM), maka komponen-komponen dalam sistem da¬tabase merupakan bagian dari komponen SIM.
Komponen Data
Data dalam database bisa tersimpan dalam :
- Komputer kecil (PC) - Biasanya untuk single user
- Komputer mini - Untuk multi user
- Komputer Mainframe - Untuk multi user
Secara umum dapat dikatakan bahwa data dalam sistem da¬tabase harus selalu terintegrasi (integrated) dan dapat diakses oleh siapa saja yang berhak (shared).
- Terintegrasi artinya database dapat dianggap sebagai perpaduan secara logis dari beberapa file data yang berbeda.
Tabel 12 File karyawan
- Terdistribusi maksudnya adalah bahwa setiap bagian dari da¬ta dalam database dapat memberikan distribusi (shared) kepada pemakai yang berbeda pada waktu yang sama sesuai dengan hak akses yang diberikan
Komponen Hardware
Bagian hardware dari sistem database meliputi:
Kepala (head) pembaca yang digunakan untuk mengambil dan membaca data bersamasama dengan bagian I/O (input output), controler, Kabel I/O, disk dan sebagainya.
Komponen Software
Antara database secara phisik (Date yang tersimpan dalam disk secara phisik) dan pemakai sistem informasi manajemen dibatasi oleh suatu software (Database manager) atau lebih umum dikenal sebagai Sistem Manajemen Database (DBMS). Semua kebutuhan pemakai untuk mengakses database ditangani oleh DBMS. DBMS juga dapat digunakan untuk menyusun suatu aplikasi sis¬tem informasi manajemen perusahaan yang siap pakai sehingga user tidak perlu lagi menghapalkan perintah-perintah seperti halnya dalam DBMS.
Komponen Pemakai
Dalam sistem database ini ada tiga kelas pemakai, yaitu :
1. Kelompok pertama adalah programer aplikasi yang bertanggung jawab dalam membuat program aplikasi yang menggunakan database
2. Kelompok kedua adalah pemakai (end user) yang berinteraksi dengan system melalui terminal komputer yang on-line
3. Kelompok ketiga adalah administrtor database (DBA)
Abstraksi Data
Abstraksi data digunakan dalam struktur database modern, didalamnya terdapat tiga level abstraksi yang dikenal sebagai: inter¬nal, konseptual dan eksternal seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
1. Tingkat internal - Tingkat ini merupakan tingkat yang paling dekat dengan media penyimpanan secara phisik. Tingkat ini lebih menjelaskan secara detail bagaimana seharusnya data secara phisik disimpan dalam media penyimpanan.
2. Tingkat eksternal - Tingkat ini merupakan tingkat yang paling dekat kepada pemakai (user).Tingkat ini berhubungan dengan bagaimana data dipandang oleh pemakai.
3. Tingkat konseptual -Tingkat ini menggambarkan data apa yang sebenarnya disimpan dalam database dan hubungan yang terjadi diantara data-data. Disini keseluruhan database digambarkan dalam bentuk struktur yang relatif sederhana.
Table 14 Contoh tiga tingkat abstraksi data
Gambar 14 Tiga tingkat abstraksi data
Model data yang sering digunakan seperti diantara para pengembang sistem informasi manajemen misalnya:
1. Model Hirarki (Hierarchical data model) - Model data yang menggambarkan hubungan antara data berdasarkan kepada tingkatannya.
2. Model Network (Network data model) - Model data yang menggambarkan hubungan antar data berdasarkan kepentingannya.
3. Model Relasi (Relational data model) - Model data yang disusun berdasarkan kepada hubungan antar dua entitas (entity).
Model Hirarki
Gambar 15 Model data secara hirarki
Model data secara hirarki seperti gambar 15 diatas juga dikenal sebagai model pohon,
Model Network
Model Network merupakan perkembangan lebih lanjut dari model data secara hirarki. Pada model ini setiap file data dapat berhubungan dengan file-file data lainnya sesuai dengan kebutuhan manajemen suatu organisasi perusahaan. Gambar .16. Model data secara Network
Model Relasi
Model relasi didasarkan kepada persepsi tentang dunia nyata yang berisi sekumpulan objek-objek dasar yang disebut sebagai entitas (entity) dan hubungan antara entitas-entitas tersebut. Beberapa model digunakan untuk menggambarkan hubungan atau relasi antar entitas seperti:
1. Model relasi Peter Chen
2. Model relasi Martin
3. Model relasi Bachman
Entitas data(data entity) adalah apapun baik itu ada secara riel maupun abstrak yang akan disimpan datanya. Selanjutnya istilah yang akan digunakan adalah entitas (entity type). Nama entitas harus kata benda. Sinonimnya adalah entity type,entity class, dan object.
Entitas digambarkan sebagai kotak empat persegi panjang. Entitas pelanggan menyajikan semua karakter yang dapat mem
Kunci utama (Primari key) adalah calon kunci yang paling sering digunakan untuk mewakili sebuah entitas. Sehingga menjadi primari key. Candidate key yang tidak terpilih akan menjadi kunci alternatif (alternate key). Para programer sering memberi nama primary key sebagai kunci record.
Contoh Kunci utama :KODE PELANGGAN
Kunci alternatif :NAMA PELANGGAN
Kunci asing (Foreign key) adalah kunci utama suatu entitas yang menjadi atribut suatu entitas atau entitas lain.
Contoh :KODE PEMASOK dalam entitas Barang
Atribut kriteria(Subsettf/ig criteria) adalah atribut yang memiliki nilai pasti.
Contoh : Laki /perempuan
Atribut bernilai banyak (Multivalued attributes) adalah atri¬but yang memiliki lebih dari satu nilai untuk setiap /nsfancenya. Sebagai contoh misalnya atribut keahlian dalam entitas karyawan. Seorang karyawan mungkin punya lebih dari satu keah¬lian.
Hubungan antar data (Data relationship) adalah bentuk hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entitas. Beberapa pakar lebih suka mengambarkan hubungan antar entitas sebagai aktivitas bisnis atau peristiwa yang menghubungkan satu atau lebih entitas. Untuk selanjutnya hubungan antara data/entitas akan disebut relasi (relationship) atau hubungan dengan menggunakan akar kata kerja atau phrase kata kerja.
Diagram arus data (Entity Relationship Diagram) pada gambar 18 dapat dibaca sebagai berikut:
1. Dengan cara membaca aktif, diagram tersebut diatas dibaca 'Pelanggan membuat Order, Order berisi Barang'
2. Dengan cara membaca pasif, diagram tersebut diatas dibaca 'Order dibuat oleh Pelanggan, Order diisi Barang'
Kata "buat, dan "isi" dalam relasi pada gambar 18 merupakan akar kata, sedangkan Mem, Ber dan Di merupakan imbuhan.
Diagram hubungan entitas tidak dibaca mengalir seperti dia¬gram arus data (Data Flow Diagram) akan tetapi diagram hubu¬ngan entitas ini harus dibaca dengan bayangan data dalam keadaan diam (tidak mengurut dan tidak bergerak). Karena itu untuk bi¬nary relationship sebaiknya dibaca per satu relasi (satu pasangan) seperti contoh pada gambar 18 kanan bawah
Gambar 18 Menulis dan membaca diagram hubungan entitas
Suatu entitas dapat bergubungan dengan entitas yang lain dalam berbagai tingkat hubungan, seperti pada gambar berikut ini.
Gambar 19 Tingkat hubungan satu ke satu dan satu ke banyak
Gambar 20 Tingkat hubungan banyak ke banyak dan banyak ke satu
Entity Relationship Diagram Model Peter Chen
Gambar 21 Model ERD Peter Chen awal
ERD menggambarkan data dalam keadaan diam, nama entity biasanya menggunakan kata benda sedangkan untuk relasi menggunakan akar kata dari kata kerja. Untuk menghindari kesulitan dalam member! nama relasi sering pula digunakan hurup 'R1 atau gabungan nama dari kedua entity yang berhubungan misalnya 'Pel_Ord' atau 'Order_ produk'
Perkembangan selanjutnya ada beberapa usulan sepeti tergambar pada diagram dibawah ini.
Gambar 22 Model ERD Peter Chen yang lain
Model lainnya yang juga banyak digunakan adalah model Martin. Model ini mengambil dasar dari model Peter Chen hanya disana sini ada beberapa perubahan seperti dalam menunjukan tingkat hubungan serta dalam menggambarkan relasi Martin lebih suka menggunakan relasi yang berfungsi sebagai entity (entitas)
Gambar 23 Model ERD Martin
Gambar 24 Model ERD Bachman
Soal
1. Apa yang dimaksud dengan database dan jelaskan pengertian database secara luas dan sempit ?
2. Coba jelaskan dan beri contoh tentang hirarki data ?
3. Sebutkan berbagai cara menentukan alamat record untuk menyimpan data ?
4. Jelaskan masalah dalam organisasi/susunan data tradisional
5. Sebutkan dan jelaskan kegiatan manajemen data dan organisasi dafanya ?
Tugas
1. Coba gambarkan dengan model hirarki data-data yang berhubungan dengan penjualan pada perusahaan dagang kebutuhan pokok (grosir).
2. Coba gambarkan dengan model network data-data yang berhubungan dengan perusahaan dagang obat-obatan seperti apotik/grosir obat.
3. Coba gambarkan dengan model relasi data-data penjualan pada perusahaan dagang onerdil mobil.
4. Mengapa dalam organisasi data tradisional data yang disimpan susah dibaca dan kurang aman ?
5. Mengapa sistem organisasi data modern dapat mengatasi sistem organisasi data tradisional ?
Selasa, 06 Oktober 2009
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
Gambar model relasinya kok gak ada ya?
BalasHapusmaaksh
BalasHapusalat pemotong simcard 3in1