Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 1
Bab I
PENGANTAR
SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Definisi SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Sistem => suatu susunan yang teratur dari kegiatan-
kegiatan yang saling berkaitan dan susunan
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang
melaksanakan dan mempermudah kegiatan-
kegiatan utama organisasi/institusi.
Informasi => data yang telah diproses/diolah sehingga
memiliki arti atau manfaat yang berguna.
Data = fakta-fakta, angka-angka atau statistik-
statistik yang daripadanya dapat
menghasilkan kesimpulan.
Manajemen => Sebagai
PROSES
, manajemen adalah
kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan secara bersama-sama atau
melibatkan orang lain demi mencapai tujuan
yang sama.
Sebagai
SUBYEK
, manajemen adalah orang
(atau orang-orang) yang melaksanakan
kegiatan tersebut.
Sistem Informasi Manajemen => jaringan prosedur
pengolahan data yang dikembangkan dalam
suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud
memberikan informasi (yang bersifat intern
dan ekstern) kepada manajemen, sebagai
dasar pengambilan keputusan.
Tujuan mempelajari SIM:
Memandang bahwa, nilai dari informasi amatlah berharga,
oleh karena itu harus dikelola dengan baik.
Sebagai seorang wirausaha, staff manajemen atau terlebih
sebagai manajer, harus dapat menghargai dan mampu
mengelola informasi bagi kemajuan perusahaan atau
usahanya.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 2
• Manajemen Informasi
Manajer mengelola lima jenis sumber daya :
1. Manusia
2. Material
Sumber
daya
3. Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
fisik
4. Uang (Money)
5. Informasi (termasuk data) Sumber daya Konseptual
Sumber daya fisik akan dikelola setelah diperoleh, agar saat
diperlukan sumber daya tersebut siap digunakan secara
maksimal, bila perlu diganti sebelum sumber daya tersebut
menjadi tidak efisien/usang. Contoh penggantian sumber
daya: upgrade mesin, rekruitmen pegawai baru, dsb.
Tugas manajer meliputi: pengelolaan sumber daya fisik dan
mencakup pengelolaan sumber daya konseptual.
Mendapatkan data mentah lalu mengolahnya sehingga
menghasilkan informasi yang berguna, baru setelah itu
memanfaatkan secara efektif untuk mengambil keputusan dan
jika perlu mengganti informasi yang usang.
Seluruh kegiatan tersebut: memperoleh informasi,
menggunakan seefektif mungkin, dan membuangnya
di saat yang tepat, disebut Manajemen Informasi.
Alasan perlu diberikan perhatian pada Manajemen Informasi:
A. Kompleksitas kegiatan bisnis meningkat :
1. Pengaruh ekonomi internasional
2. Persaingan dunia
3. Kompleksitas teknologi yang semakin meningkat
4. Batas waktu yang singkat
5. Kendala-kendala sosial
B. Kemampuan komputer yang semakin baik
Pemakai semakin tahu bagaimana ‘mendayagunakan’
komputer untuk membantu pekerjaannya.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 3
• Keahlian Manajemen
Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak
keahlian, tetapi ada dua yang mendasar :
Keahlian Komunikasi dan Keahlian Pemecahan Masalah.
• Manajer dan Sistem
Tujuan
Mekanisme
Pengendalian
Input
Process
Output
• Sistem Lingkaran Terbuka dan Lingkaran Tertutup
Sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran
umpan balik, dan tujuan disebut
sistem lingkaran terbuka
(open-loop system). Gambar:
Process
Input
Output
Sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme
kontrol, dan lingkaran umpan balik) disebut sistem lingkaran
tertutup (closed-loop system).
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 4
• Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui
arus sumber daya disebut
sistem terbuka
(open system).
Sedangkan sistem yang tidak dihubungkan dengan
lingkungannya adalah
sistem tertutup
(closed system
• Hierarki Sistem
Sistem
Subsistem
Subsistem
Subsistem
A
B
C
Sub-subsistem
Sub-subsistem
A-1
B-1
Sub-subsistem
Sub-subsistem
A-2
B-2
Bagian
Sub-subsistem
Elemen
A-3
B-1
• Sistem
• SubSistem SUPERSISTEM
• Elemen
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 5
• Suatu Pandangan Sistem (System View)
1. kompleksitas struktur organisasi / rincian pekerjaan.
2. tujuan yang baik.
3. kerja sama semua bagian dalam organisasi
4. keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. penilaian yang tinggi pada informasi dengan feedback
• Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
1. Fokus Awal pada Data
(bagaimana mendapatkan data)
2. Fokus Baru pada Informasi
(bagaimana mengolah data)
3. Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan (DSS)
4. Fokus Kini pada Komunikasi (Otomatisasi Kantor)
5. Fokus Potensial pada Konsultasi (Sistem Pakar)
• Model Penggunaan SIBK dalam pemecahan masalah
Sistem Informasi Berbasis
Komputer (SIBK)
Sistem
Informasi
Akuntansi
Masalah
Sistem
Informasi
Manajemen
Keputusan
Informasi
Sistem
Pendukung
Keputusan
Sistem
Pemecah
Otomatisasi
an
Kantor
Sistem
Pakar
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 6
• Para Spesialisasi Informasi (Pihak yang terkait SIM)
Pengelola
database
Komputer
Pemakai Analis
Sistem Programer Operator
Spesialis
Jaringan
• Faktor Mendorong menuju “End-user Computing”
1. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer
(knowledge)
2. Antrian jasa informasi (time-process)
3. Perangkat keras yang murah (technology-hardware)
4. Perangkat lunak siap pakai (technology-software)
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 7
• Siklus kehidupan sistem (system life cycle – SLC)
(Dibahas lebih detail pada BAB VI)
5.
1.
Tahap
Tahap
Penggunaan
Perencanaan
4.
2.
Tahap
Tahap
Penerapan
Analisa
3.
Tahap
Rancangan
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 8
• Mengelola SIBK
Peran manajer dan spesialis informasi selama siklus
kehidupan sistem:
Tahap Manajer Spesialis Informasi
Mendefinisikan
Perencanaan
masalah Mendukung
Melaksanakan
Mengatur
Analisis
penelitian sistem
Merancang
Mengatur
Rancangan
sistem
Menerapkan
Penerapan
Mengatur
sistem
Menyiapkan
Mengatur
Penggunaan
sistem
Kerangka Ikhtisar (Bab I) 10 point
A. Definisi Sistem, Informasi dan Manajamen + SIM
B. Sumber daya fisik dan konseptual
C. Tingkatan, Keahlian dan Pengetahuan Manajemen
D. Sistem Terbuka dan Tertutup
E. Pandangan Manajer terhadap sistem (System View)
F. Evolusi SIBK
G. Tingkatan para Spesialis Informasi dan kecenderungan
End User Computing (EUC)
H. Peran Spesialis Informasi di masa kini terhdp EUC
I. Siklus Hidup Sistem (System Life Cycle)
J. Mengelola SIBK
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 9
Bab II
TEKNOLOGI INFORMASI
UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF
• Perusahaan dalam Lingkungannya
Pemerintah
Masyarakat
Masyarakat
Keuangan
global
Perusahaan
Pemasok
Pelanggan
Serikat
Pesaing
buruh
Pemegang
Saham
• Keunggulan kompetitif pada Perusahaan
• Konsep pencapaian Keunggulan Kompetitif
• Memandang Sumber Daya Konseptual (Informasi)
sebagai standar Keunggulan Kompetitif
• Jenis Sumber Daya Informasi
1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak informasi
3. Para spesialis informasi
4. Pemakai
5. Fasilitas
6. Database
7. Informasi
• Chief Information Officer (CIO) sebagai pengelola SDI
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 10
• Perencanaan Strategis Fungsional
Rencana strategis
Sumber daya
informasi
Rencana strategis
Rencana strategis
Sumber daya
Sumber daya
pemasaran
keuangan
Rencana strategis
Rencana strategis
Sumber daya
Sumber daya
manufaktur
manusia
• Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi
Kumpulan
Kumpulan
strategi
strategi SIM
Misi
Tujuan sistem
Tujuan
Kendala sistem
Proses
Strategi
Strategi rancangan
Perencanaan
sistem
Atribut strategi
organisasi lain
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 11
Isi Rencana Strategis Sumber Daya Informasi
Rencana
Strategis
Sumber Daya
Informasi
Tujuan
Tujuan
Tujuan
Tujuan
Tujuan
Otomatisasi
Sistem
SIA
SIM
DSS
Kantor
Pakar
Kebutuhan
Kebutuhan
Kebutuhan
Kebutuhan
Kebutuhan
Sumber Daya
Sumber Daya
Sumber Daya
Sumber Daya
Sumber Daya
Informasi
Informasi
Informasi
Informasi
Informasi
Sumber Daya
Sumber Daya
Sumber Daya
Sumber Daya
Sumber Daya
Manusia
Manusia
Manusia
Manusia
Manusia
Perangkat
Perangkat
Perangkat
Perangkat
Perangkat
Keras
Keras
Keras
Keras
Keras
Perangkat
Perangkat
Perangkat
Perangkat
Perangkat
Lunak
Lunak
Lunak
Lunak
Lunak
Informasi
Informasi
Informasi
Informasi
Informasi
dan
dan
dan
dan
dan
Data
Data
Data
Data
Data
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 12
• Pengelompokkan Pengguna EUC (End User Computing)
1. Pemakai akhir tingkat menu (menu-level end-users)
2. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-
users)
3. Programer pemakai akhir (end-user programmers)
4. Personil pendukung fungsional (functional support
personell
• Manfaat penerapan EUC
A. Memindahkan sebagian beban kerja pengembangan
sistem kepada pemakai
Mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai
B.
dan spesialis informasi.
• Resiko penerapan EUC
1. Sistem yang buruk sasarannya (Bad target)
2. Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya
3. Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien
4. Hilangnya integritas data
Hilangnya keamanan
5.
• Elemen-elemen yang diperlukan dalam Manajemen
Sumber Daya Informasi (IRM)
1. Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat
dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul
2. Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area
fungsional utama
3. Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak
4. Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan
saat membuat perencanaan strategis
5. Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi
Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user
computing.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 13
Model IRM
Lingkungan
Perusahaan
Pengaruh lingkungan
Eksekutif Perusahaan
CIO
Eksekutif lain
Pengaruh intern Rencana strategis
perusahaan
Area Fungsional
Sumber
Jasa
Keuangan
daya
Manufaktur Pemasaran
informasi
manusia
Rencana strategis sumber daya informasi
Sumber daya
Sumber daya
komputer pusat
komputer tersebar
Data dan informasi
Para pemakai yang terlibat dalam
Pemakai lain
end-ser computing
Kerangka Ikhtisar (Bab II) 10 point
A. Delapan elemen Lingkungan
B. Konsep pencapaian Keunggulan Kompetitif
C. Jenis-jenis Sumber Daya Informasi (SDI)
D. CIO sebagai pengelola SDI
E. Perencanaan Strategis Fungsional dan Perenc. Strg. SDI
F. Pengelompokkan Pengguna EUC
G. Manfaat penerapan EUC
H. Resiko penerapan EUC
I. Elemen IRM yang diperlukan
J. Model IRM
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 14
Bab III
PERANANAN INFORMASI
DALAM KUALITAS PRODUK DAN JASA
• Definisi Kualitas
Suatu definisi kualitas yang paling sederhana, namun
menangkap pemikiran mutakhir dalam bisnis, mendefinisikan
kualitas sebagai “kesesuaian dengan spesifikasi pelanggan”.
Ide dasarnya, kualitas bukanlah memenuhi sejumlah kriteria
yang diterapkan perusahaan; sebaliknya kualitas adalah
memenuhi kriteria yang ditetapkan pelanggan. Kunci
mencapai jenis kualitas ini adalah mengetahui siapa
pelanggan kita dan apa yang mereka inginkan.
• Dimensi-dimensi Kualitas Produk (David Garvin)
1. Kinerja.
2. Features.
3. Keandalan.
4. Kesesuaian.
5. Daya tahan.
6. Kemudahan perbaikan.
7. Keindahan.
Persepsi terhadap kualitas.
8.
• Dimensi-dimensi Kualitas Jasa
(Leonard Berry, A. Parasuraman dan Valerie Zeithmal)
1. Berwujud.
2. Keandalan.
3. Responsif.
4. Kepastian.
Empathy.
5.
• Total Quality Management (TQM)
Landasan TQM:
1. Kualitas didefinisikan oleh pelanggan
2. Kualitas dicapai oleh pihak manajemen
3. Kualitas adalah tanggung jawab seluruh elemen
Perusahaan
Filosofi TQM : Pencapaian keunggulan perusahaan secara
menyeluruh dalam dimensi produk dan dimensi jasa dengan
mencegah timbulnya kualitas yang buruk (bad quality)
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 15
• Elemen-elemen/perangkat untuk mencapai TQM
1. Peralatan grafis
2. Peralatan statistik
• Penerapan Program TQM pada perusahaan
1. Tentukan TQM sebagai standar perusahaan
2. Tetapkan budaya kualitas
3. Tetapkan pengawasan manajemen puncak
• Kerugian dari Kualitas yang Buruk
1. Kehilangan bisnis.
2. Tuntutan hukum.
3. Kehilangan produktivitas.
4. Biaya-biaya.
• Keuntungan dari Kualitas yang Baik
Keuntungan yang didapat perusahaan karena
menyediakan produk dan jasa berkualitas baik berasal
dari pendapatan penjualan yang lebih tinggi dan biaya
yang lebih rendah, gabungan keduanya menghasilkan
profitabilitas dan pertumbuhan.
Karena itu kualitas ditentukan oleh dua
pengaruh. Pengaruh pertama berasal dari pelanggan
perusahaan dalam bentuk peningkatan pendapatan
penjualan. Pengaruh yang lain bersumber dari
efisiensi internal dan dicerminkan dalam penurunan
biaya.
• Dukungan dari Subsistem SIBK terhadap peningkatan
kualitas produk dan jasa:
1. Sistem Informasi Akuntansi.
2. Sistem Informasi Manajemen.
3. Sistem Pendukung Keputusan.
4. Sistem Otomatisasi Kantor.
5. Sistem Pakar.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 16
• Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information
System - MKIS)
MKIS mencakup subsistem-subsistem input
yang mengumpulkan data bagi database. Dua dari
subsistem ini menyediakan informasi mengenai
elemen-elemen lingkungan yang terlibat dalam
strategi kualitas.
Subsistem Penelitian Pemasaran (Marketing
Research Subsistem). mengumpulkan informasi
mengenai keinginan dan kebutuhan pelanggan
untuk mengidentifikasi produk dan jasa yang
dibutuhkan konsumen dan tingkat kualitasnya.
Subsistem Intelijen Pemasaran (Marketing
Intelligence Subsystem). Mengumpulkan
informasi mengenai para pesaing perusahaan.
Sebagian besar informasi ini dapat diperoleh
dengan berlangganan database komersial.
MKIS adalah komponen kunci dari manajemen
kualitas. MKIS memungkinkan perusahaan bukan hanya
menentukan produk dan jasa yang ditawarkan, tetapi
juga menetapkan kualitas pada tingkat yang tepat.
• Sistem Informasi Manufaktur
Subsistem Intelijen Manufaktur (manufacturing
intelligence subsystem). Subsistem ini mendapatkan
informasi mengenai pemasok. Pihak perusahaan di
departemen pembelian menggunakan susbsistem
intelijen manufaktur untuk berkomunikasi dengan
pemasok. Di area ini sistem electronic data
interchange (EDI) dibuat dengan menghubungkan
komputer perusahaan dengan komputer pemasok.
Subsistem Rekayasa Industrial (industrial engineering
subsystem). Industrial engineers (IE) meneliti proses
perusahaan untuk menetapkan standar yang harus
dicapai para pekerja produksi.
Sementara MKIS memampukan perusahaan
menentukan produk yang harus dibuat, sistem informasi
manufaktur memampukan perusahaan memproduksi
produk tersebut pada tingkat kualitas yang tepat.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 17
• Mencapai Manajemen Kualitas dengan Jasa Informasi
(IS-Information Service)
1. Mengidentifikasi Pelanggan IS
2. Mendefinisikan kebutuhan kualitas pelanggan
3. Menetapkan metrik kualitas
4. Mendefinisikan strategi kualitas IS
5. Menerapkan program kualitas IS
Memantau kinerja kualitas IS
6.
Mengidentifikasi
Pelanggan
IS
Mendefinisikan
kebutuhan kualitas
pelanggan
Menetapkan
metrik
kualitas
Mendefinisikan
strategi
kualitas IS
Menerapkan
program
kualitas IS
Menerapkan
program
kualitas IS
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 18
Kerangka Ikhtisar (Bab III) 5 point
A. Definisi Kualitas dan Dimensi Kualitas Produk dan Jasa
B. Landasan dan filosofi TQM serta elemen perangkatnya
C. Dampak kerugian dan keuntungan dari kualitas produk
dan jasa
D. Dukungan SIBK terhadap peningkatan kualitas produk
dan jasa
E. Mencapai Manajemen Kualitas dengan Jasa Informasi
(Information Service)
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 19
Bab IV
MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu.
Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut
entitas (entity).
Para manajemen menggunakan model untuk
permasalahan yang akan dipecahkan. Objek atau aktivitas
yang menyebabkan permasalahan adalah entitas.
• Empat jenis dasar model :
1. Model fisik
2. Model naratif
3. Model grafik
4. Model matematika
• Kegunaan Model
1. Mempermudah pengertian
Suatu model pasti lebih sederhana dari pada
entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika
elemen-elemennya dan hubungannya disajikan
dalam cara yang disederhanakan.
2. Mempermudah komunikasi
Setelah pemecah masalah (problem solver) mengerti
entitasnya, pengertian itu sering perlu
dikomunikasikan pada yang lain. Mungkin analis
sistem harus berkomunikasi dengan manajer atau
programer. Atau mungkin seorang manajer harus
berkomunikasi dengan anggota lain dalam tim
pemecahan masalah.
3. Memperkirakan masa depan
Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat
model matematika dapat memberikan kemampuan
yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.
Model matematika dapat memperkirakan apa yang
terjadi di masa depan, tetapi tidak seratus persen
akurat.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 20
• MODEL-MODEL SISTEM YANG UMUM
PADA PERUSAHAAN
Process
Input
Output
• Sistem Lingkaran Terbuka
Perusahaan dengan Sistem Lingkaran Terbuka/
Perusahaan Sistem Terbuka, berhubungan dengan
lingkungannya. Begitu pula arus sumber dayanya
(sumber daya fisik). Ambil contoh perusahaan
manufaktur, mengolah bahan mentah menjadi bahan
produksi siap pakai.
Material => Arus material berasal dari pemasok di
lingkungan perusahaan, hubungan simbiosis
mutualisme akan menguntungkan perusahaan dan
lingkungan sekitar yang memasok bahan mentah.
Personil => Arus Personil diambil dari lingkungan
sekitar perusahaan, masyarakat sekitar adalah
penyumbang terbesar untuk jenis sumber daya ini.
Mesin => Mesin diperoleh dari pemasok. Jika umur
mesin telah melewati masa produktifnya, maka mesin
akan dikembalikan ke lingkungan, mungkin dalam
bentuk tukar tambah atau bisa pula sebagai
rongsokan.
Uang => Arus uang berputar di sekitar perusahaan.
Umumnya perusahaan mempunyai kerjasama dengan
lembaga-lembaga keuangan dalam menangani arus
uang. Arus uang juga meliputi para pelanggan,
pemasok, pemegang saham dan para pekerja.
Sedikit sekali perusahaan yang memiliki sistem
berjenis lingkaran terbuka, karena dengan tidak
adanya umpan balik, akan sulit untuk dilakukan kontrol
atas produk yang dihasilkan. Pada akhirnya kegiatan
perusahaan akan bermuara pada kebangkrutan
(collaps).
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 21
umpan balik
umpan balik
Mekanisme
Pengendalian
Input
Process
Output
• Sistem Lingkaran Tertutup
Dengan sistem lingkaran tertutup, proses pengendalian
atas produk yang dihasilkan dapat terus dilakukan.
Umpan balik yang terdapat pada sistem jenis ini menjadi
unsur jalannya pengendalian atas produk yang dihasilkan.
Umpan balik yang berguna untuk proses pengendalian adalah
Informasi dengan dimensi-dimensi sebagai berikut:
• Relevansi
• Akurasi
• Ketepatan Waktu
• Kelengkapan
Contoh, misalnya dihasilkan sebuah laporan dari Bagian
Penjualan (Marketing) suatu perusahaan berupa:
“Laporan Penjualan Jenis Produk-produk yang Laris.”
Laporan itu menjadi menarik bagi manajer untuk diketahui
mengapa jenis-jenis produk tertentu mengalami peningkatan
penjualan secara pesat. Setelah diketahui sebabnya maka
manajer akan menggunakan temuannya untuk diterapkan
pada jenis produk yang lain.
Demikianlah mengapa informasi harus memiliki dimensi-
dimensi sehingga benar-benar menjadi informasi yang amat
bernilai.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 22
• Management By Exception (MBE)
Seorang manajer, untuk dapat melakukan pengendalian
atas bagian yang menjadi tanggung jawabnya harus
didukung oleh tersedianya:
1. Informasi mengenai apa yang telah dan sedang
dicapai pada unit kerjanya.
2. Standar kinerja yang dapat menunjukkan apa yang
harus dicapai oleh unit kerjanya.
Standar yang dikombinasikan dengan Output Informasi
(misalnya laporan penjualan), akan memungkinkan
terjadinya Management By Exception (MBE).
MBE adalah gaya atau tindakan yang dilakukan manajer
apabila terjadi ketidaksesuaian antara Kinerja Aktual
(apa yang telah dan sedang dicapai) dengan Standar
Kinerja (apa yang harus dicapai).
Contoh, seorang manajer menentukan bahwa jumlah
produksi sepatu dalam sehari harus berada dalam
jangkauan 1.000 hingga 1.250 pasang sepatu. Apabila
dalam suatu saat jumlah produksi melewati standar yang
ditentukan, misalnya hingga 1.500 pasang sepatu, maka
berlakulah MBE. Manajer memikirkan dan mengambil
keputusan terhadap kondisi yang terjadi saat itu.
Jika anda seorang manager, apa yang harus dilakukan
dengan kelebihan produksi sepatu tadi????
Management By Exception memberikan tiga keuntungan
dasar:
1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas
yang berlangsung secara normal
2. Keputusan dapat lebih terfokus pada hal-hal yang
lebih memerlukan perhatian
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang
maupun hal-hal yang berjalan semestinya.
MBE adalah suatu kemampuan dasar yang disediakan oleh
SIBK. Dengan kondisi di mana SIBK memikul sebagian
tanggung jawab dalam pengendalian sistem fisik, maka waktu
yang dimiliki manajer dapat digunakan secara efektif.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 23
Hampir serupa dengan MBE, dikenal pula yang
model yang dinamakan CSF (Critical Success Factors) –
Faktor-faktor penentu keberhasilan.
CFS adalah salah satu kegiatan perusahaan yang
berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan
mencapai tujuannya. Perusahaan biasanya memiliki
beberapa CSF. Pada industri mobil misalnya, CSF dapat
diidentifikasi dari gaya penjualan, jaringan dealer,
layanan purna jual maupun pengendalian biaya
manufaktur yang ketat.
Sistem informasi memungkinkan manajer mengikuti
CSF dengan melaporkan informasi tentang CSF.
Perusahaan sebesar CocaCola Company mampu
menjadi merek terkenal di dunia. Mengapa? Salah satu
sebabnya karena mereka telah menetapkan bahwa
harus ditemukan cara yang tepat dalam distribusi produk
di mana konsumen dapat dengan mudah menjumpai
produk-produk CocaCola Company. Itulah salah satu
CSF dari CocaCola Company demi mencapai tujuan
perusahaan yaitu menghasilkan laba yang besar dari
penjualan produknya.
Maka, tidaklah mengherankan jika kita jumpai
dalam jarak radius 200 meter, setiap warung, toko atau
swalayan selalu menjual produk CocaCola Company,
belum termasuk yang dijumpai di terminal, pasar, rumah
sakit, hotel dan sebagainya. Konsumen selalu melihat
boks pendingin berwarna merah berlogo Coca Cola,
kapan pun dan di mana pun!
Contoh Model Sistem yang Umum pada Perusahaan
Pasar Swalayan
Sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar
swalayan.
Arus utama adalah material, yaitu bahan makanan dan
barang-barang lain yang dijual.
Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang
dan orang-orang yang dipekerjakan.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 24
Sejumlah kecil mesin dipergunakan dalam sebuah pasar
swalayan. Alat pembaca barcode, komputer, kalkulator,
telepon. Selain itu ada lemari pendingin, rak dan kotak
peraga.
Arus uang berasal dari jalur pelanggan yang dikeluarkan lagi
dalam bentuk pembayaran kepada pemasok, pegawai,
pemerintah (pajak) atau pemilik jika swalayan tersebut adalah
perusahaan publik.
Proses transformasi meliputi: membuka karton, mengatur
barang-barang dagangan di rak, mengecek stok,
memesannya jika persediaan barang dagang sudah atau
hampir habis. Selain itu juga termasuk mempersiapkan sayur
dan buah agar selalu segar, memotong daging,
mendinginkannya atau pun memanggang roti atau ayam serta
mengemasnya. Seluruh proses dan kegiatan yang membuat
dan mendukung agar berbagai produk siap untuk dijual
secara mudah dan menarik dapat dianggap sebagai
transformasi.
Elemen manajemen dalam sistem konseptual terdiri dari
manajer toko dan para asisten manajer.
Pengolah informasi adalah komputer toko tersebut, yang
mengendalikan alat pembaca bar code dan mencetak label
harga barang. Komputer juga mengirim data ke kantor pusat
yang menyebutkan barang yang dipesan, statistik penjualan
dan sebagainya.
Standar kinerja ditetapkan bersama oleh kantor pusat dan
manajemen toko. Standar dalam bentuk kuota penjualan dan
anggaran operasi memberikan panduan kepada para manajer
mengenai tingkat kinerja yang harus dicapai. Manajer akan
memantau kinerja aktual dan membandingkannya dengan
standar.
Manajer menerima sejumlah laporan yang menunjukkan
barang mana yang laku dan mana yang kurang laku. Manajer
menanggapi laporan tersebut dengan mengambil tindakan
seperti menyesuaikan jumlah pesanan, mengatur ulang rak,
mengadakan obral serta menambah papan tanda dan rak
promosi. Laporan tersebut juga menunjukkan jam-jam dan
hari-hari saat tingkat penjualan tinggi dan rendah. Informasi
ini berguna untuk mengatur dan menjadwalkan karyawan
agar dapat memberikan pelayanan yang memuaskan.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 25
Manajer swalayan menggunakan informasi dari pengolah
informasi, ditambah dengan standar-standar sebagai dasar
untuk mengambil keputusan dan melakukan perubahan yang
diperlukan dalam sistem fisik agar pasar swalayan dapat terus
bekerja menuju tujuannya.
Kantor Pengacara
Kantor pengacara biasanya terdiri dari sejumlah kecil kaum
profesional yang telah dididik secara khusu dan disahkan
untuk melaksanakan tugas-tugas mereka (beracara di
pengadilan). Tugas mereka lebih menekankan aktivitas
mental dari pada fisik. Arus material yang dilalui kantor
pengacara sangat sedikit, terutama berupa perlengkapan
pencatatan seperti kertas catatan, dokumen, alat tulis.
Kantor pengacara dapat pula digambarkan dengan model
umum yang sama dengan pasar swalayan. Setiap kantor
pengacara adalah sistem fisik yang terkendali. Pada kantor
yang besar, pengendalian dialaksanakan oleh beberapa
orang yang disebut sebagai partner. Juga memiliki beberapa
karyawan yang berstatus asisten pengacara yang tugasnya
membantu pengacara, misalnya menyiapkan bahan sebelum
si pengacara menghadiri sidang.
Tanggung jawab partner dan asisten adalah memastikan
bahwa tujuan perusahaan tercapai. Standar-standar
kinerjanya tidaklah sebesar pasar swalayan, namun
membutuhkan konsistensi yang amat kuat dalam
pencapaiannya karena mungkin sebuah kantor pengacara
tidak berusaha untuk menangani sekian banyak kasus atau
memenangkan sekian persen persidangan terlebih mengingat
bahwa jalannya persidangan untuk sebuah kasus tidak dapat
diprediksi. Namun demikian, laba tetaplah orientasi mereka.
Proses tranformasi pada kantor pengacara adalah proses
mengubah bahan mentah (klien dengan permasalahan
hukumnya) menjadi “produk jadi” (klien yang masalah
hukumnya terselesaikan). Transformasi ini dicapai oleh
pengacara yang merupakan sumber daya terpenting
perusahaan.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 26
Walau standar-standar formal tidak ada, tetapi partner tahu
tingkat kinerja yang diharapkan. Jika standar intuitif itu tidak
tercapai, dibuat keputusan untuk mengubah sistem fisik.
Dari para karyawan yang turut dipekerjakan sebagai pegawai
administrasi misalnya, dapat diketahui berapa jumlah kasus
yang ditangani dalam enam bulan terkahir. Jika terlalu sedikit
kasus yang dapat ditangani, pengacara-pengacara tambahan
(paruh waktu) dapat dipekerjakan atau dikombinasikan
dengan tenaga mahasiswa semester akhir sebagai pengganti
asisten pengacara.
Model umum akan memberikan kerangka acuan bagi setiap
orang yang baru bekerja. Begitu pula di kantor pengacara.
Seorang Fresh Graduate dari fakultas hukum dan menjadi
pengacara junior baru akan menemukan sejumlah standar
dari pekerjaannya sebagai pengacara setelah mendapat
informasi dari sistem informasi yang menyediakan database
hukum, sejarah kasus dan informasi lainnya secara lengkap
dan akurat.
Kerangka Ikhtisar (Bab IV) 6 point
A. Definisi Model dan Jenis-jenis dasar Model
B. Kegunaan Model
C. Model Sistem Umum pada Sistem Fisik dan Konseptual
D. Dimensi Informasi
E. Standar, Management By Exception dan CSF
F. Dukungan SIBK terhadap proses pemahaman Model
Sistem Umum di Perusahaan
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 27
Bab V
PENDEKATAN SISTEM
• Pemecahan Masalah
Masalah berarti suatu kondisi yang memiliki potensi
untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan
keuntungan luar biasa jika dapat diatasi dengan tepat.
=> Pemecahan masalah: tindakan memberi respon terhadap
masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan
peluang keuntungannya.
• Pentingnya pemecahan masalah
Satu set keputusan untuk memecahkan suatu masalah
mungkin hanya membutuhkan sedikit waktu namun dapat
mempengaruhi laba perusahaan hingga ribuan atau jutaan
dolar.
• Pengambilan Keputusan dan Pemecahan Masalah
Dalam memecahkan masalah, seorang manajer akan
membuat banyak keputusan. Keputusan adalah pemilihan
suatu strategi atau tindakan.
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi
atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik
atas masalah tersebut. Biasanya ada beberapa strategi atau
aksi yang dapat manajer pertimbangkan. Salah satu kunci
pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif
keputusan.
• Elemen-elemen Proses Pemecahan Masalah
Agar seorang manajer berhasil dalam pemecahan
masalah, harus ada beberapa elemen. Dua elemen yang
sudah pasti ada adalah masalah dan pemecah masalah
(manajer). Solusi bagi suatu masalah harus memampukan
sistem untuk memenuhi tujuannya secara baik, seperti
tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini
menggambarkan keadaan yang diharapkan – apa yang harus
dicapai oleh sistem.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 28
Selanjutnya, manajer harus memiliki informasi yang
tersedia. Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini –
apa yang sedang dicapai oleh sistem.
Penggambaran elemen-elemen pemecahan masalah.
Masalah
Berbagai
Standar
Solusi
Pemecahan
Masalah
Kendala
Informasi
Solusi
Proses:
Manajer mengidentifikasi masalah, memahaminya dan
mengidentifikasi berbagai alternatif (pilihan) solusi serta
mengevaluasi seluruh alternatif solusi yang ada, memilih yang
terbaik dan memastikan bahwa solusi itu berjalan untuk
mengatasi masalah.
Dalam proses pemecahan masalah:
• Komputer kurang berperan
• Pengalaman manajer dan insting lebih berperan
• Manajer akan lebih banyak mendapat masukan dari
Sistem Informasi non-komputer
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 29
• Pendekatan Sistem
Tahap-tahap dan langkah-langkah pendekatan sistem
dalam pemecahan masalah:
Tahap I (Usaha Persiapan)
Langkah 1: Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
Langkah 2: Mengenali sistem lingkungan
Langkah 3: Mengidentifikasi subsistem perusahaan
Tahap II (Usaha Definisi)
Langkah 4: Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Langkah 5: Menganalisis bagian sistem dalam urutan
tertentu
Tahap III (Usaha Solusi)
Langkah 6: Mengidentifikasi alternatif (pilihan) solusi
Langkah 7: Mengevaluasi alternatif solusi
Langkah 8: Memilih solusi terbaik
Langkah 9: Menerapkan solusi terbaik
Langkah10: Membuat tindak lanjut untuk memastikan
bahwa solusi itu efektif
• Langkah demi langkah Pemecahan Masalah
Langkah 1: Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
Kenali sistem umum perusahaan anda!
Langkah 2: Mengenali sistem lingkungan
Kenali delapan elemen lingkungan beserta
karakteristiknya!
Langkah 3: Mengidentifikasi subsistem perusahaan
Kenali area-area fungsional perusahaan
Pahami hierarki tingkat-tingkat manajemen sebagai
subsistem, gunakan arus sumber daya!
Kenali area-area fungsional perusahaan
Langkah 4: Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Apakah subsistem-subsistem yang ada sudah
terintregasi menjadi satu sistem yang solid?
Apakah sumber daya telah mengalir antara sistem
dan lingkungannya menurut cara yang diinginkan?
Apakah sisem sudah mencapai tujuannya dalam
menyediakan produk dan jasa pada lingkungannya?
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 30
Langkah 5: Menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu
Lakukan evaluasi terhadap standar perusahaan!
Bandingkan Output Sistem dengan Standar!
Lakukan evaluasi manajemen!
Lakukan evaluasi pada pemroses informasi!
Lakukan evaluasi Input dengan Sumber Daya Input!
Lakukan evaluasi pada proses Transformasi
Lakukan evaluasi pada Sumber Daya Output!
Langkah 6: Mengidentifikasi alternatif (pilihan) solusi
Lakukan tukar pikiran (brainstorming)!
Rancanglah aplikasi bersama (JAD)
Langkah 7: Mengevaluasi alternatif solusi
Pertimbangkan kerugian dan keuntungan dari setiap
alternatif (pilihan) solusi!
Langkah 8: Memilih solusi terbaik
Tentukan pilihan solusi terbaik yang akan dijalankan!
Persiapkan kebutuhan dari (setiap) alternatif solusi
yang dipilih!
Langkah 9: Menerapkan solusi terbaik
Jangan menunda melaksanakan solusi terpilih!
Langkah10: Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa
solusi itu efektif
Pastikan seluruh rangkaian solusi yang dipilih telah
dijalankan dengan benar!
Bagaimana jika gagal? Lakukan kembali tahap-tahap
pemecahan masalah atau jalankan solusi cadangan!
Kerangka Ikhtisar (Bab V) 3 point
A. Definisi masalah dan pengertian pemecahan masalah
B. Elemen-elemen proses pemecahan masalah
C. Tahap-tahap proses pemecahan masalah dengan
pendekatan sistem.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 31
Bab VI
METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM
• Siklus Hidup Sistem
Siklus hidup sistem (System Life Cycle) adalah proses
evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau
subsistem informasi berbasis komputer, yang terdiri dari
serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah
pendekatan sistem.
5.
1.
Tahap
Tahap
Penggunaan
Perencanaan
4.
2.
Tahap
Tahap
Penerapan
Analisa
3.
Tahap
Rancangan
• Tahap 1 – 4 adalah siklus hidup pengembangan sistem
• Tahap 5 adalah tahap penggunaan (implementasi) yang
berlangsung hingga tiba waktunya untuk merancang sistem
itu kembali jika diperlukan.
• Proses merancang kembali akan mengakibatkan
berulangnya siklus hidup sistem secara keseluruhan.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 32
• Tahap Perencanaan
Pengembangan subsistem SIBK seharusnya
mendapatkan perhatian yang sama besarnya dalam
perencanaan seperti proyek-proyek besar lainnya, seperti
pengenalan produk baru atau konstruksi dari pabrik baru.
Keuntungan dari merencanakan proyek SIBK:
• Menentukan lingkup dari proyek.
• Mengenali berbagai area permasalahan potensial.
• Mengatur urutan tugas.
• Memberikan dasar untuk pengendalian.
Langkah-langkah dalam tahap perencanaan:
1. Menyadari masalah
2. Mengidentifikasi masalah
3. Menentukan tujuan sistem
4. Mengidentifikasi kendala-kendala sistem
5. Membuat studi kelayakan
Ada enam dimensi kelayakan:
• Teknis
• Pengembalian ekonomis
• Pengembalian non ekonomis
• Hukum dan etika
• Operasional
• Jadwal
6. Mempersiapkan usulan penelitian sistem
7. Menyetujui/menolak penelitian proyek
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 33
Komite pengarah SIM Manajer Analis Sistem
1. Menyadari
masalah
Mendefinisikan
2.
masalah
Menentukan
3.
Konsultasi
tujuan sistem
Mengidentifikasi
4.
kendala sistem
Membuat studi
5.
kelayakan
Menyiapkan
6.
usulan
penelitian
Menyetujui atau menolak penelitian
7.
proyek
8.
Menetapkan mekanisme pengendalian
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 34
• Tahap Analisis
Komite pengarah SIM Manajer Analis Sistem
1.
Mengumumkan penelitian sistem
Mengorganisasikan tim proyek
2.
Mendefinisikan kebutuhan informasi
3.
Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
4.
Menyiapkan
usulan
5.
rancangan
Menerima atau menolak rancangan
6.
Point-point penting dalam tahap perencanaan:
Wawancara perorangan lebih disukai dalam langkah ke-3
(mendefinisikan kebutuhan informasi), karena:
• Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan
terhadap bahasa tubuh
• Meningkatkan antusiaisme pada proyek baik dari pihak
perencana (spesialis informasi) maupun pemakai
• Menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis
informasi
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 35
• Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk
mengungkapkan pandangan yang berbeda bahkan
bertentangan
• Tahap Penerapan
Komite pengarah SIM Manajer Analis Sistem
1
Merencanakan Penerapan
Mengumumkan Penerapan
2
Mendapatkan
3
Sumber daya
Perangkat keras
4
Mendapatkan
Sumber daya
Perangkat lunak
5
Menyiapkan
database
Mengatur
Mengatur
Menyiapkan
6
Fasilitas fisik
Mendidik
7
peserta
dan pemakai
Masuk ke sistem baru
8
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 36
Hal-hal penting pada tahap penerapan (implementasi):
Proses menghentikan penggunaan sistem lama memulai
penggunaan sistem baru disebut cutover. Ada 4 pendekatan
dasar: percontohan, serentak, bertahap dan paralel.
1. Percontohan (Pilot)
2. Serentak (Immediate)
3. Bertahap (Phased)
4. Paralel (Parallel)
Cutover menandakan berakhirnya bagian pengembangan dari
siklus hidup sistem. Penggunaan sistem dapat dimulai
sekarang.
• Tahap Penerapan
1. Menggunakan sistem
2. Audit Sistem
3. Memelihara Sistem
• Memperbaiki kesalahan
• Menjaga kemutakhiran sistem
• Meningkatkan sistem
Komite pengarah SIM Manajer Analis Sistem
2.
1.
Audit
sistem
Mengatur
Menggunakan
sistem
3.
Memelihara
sistem
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 37
Sistem
Sistem
Sistem
Sistem
Lama
Lama
Lama
Baru
Sistem
Sistem
Sistem
Sistem
Lama
Lama
Baru
Baru
Teknik Implementasi Percontohan (Pilot)
Sistem
Sistem
Lama
Baru
Teknik Implementasi Serentak (Immediate)
Sistem
Lama
Sistem
Baru
Teknik Implementasi Bertahap (Phased)
Sistem
Lama
Sistem
Baru
Teknik Implementasi Paralel (Parallel)
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 38
Bab VII
DASAR-DASAR PEMROSESAN KOMPUTER
• Evolusi Komputer
Komputer besar = Mainframe (perusahaan-perusahaan)
Mainframe yang lebih besar adalah Supercomputer
(perhitungan ilmiah)
Era komputer modern = minicomputer (lebih kecil dari
mainframe) Contoh: IBM AS/400
Selanjutnya muncul komputer mikro (microcomputer)
dengan ciri khusus mempunyai chip yang disebut
microprocessor
Dan yang dikenal saat ini adalah diproduksinya computer
personal (PC) yang selain dipakai di perusahaan juga
diperuntukkan bagi pemakai rumahan.
Generasi terakhir munculnya laptop, notebook dan
palmtop. Laptop lebih berat dari pada notebook, namun
keduanya memiliki dimensi ukuran yang relatif kecil.
Palmtop lebih ringan lagi, bisa dimuat dalam saku.
Jenis yang lebih kecil lagi adalah jenis pen computer,
antara lain PDA.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 39
Arsitektur Komputer
Central Processing Unit
(CPU)
Unit pengendali
Unit penyimpanan
Data
Informasi
input
primer
output
Arithmetic and
Unit
Logic unit
Penyimpan
an
Skunder
CPU = mengubah input menjadi output
Unit pengendali + ALU = Processor
Penyimpanan primer ( primary storage ) berisi data yang
sedang diolah dan program yang sedang bekerja (daftar
instruksi yang mengolah data)
Contoh: Ram, ROM, Chace Memory
Penyimpanan skunder (secondary storage) menyediakan
tempat penyimpanan data dan program saat tidak digunakan.
Contoh: Disket, Harddisk
Program yang disimpan disebut koleksi perangkat lunak
(software library)
Data yang disimpan disebut Basis Data (database).
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 40
Unit Input
• Keyboard
• Alat penunjuk (mouse, trackball, touch screen, Light pen,
Unit remote control)
• Alat pembaca Optic (OCR=optical character recognition)
• Alat pembaca Magnetic (MICR=magnetic ink character
recognition)
• Unit pengenal suara (Speech recognition unit)
Unit Output
• Layar tampilan atau monitor (display screen)
• Layar cetakan: Line printer, Character printer, Non-
impact Printer, Page Printer
• Plotter (suara)
• Microfon (suara)
• Output grafik
Perangkat Lunak
• Sistem Operasi (Operating System)
Menjadwalkan tugas
Mengelola sumber daya perangkat keras dan
perangkat lunak
Menjaga keamanan sistem
Membagi pakai sumber daya (multi-processing
dan multi-programming)
Menangani interupsi
Menyimpan catatan pemakaian
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 41
• Program Utility
• Penerjemah Bahasa
Bahasa generasi pertama – Bahasa mesin
Bahasa generasi kedua – Assembler
Bahasa generasi ketiga - Compiler dan
Interpreter
Bahasa generasi keempat – Bahasa Alamiah,
Non-procedural
• Program Aplikasi (Paket Siap Pakai)
• Kemudahan bagi pemakai dalam Perangkat Lunak
Dialog terpandu
Menu Mode
Model Tanya Jawab
Model Template
Graphical User Interface (GUI)
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 42
Bab VIII
IMPLIKASI ETIS DARI TEKNOLOGI INFORMASI
Etika
Etika berasal dari bahasa Yunani, ethos yang berarti
karakter.
Etika adalah satu set kepercayaan, standar atau pemikiran
yang terdapat pada individu, kelompok atau masyarakat.
Etika yang muncul dari perkembangan Teknologi Informasi
adalah etika yang muncul bersamaan dengan
digunakannya teknologi informasi dari mulai teknologi itu
baru dikenal hingga pada tahap perkembangan terakhir
seiring peradaban manusia yang tiada henti.
Etika dan Hukum
Etika berjalan dengan “pengawalan” hukum. Artinya, sekali
etika dilanggar, maka hukum akan “berbicara”.
Kasus pelanggaran etika dalam teknologi informasi
pertama kali terjadi tahun 1966, seorang programmer pada
suatu bank membuat program yang memungkinkan bahwa
pengambilan dari sebuah rekening bisa melampaui saldo
rekening tersebut. Penipuan ini berlangsung terus hingga
komputer yang digunakan tersebut rusak dan pemrosesan
secara manual menunjukkan bahwa saldo telah minus!
Programmer tersebut tidak dituntut karena peraturan
hukumnya belum ada. Ia hanya dituntut karena membuat
entry palsu di catatan bank. Tak lama muncul UU federal
Freedom of Information Act of 1966 dan terus bermunculan
produk hukum untuk kejahatan komputer.
Etika Komputer
Adalah analisis mengenai sifat dan dampak sosial dari
teknologi komputer secara formulasi (aturan rumusan) dan
justifikasi kebijakan untuk menggunakan komputer tersebut
secara etis.
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 43
Etika komputer terdiri dari dua aktivitas utama dan CIO
adalah pihak yang bertanggungjawab atas aktivitas itu!
CIO harus (1) waspada dan sadar bagaimana komputer
mempengaruhi masyarakat (2) karena itu harus berbuat
sesuatu dengan memformulasikan kebijakan-kebijakan
yang memastikan bahwa teknologi tersebut digunakan
dengan tepat.
Seiring perkembangan pemakaian komputer yang
berorientasi kepada EUC (end user computing) maka
tanggung jawab tersebut meluas kepada setiap pengguna
komputer pada level apapun.
Mengapa Etika Komputer Penting
Tiga alasan utama mengapa etika komputer penting:
1. Kelenturan Logika
2. Faktor Transformasi
3. Faktor tak kasat mata
Hak-hak Sosial dan Komputer
Hak atas Komputer
1. Hak atas Akses Komputer
2. Hak atas Keahlian Komputer
3. Hak atas Spesialis Komputer
4. Hak atas Pengambilan Keputusan Komputer
Hak atas Informasi
1. Hak atas privacy
2. Hak atas Akurasi
3. Hak atas Kepemilikan
4. Hak atas Akses
Slide Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) 44
Kontrak Sosial Jasa Informasi
Banyaknya jasa Informasi membuat munculnya Kontrak
Sosial sebagai berikut:
1. Komputer tidak boleh digunakan dengan sengaja
untuk mengganggu privacy seseorang
2. Ada ukuran dan standar untuk memastikan akurasi
dan hasil akhir pemrosesan komputer (standar
terhadap hasil Jasa Informasi)
3. Hak milik intelektual akan dilindungi
4. Komputer akan dapat diakses masyarakat, oleh
karenanya masyarakat akan terhindar dari
ketidaktahuan informasi.
Rencana tindakan untuk mencapai penggunaan
Komputer yang Etis
1. Formulasikan suatu kode perilaku
2. Tetapkan aturan prosedur yang berkaitan tentang
penggunaan jasa komputer untuk pribadi, hak milik
atas program dan data komputer perusahaan
3. Jelaskan sanksi yang akan diterima oleh pelanggar
4. Kenali perilaku etis
5. Fokuskan sosialisasi etika dengan pelatihan dan
bacaan yang diisyaratkan
6. Sosialisasikan UU kejahatan komputer
7. Simpan suatu catatan berisi kewenangan dari setiap
spesialisasi komputer yang ada dan lakukan
pencegahan dengan audit etika
8. Dorong penggunaan program-program rehabilitasi
bagi pelanggar etika komputer, seperti layaknya
program rehabilitasi narkoba dan obat-obatan.
9. Adakan perkumpulan profesional spesialis informasi
(termasuk CIO) sebagai ajang tukar pikiran
10. Berikan contoh nyata!
::: The End :::
Selasa, 06 Oktober 2009
MS WORD
Bagian 1: Mengenal MS Word 2
1. Pendahuluan 2
2. Memulai Word 2000 2
3. Mengenal Elemen Jendela MS-Word. 3
4. Mengakhiri Word 2000 4
5. Bekerja Dengan Word 2000 4
5.1 Membuat Dokumen Baru 4
5.2 Menggeser Insertion Point (kursor) 5
5.3 Memisahkan & Menggabungkan Paragraf 6
5.4 Pengaturan Dokumen 12
5.6 Mencetak Cetak Dokumen 19
Bagian 1: Mengenal MS Word
1. Pendahuluan
Microsoft Word (MS Word) merupakan program pengolah kata yang banyak dipakai saat ini dibandingkan dengan program pengolah kata lainnya, seperti WordStar, AmiPro, WordPerfect dan lain-lain. Hal ini dipengaruhi oleh faktor fasilitas yang disediakan, kemudahan dalam menggunakan, hasil yang diperoleh, tampilan yang menarik dan lain sebagainya.
Microsoft Word, selanjutnya disebut Word 2000 merupakan pengembangan dari versi sebelumnya yang mengalami banyak perobahan dan perbaikan disana sini sehingga lebih fleksibel digunakan dan menyediakan fasilitas penuh terhadap akses internet dari setiap program aplikasinya. Kemampuan dalam membuat tabel, menyisipkan program lain ke program Word 2000 dan fasilitas lainnya yang akan bahas lebih lanjut, telah menghantarkan Word 2000 sebagai program aplikasi pengolah kata yang mutakhir saat ini.
2. Memulai Word 2000
Word 2000 baru dapat dijalankan apabila system operasi windows telah kita aktifkan. langkah-langkah memulai bekerja dengan Word 2000 sebagai berikut ;
Aktifkan Komputer terlebih dahulu.
Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar.
Muncul sejumlah menu, pilih Program.
Klik Microsoft Word.
Tunggu hingga tampil layar Microsoft Word yang masih kosong. (Lihat gambar 2)
Microsoft Word siap untuk digunakan.
Gambar 1.
Cara mengaktifkan Microsoft Word.
3. Mengenal Elemen Jendela MS-Word.
Setelah Word 2000 kita aktifkan, maka akan tampil layar kosong dengan nama Document 1, seperti berikut ;
Menu Bar, berisi daftar menu yang dapat kita gunakan, dimana menu ini mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Menu File, maka sub menu-nya berisi segala hal yang berkaitan dengan file, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu ini terdiri dari Menu
File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Windows dan Help tapi daftar menu juga dapat kita tambahkan sesuai dengan keperluan kita. Menu ini dapat kita pilih dengan cara meng-klik nama menu atau dengan tombol Alternate (ALT)+huruf yang bergaris bawah pada menu secara bersamaan. Misal kita akan mengaktifkan menu file maka kliklah menu tersebut atau dengan menekan tombol ALT+F (tekan secara bersamaan).
Toolbar Standar, merupakan kumpulan icon-icon standar yang disediakan oleh Word 2000 secara otomatis. Walaupun begitu icon dari toolbar ini juga dapat kita tambah atau dikurangi sesuai keperluan. Default dari toolbar ini terdiri dari icon sbb;
Untuk mengetahui nama dari icon-icon tersebut dapat dilakukan dengan mengarahkan pointer mouse pada icon yang dituju, tunggu sesaat sehinggan tampil nama dari icon tersebut. Misalnya kita arahkan pointer mouse pada icon yang bergambar printer, maka akan keluar informasi nama dari icon tersebut. Lihat gambar.
Toolbar Formatting, termasuk toolbar default yang disediakan oleh Word 2000. Toolbar ini berisi kumpulan icon-icon yang berfungsi dalam pemformatan pada Word 2000.
Ruler, sesuai dengan namanya, bagian ini berfungsi sebagai alat bantu dalam penentuan margin (batas) dari lembar kerja. Apakah batas kiri, kanan, paragraph dll. Ruler ini dapat kita atur ukurannya, apakah centimeter, inchi, millimeter, points atau pica. Untuk menentukan ukuran ini dapat dilakukan dengan cara : Klik menu tool, lalu klik Options pada kotak dialog option klik general pada kotak pilihan measurement units tentukan jenis pengukuran yang diinginkan, lalu klik OK.
Scrollbar, berfungsi untuk menggeser layar kerja. Jika menggeser layar kerja ke kiri atau ke kanan gunakan horizontal scroll bar, atau menggeser layar kerja ke atas dan ke bawah gunakan vertical scroll bar.
4. Mengakhiri Word 2000
Jika Anda telah selesai bekerja dengan Word 2000, Anda dapat mengakhirinya dengan menggunakan langkah berikut ;
1. Simpan terlebih dahulu lembar kerja Anda.
2. Kemudian pilih salah satu langkah untuk mengakhiri penggunaan Word 2000 berikut ini ;
Pilih dan klik File, Exit, atau
Klil tombol Close (X) yang berada pada pojok kanan atas jendela Word, atau
Klik ganda icon kontrol menu yang berada pada pojok kiri atas jendela, atau
Tekan tombol Alt+F4
3. Tunggu sampai jendela Word 2000 ditutup.
5. Bekerja Dengan Word 2000
5.1 Membuat Dokumen Baru
Sewaktu kita mengaktifkan program Word 2000 otomatis dibuka lembar kerja baru dengan nama document1. Untuk merubah nama ini dapat dilakukan pada saat penyimpanan lembar kerja ini. Lalu bagaimana caranya membuka lembar kerja baru disaat Word 2000 telah aktif (mengerjakan dokumen lain) ?. Misalnya sekarang kita sedang mengetik suatu dokumen dengan nama ‘Promosi.doc’, pada saat itu lupa belum mengetik tugas, lalu kita ingin mengerjakan tugas dahulu baru mengerjakan dokumen ‘Promosi.doc’. Bagaimana caranya untuk membuka lembar kerja yang baru ini ?. Ada dua cara , yaitu ;
1. Mengaktifkan Word 2000 dari menu Start (lihat sub menu memulai Word 2000 diatas). Jika cara ini kita pilih berarti kita mengaktifkan 2 layar Word 2000 dengan nama yang berbeda. Atau dengan cara
2. Meng-klik menu File lalu pilih dan klik New, (atau langsung meng-klik icon new dengan lambang selembar kertas , maka akan muncul layar sbb
pada kotak dialog New pilih tab general dan klik Blank Document lalu klik OK.
Pada layar ini kita jugadapat membuka berbagai format surat, memo, web pages dan lain sebagainya. Untuk melihat masing-masingnya kita tinggal meng-klik jenis format yang diinginkan yang terletak sejajar dengan tab general.
5.2 Menggeser Insertion Point (kursor)
Insertion point sama dengan kursor, perbedaanya terletak bentuknya. Kalau insertion point berupa garis tegak (I) yang berkedip-kedip terdapat pada aplikasi windows sedangkan kursor adalah garis rebah (-) yang berkedip-kedip yang terdapat pada aplikasi DOS. Insertion point berfungsi sebagai penunjuk lokasi tempat memulai pengetikan atau menandai teks. Agar kita bergerak dengan cepat dalam suatu dokumen yang besar, maka kita harus tahu apa saja perintah untuk menggeser insertion poin ini.
Tombol Fungsi
atau Berpindah ke kanan atau ke kiri satu karakter
atau Berpindah ke atas atau ke bawah satu baris
Ctrl+ atau Ctrl+ Berpindah ke kanan atau ke kiri satu kata
Ctrl+ atau Ctrl+ Berpindah ke atas atau kebawah satu paragraph
Home atau End Berpindah ke awal atau ke akhir baris
Ctrl+Home atau Ctrl+End Berpindah ke awal atau ke akhir dokumen
PgUp atau PgDn Berpindah ke atas atau ke bawah satu layar
Ctrl+PgUp/Ctrl+ PgDn Berpindah ke atas atau ke bawah satu halaman
Disamping perintah diatas, kita juga dapat mengeser insertion point ini dengan menggunakan mouse, dengan cara meng-klik pada daerah yang diinginkan, tentunya hal ini hanya dapat kita lakukan pada layar yang tampak saja. Untuk mengatasi ini kita juga dapat menggunakan tombol vertical scroll bar atau horizontal scroll bar yang terdapat pada bagian kanan dan bawah layar dengan symbol . Ingat : Tombol ini hanya berfungsi untuk menggeser layar bukan untuk memindahkan insertion point. Cara yang paling cepat adalah dengan ;
1. Klik menu Edit
2. Pilih dan Klik Submenu Go To
3. Maka akan tampil jendela Find and Replace,seperti dibawah ini ;
4. Pada kotak pilihan go to what, kita dapat menentukan jenis pemindahan yang diinginkan. Misalkan kita klik Line
5. Pada Enter line number kita isikan 20, lalu klik go to
6. Maka insertion point sekarang berada pada baris ke 20.
5.3 Memisahkan & Menggabungkan Paragraf
Paragraf adalah sekumpulan kalimat yang mengandung makna tertentu dan tidak dapat dipisah-pisahkan. Jika mengetik dengan mesin tik, kita menekan enter untuk mengakhiri setiap barisnya, tetapi tidak begitu halnya dalam Word 2000. Pada Word 2000, penekanan tombol enter hanya dilakukan jika kita ingin berpindah ke paragraph berikutnya. Bagaimana halnya kalau kalau kita tidak sengaja menekan tombol enter padahal belum ingin pindah ke paragraph berikutnya atau kita ingin misahkan satu paragraph menjadi dua.
Memisahkan paragraph
Letakkan insertion point pada kalimat yang akan dipisahkan, lalu tekanlah tombol enter.
Menggabungkan paragraph
Menggabungkan paragraph dapat dilakukan dengan menghapus lambang enter () yang terdapat pada akhir suatu paragraph. Untuk memunculkan lambang ini pada layar kerja, kliklah icon tersebut yang terdapat pada toolbar standar. Perhatikan gambar berikut ;
5.3.1 Menandai Teks (blok)
Jika kita ingin mengcopy, memindahkan, atau menghapus sekelompok kalimat maka kita sebaiknya menandai teks tersebut terlebih dahulu dengan tujuan untuk mempercepat proses. Menandai teks berarti kita mem-blok suatu teks sehingga warnanya berbeda dengan yang lain. Menandai suatu teks dapat kita lakukan dengan dua cara :
1. Menggunakan Keyboard, tombol yang digunakan adalah ;
Tombol Fungsi
Shift+ Menandai satu karakter disebelah kanan insertion point
Shift+ Menandai satu karakter disebelah kiri insertion point
Shift+ Menandai satu baris ke atas
Shift+ Menandai satu baris ke bawah
Ctrl+Shift+ Menandai satu kata disebelah kanan insertion point
Ctrl+Shift+ Menandai satu kata disebelah kiri insertion point
Ctrl+Shift+ Menandai sampai ke-awal paragraph
Ctrl+Shift+ Menandai sampai ke-akhir paragraph
Shift+End Menandai sampai ke akhir baris
Shift+Home Menandai sampai ke awal baris
Shift+PgUp Menandai sampai satu layar ka-atas
Shift+PgDwn Menandai sampai satu layar ke-bawah
Ctrl+Shift+Home Menandai sampai ke awal dokumen
Ctrl+Shift+End Menandai sampai ke akhir dokumen
Ctrl+A Menandai seluruh teks yang ada pada dokumen
2. Menggunakan Mouse
Lakukan Fungsi, untuk memilih
Klik tahan (drag) teks yang diinginkan Sembarang teks
Klik ganda pada kata Satu kata
Klik pada selection bar Satu baris
Drag pada selection bars Beberapa baris
Tekan CTRL lalu klik kalimat yang diinginkan Satu kalimat
Klik ganda pada selection bar atau klik 3X pada bagian paragraph Satu paragraph
Tekan ALT lalu drag mouse ke posisi yang dinginkan Berbentuk kolom
5.3.2 Meng-copy, Menghapus & Memindahkan Teks
1. Meng-copy Teks
Untuk meng-copy suatu teks dapat dilakukan dengan cara sbb;
Tandailah teks yang akan dicopy
Klik menu Edit lalu klik Copy (atau klik icon copy)
Pindahkan insertion point ke lokasi pengcopian.
Klik menu Edit lalu klik Paste (atau klik icon paste)
Atau dengan cara ;
Tandailah teks yang akan dicopy
Tekan Ctrl+Drag teks tersebut dan geser mouse kelokasi tujuan pengcopian.
Atau dengan cara lain;
Tandailah teks yang akan dicopy
Tekan Ctrl+C
Bawa insertion point ke daerah tujuan
Tekan Ctrl+V
2. Menghapus Teks
Menghapus teks dapat kita lakukan sbb;
Tandailah teks yang akan dihapus
Klik menu Edit lalu klik Cut (atau klik icon Cut, gambar gunting)
Atau dengan cara ;
Tandailah teks yang akan dihapus
Tekan tombol Delete
3. Memindahkan Teks
Langkah-langkah untuk memindahkan teks ;
Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan
Klik menu Edit lalu klik Cut (atau klik icon Cut)
Pindahkan insertion point ke daerah tujuan
Klik menu Edit lalu klik Paste (atau klik icon Paste)
Atau dengan cara ;
Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan
Drag teks tersebut dan geser mouse kelokasi yang baru
Atau dengan cara lain;
Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan
Tekan Ctrl+X
Bawa insertion point ke daerah tujuan
Tekan Ctrl+V
Untuk membatalkan perintah, dapat dilakukan sbb;
Klik menu Edit
Klik Undo
Atau ; cukup dengan meng-klik icon undo (gambar panah melengkung ke-kiri yang terdapat pada toolbar standard). Atau dengan menekan tombol Ctrl+Z
Untuk mengulangi perintah, dapat dilakukan sbb;
Klik menu Edit
Klik Redo
Atau ; cukup dengan meng-klik icon redo (gambar panah melengkung ke-kanan yang terdapat pada toolbar standard).
5.3.3 Mencari dan Mengganti Teks
Pada suatu dokumen yang besar tentu kita akan kesulitan untuk mencari suatu kata tertentu atau mencari sambil mengganti kata/kalimat tersebut secara langsung. Anda jangan khawatir jika mengalami hal ini, karena untuk tujuan ini Word 2000 telah menyediakan dua fasilitas, yaitu ; Find dan Replace
Find, digunakan untuk mencari suatu kata/kalimat tertentu berdasakan kriteria yang ditentukan. Untuk mengaktifkan fasilitas ini kita tinggal klik menu Edit lalu klik Find, maka akan keluar jendela find sbb;
keterangan :
1. pada option Find what diisikan kata/kalimat yang akan di cari, misal ‘aku’
2. Pada Search Option kita dapat menentukan arah pencarian yaitu ;
• All, mencari dari awal hingga akhir dokumen. (defaultnya ALL)
• Up, mencari keawal dokumen mulai dari posisi insertion point.
• Down, mencari keakhir dokumen mulai dari posisi insertion point.
3. Pada option Search:, terdapat 5 metode yaitu ;
• Match case, mencari kata/kalimat yang betul-betul mirip dengan kata/kalimat yang dicari.
• Find whole words only, mencari kata/kalimat tanpa memperhatikan huruf besar atau kecil.
• Use wildcards, mencari kata/kalimat dengan menggunakan metode wildcards (?). Misalnya kita mancari tiga digit huruf yang awal ‘ak’ maka gunakan wildcards dengan cara ‘ak?’, maka seluruh kata yang terdiri dari tiga karakter dengan huruf awalnya ‘ak’ akan ditemukannya. Metode pencarian ini memperhatikan huruf kecil dan besar. Maka kata ‘AKU’ tidak akan ditemukan dengan metode ini, karena menggunakan huruf besar sedangkan yang dicari adalah ‘ak?’ huruf kecil dengan digit ketiganya bebas.
• Sounds like, mencari kata/kalimat yang mirip dan hampir mirip dengan kata/kalimat yang dicari. Misalnya kita mencari kata ‘Aku’ maka kata ‘Ak’ juga akan ditemukannnya karena hampir mirip.
• Find all words forms, mencari seluruh kata/kalimat yang mempunyai bentuk/format yang sama.
4. Setelah menentukan metode pencariannya, maka kliklah Find Next untuk memprosesnya.
5. Jika pencarian selesai, maka akan muncul kotak pesan sbb;
6. Klik OK untuk menutup kotak dialog tersebut.
Replace, adalah suatu proses pencarian teks dengan cara langsung menggantikan kata/kalimat yang dicari dengan kata/kalimat yang ditentukan. Untuk menggunakan fasilitas, ikutilah langkah-langkah berikut ;
1. Klik menu Edit, lalu Klik Replace
2. Maka akan tampil jendela replace sbb;
3. Pada option Find what kita ketikkan kata/kalimat yang dicari dan diganti. Misalnya kita mencari kata ‘AKU’ dan ganti dengan ‘MY’, maka Ketikkan ‘AKU’ pada option ini.
4. Option Replace with diisi dengan kata/kalimat pengganti. Pada contoh diatas kita isi dengan ‘MY’
5. Klik Replace untuk mengganti satu persatu, atau klik Replace All untuk mengganti secara keseluruhan dan klik Find Next untuk mencari kata berikutnya.
6. Sedangkan option lainnya sama dengan yang dijelaskan pada bagian Find diatas.
5.3.4 Menyimpan Dokumen
Lembar kerja (document) yang kita buat dapat disimpan pada harddisk atau disket dengan cara sebagai berikut ;
1. Pilih dan klik menu File, Save atau tekan Ctrl+S. Jika Anda menyimpan document tersebut untuk pertama kali, kotak dialod Save As akan ditampilkan seperti gambar dibawah ini ;
2. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih dan klik drive atau folder yang diinginkan.
3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan.
4. Klik tombol perintah Save untuk memproses penyimpanannya.
Catatan ;
1. Dibawah pilihan Save in terdapat icon-icon alamat yang sering digunakan untuk menyimpan data. Anda dapat langsung meng-klik icon tersebut jika Anda ingin menyimpan data pada icon tersebut.
2. Jika diperlukan Anda juga dapat memilih jenis dan bentuk format penyimpanan file pada tombol daftar pilihan Save as type.
Disamping cara diatas, kita juga dapat menyimpan dokumen dengan langsung meng-klik icon save (gambar disket) yang terdapat pada toolbar standar.
5.3.5 Membuka Dokumen Lama
Banyak cara yang dapat kita gunakan untuk membuka kembali dokumen lama (yang pernah disimpan).
1. Menggunakan Menu File-Open
Dilakukan dengan cara meng-klik menu File lalu pilih dan klik Open.
2. Menggunakan Icon Open
Dengan cara meng-klik icon open dengan gambar
3. Menggunakan Menu Documents
Cara ini dilakukan dengan meng-klik tombol Start yang ada ditaskbar, pilih menu Documents, maka akan muncul sejumlah nama file yang pernah kita buka. Klik nama file yang akan kita buka tersebut.
5.3.6 Menyimpan Dokumen Dengan Nama Lain
Lembar kerja (dokumen) yang pernah disimpan ingin kita simpan lagi dengan nama lain karena ada beberapa perubahan terhadap dokumen tersebut. Untuk menyimpan dokumen dengan nama lain dapat dilakukan dengan cara meng-klik menu File lalu pilih dan klik Save As. Kemudian ketikkan nama baru yang dinginkan, lalu klik Save untuk memproses penyimpanannya.
5.4 Pengaturan Dokumen
5.4.1 Pengaturan Halaman Dokumen (Page Set-Up)
Agar dokumen yang kita kerjakan dapat dicetak sesuai dengan yang kita inginkan, maka mutlak diperlukan pengetahuan tentang tata cara pengaturan dokumen ini. Apa saja yang dapat kita lakukan terhadap pengaturan halaman dokumen ini ?. Untuk menjawabnya, mari kita lakukan sbb;
1. Klik menu File, lalu pilih dan klik menu Page Setup.
2. Tunggu sampai muncul kotak dialog Page Setup seperti gambar dibawah ini;
Untuk melihat efek dari perubahan setting yang kita buat, dapat dilihat pada kotak preview.
Keterangan :
1. Tab Margin, digunakan dalam pengaturan batas halaman, headers, footers dan pengaturan pencetakan model buku (cetak bolak balik).
Untuk menaikan ukuran klik symbol atau untuk menurunkan ukuran klik symbol .
Top, digunakan untuk mengatur batas atas dokumen mulai dari tepi atas kertas. Bottom, digunakan untuk mengatur batas bawah dokumen mulai dari tepi bawah kertas.
Left, digunakan dalam pengaturan batas kiri dokumen mulai dari tepi kiri kertas.
Right, digunakan untuk pengaturan batas kanan dokumen mulai dari tepi kanan kertas.
Gutter, digunakan untuk memberikan jarak tertentu dari tepi kiri kertas atau tepi atas kertas dengan tujuan untuk memberikan lokasi kosong untuk penjilidan. Pengaturan posisi dari gutter ini kita tentukan pada bagian pilihan Gutter posistion yang menyediakan dua alternatif posisi, yaitu posisi kiri (left) atau atas (top)
Header, digunakan untuk pengaturan posisi dari catatan kepala (header) mulai dari tepi atas kertas.
Footer, digunakan untuk pengaturan posisi dari catatan kaki (footer) mulai dari tepi bawah kertas.
NB. Header dan footer ini akan otomatis tampil pada setiap halaman dokumen. Seperti pada buku ini yang jadi header adalah kata ‘Microsoft Word’’ dan garis tebal dibawahnya, sedangkan yang jadi footer adalah tulisan ‘Labor Komputer Program Ekstensi FEUA’ dan nomor halaman dengan garis tebal diatasnya.
Mirror Margin, pengaturan batas halaman secara timbal balik sehingga dapat dicetak secara timbal balik. Biasanya digunakan jika kita ingin mencetak dokumen secara timbal balik dengan hasil seperti buku cetak.
Jika pilihan ini kita aktifkan, maka pada tab margin akan ada perubahan pilihan seperti berikut ;
Perubahan terjadi pada option left dan right dimana kedua option ini diganti dengan nama Inside dan Outside.
Inside, digunakan untuk pengaturan batas dokumen yang bagian dalam.
Outside, digunakan untuk pengaturan batas dokumen bagian luar.
2 pages per sheet, artinya option ini digunakan jika kita ingin mengatur dokumen agar dicetak dua halaman dalam satu kertas.
2. Tab Paper Size, digunakan dalam pengaturan ukuran kertas dan orientasi pencetakan dokumen.
Paper size, digunakan untuk mengatur ukuran kertas yang digunakan. Jika kita klik simbol ini, maka akan muncul sejumlah ukuran kertas yang disediakan oleh Word 2000. Kita tinggal pilih jenisnya. Jika ukuran kertas yang kita gunakan tidak ada yang cocok dengan yang disediakan oleh Word 2000, maka pilihlah option Custom Size.
Width, digunakan untuk pengaturan ukuran lebar kertas jika kita memilih option custom size.
Height, sama halnya dengan width, tapi option ini digunakan untuk pengaturan tinggi kertas yang kita miliki.
Tab Orientation, digunakan untuk menetukan arah percetakan halaman. Arah pengaturan halaman dokumen ini terbagi dua, yaitu ;
Portrait, adalah metode pengaturan halaman dokumen dengan arah tegak (vertikal), sedangkan
Landscape, adalah metode pengaturan halaman dokumen dengan arah melebar (horizontal)
Apply to, digunakan untuk menentukan data jenis pengaturan. Pada option ini terdapat beberapa option lagi sebagai berikut ;
Whole document, artinya pengaturan margin berlaku untuk seluruh dokumen.
This point forward, artinya pengaturan dokumen ini berlaku mulai dari halaman yang aktif (yaitu pada posisi insertion point) sampai halaman terakhir.
This section, artinya pengaturan margin hanya berlaku pada halaman yang aktif saja.
Selected text, pengaturan hanya berfungsi pada teks yang ditandai saja.
Default, digunakan untuk merubahan pengaturan setting yang dibuat tadi ke bentuk default dari Word 2000.
3. Untuk tab Paper Source dan Layout coba anda pelajari sendiri.
5.4.2 Pengaturan Huruf (Font )
Untuk menambah daya tarik dari suatu dokumen, pengaturan huruf sangat diperlukan. Untuk pengaturan huruf ini kita dapat menggunakan dua cara, yaitu ;
1. Menggunakan toolbar
Dengan metode kita hanya dapat melakukan pengaturan terhadap jenis huruf dan ukuran yang digunakan. Caranya ;
Tandai terlebih dahulu teks yang ingin kita robah.
Klik item font yang terdapat pada toolbar standar, sehingga muncul daftar huruf yang disediakan oleh Word 2000. Kliklah huruf pilihan Anda.
Untuk merubah ukuran huruf, kliklah item font size yang disebelah item font lalu kliklah ukuran huruf yang diinginkan.
2. Menggunakan menu
Jika kita gunakan metode ini, kita dapat menggunakan beberapa efek yang menarik. Caranya ;
Tandai terlebih dahulu teks yang ingin kita robah.
Klik menu Format, lalu pilih dan klik sub menu Font, sehingga muncul kotak dialog font sbb;
Untuk melihat efek dari perubahan setting yang kita buat, dapat dilihat pada kotak preview.
Keterangan :
1. Tab Font, digunakan untuk pengaturan jenis huruf, model garis bawah dan efek dari huruf dll. Pada tab ini terdapat pilihan sebagai berikut ;
Font, digunakan untuk memilih jenis huruf yang telah diinstal pada Word 200.
Font Style, digunakan untuk pengatur model huruf, apakah cetak tebal (bold), miring (italic), gabungan tebal dengan miring atau model reguler (standar)
Size, digunakan untuk menentukan ukuran huruf yang telah dipilih.
Font Color, digunakan untuk menentukan jenis warna dari huruf yang dipilih.
Underline Style, digunakan untuk menentukan jenis garis bawah yang diinginkan. Untuk memilih jenis garis bawah, klik-lah tab ini lalu pilih dan klik jenis garis bawah yang diinginkan.
Underline Color, digunakan untuk menentukan warna dari garis bawah yang dipilih.
Effects, digunakan jika kita ingin memberikan efek khusus terhadap teks. Pada option terdapat beberapa pilihan sbb;
Strikethrough, memberikan tulisan dengan diberi garis ditengah tesk tersebut. Contoh “ Efek Strikethrough “
Double Strikethrough, sama dengan efek diatas bedanya pada jenis ini garisnya dua. Contoh “ Efek Double Strikethrough “
Superscript, akan memberikan efek, teks akan naik ½ tinggi huruf. Biasanya digunakan untuk membuat perpangkatan, seperti “ 42 “
Subscript, akan memberikan efek, teks akan turun ½ tinggi huruf. Biasanya digunakan dalam penulisan kata-kata ilmiah, seperti “H2O “
Shadow, digunakan untuk memberikan efek bayangan terhadap teks yang dipilih. Contoh “Efek dari Shadow””
Outline, efek dari option ini adalah teks yang dipilih akan ditampilkan hanya kerangkanya saja. Contoh “ “
Emboss, akan memberikan efek teks tampak seperti menonjol dari yang lain. Contoh “ Efek Emboss “
Engrave, kebalikan dari emboss, jenis ini memberikan efek seperti efek ukiran. Contoh “ Efek Engrave “
Small Caps, memberikan efek huruf dicetak secara kapital tapi ukurannya berbeda dengan huruf yang awalnya ditulis besar dengan yang ditulis kecil. Contoh tulisan “Efek Small Caps” diberi efek small caps menjadi “ EFEK SMALL CAPS ”
All Caps,akan memberikan efek semua tulisan yang mulanya kita ketik dengan huruf besar dan kecil akan dirubah menjadi huruf besar semua. Contoh tulisan “efek all caps” diberi efek all caps berubah menjadi “ EFEK ALL CAPS “
Hidden, efek dari pilihan ini akan mengakibatkan teks yang pilih tidak akan nampak dilayar padahal tersebut ada. Contoh tulisan “ Efek Hidden” setelah diberikan efek hidden akan menjadi “ “. Nah loh, hilangkan !. Padahal teks tersebut ada diantara tanda kutip diatas
Catatan :
Untuk mengembalikan teks yang salah dalam pemberian efek cukup dengan menghilangkan tanda ceklis pada pilihan efek yang dipilih.
Satu teks dapat diberi lebih dari satu efek. Contoh “ Rumus Kimia untuk air adalah H2O “.
2. Untuk Tab Character Spacing dan tab Text Effect coba Anda pelajari sendiri.
5.4.3 Pengaturan Teks
Pada materi ini kita akan mempelajari tentang bagaimana membuat teks cetak tebal, cetak miring, bergaris bawah, rata kiri, rata tengah, rata kanan dan rata kiri kanan. Untuk lebih jelasnya, ikuti pembahasan dibawah ini.
Cara pengaturan teks ;
1. Tandai terlebih dahulu teks yang akan di olah.
2. Kemudian klik icon tentang pengaturan teks ini yang terdapat pada toolbar formatting. Lihat gambar ;
Lihat efek dibawah ini ;
Jenis efek Teks awal Hasil
Cetak tebal Labor Program Ekstensi Labor Program Ekstensi
Cetak miring Labor Program Ekstensi Labor Program Ekstensi
Cetak garis bawah Labor Program Ekstensi Labor Program Ekstensi
Rata kiri (Default) Hasil
Icon cetak rata kiri ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata kiri. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah. Icon cetak rata kiri ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata kiri. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Rata tengah Hasil
Icon cetak rata tengah ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata tengah. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah. Icon cetak rata tengah ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata tengah. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Rata kanan Hasil
Icon cetak rata kanan ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata kanan. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah. Icon cetak rata kanan ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata kanan. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Rata kiri kanan Hasil
Icon cetak rata kiri kanan ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata kiri dan kanan. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah. Icon cetak rata kiri kanan ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata kiri dan kanan. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah.
5.4.4 Pengaturan Paragraf
Untuk mengatur tatanan paragraph dari dokumen yang kita buat dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut ;
1. Klik menu Format
2. Pilih dan klik sub menu Paragraf, maka muncul jendela paragraph seperti berikut ;
Keterangan :
☺ Alignment, digunakan untuk pengaturan jenis perataan teks. Pada option ini terdapat 4 pilihan, yaitu (1) Rata kiri (align left), (2) Rata tengah (center), (3) Rata kanan (align right) dan (4) rata kira kanan (justified). Lihat pembahasan tentang pengaturan teks.
☺ Left, digunakan untuk menentukan indentasi paragraph dari batas kiri halaman.
☺ Right, digunakan untuk menentukan indentasi paragraph dari batas kanan halaman.
☺ Before, digunakan untuk mengatur spasi sebelum baris (teks) yang sekarang.
☺ After, digunakan untuk mengatur spasi setelah baris (teks) yang sekarang.
☺ Line Spacing, digunakan untuk menentukan spasi dari teks. Pada option ini terdapat beberapa pilihan sesuai dengan yang dikehendaki.
☺ Special, digunakan untuk menentukan jenis paragraph, apakah menjorok kedalam (first line) atau menggantung (hanging) sedangkan jaraknya ditentukan pada option by yang terletak disebelah kanan option ini.
5.4.5 Membuat Daftar Bullet dan Nomor
Bullet dan Nomor adalah gambar-gambar kecil yang berfungsi untuk mempercantik tampilan dari suatu rincian atau urutan tertentu yang otomatis dilakukan oleh komputer. Misalnya pada bagian keterangan pengaturan paragraph diatas, digunakan gambar yang berbentuk orang.
Langkah-langkah membuat Bullet dan Nomor ;
1. Klik menu format
2. Lalu pilih dan klik Bullets and Numbering, sehingga muncul jendela bullets and numbering sebagai berikut ;
3. Pilih model bullet yang diinginkan lalu tekan klik OK. Jika ingin melihat gambar yang lain , klik customize.
Begitu juga halnya dengan nomor. Pada tampilan gambar diatas klik tab Numbered yang terletak pada bagian atas, sehingga muncul jenis nomor yang tersedia.
5.4.6 Membuat Header dan Footer
Header(catatan kepala) adalah teks yang khusus diletakkan dibagian atas halaman yang selalu tampil pada setiap halamannya. Sedangkan Footer(catatan kaki) kebalikan dari header. Header dan footer ini sering dibuat untuk memberikan keterangan dari naskah yang diketik.
Langkah-langkah membuat header dan footer ;
1. Klik menu View.
2. Pilih dan klik tab Header and Footer sehingga insertion point otomatis berada pada bagian atas dokumen (membuat header).
3. Ketikkan teks yang untuk header sesuai dengan keinginan kita, lalu tekan tanda panah bawah untuk berpindah ke footer.
4. Ketikkan teks untuk footer dan klik ganda diluar kotak header dan footer untuk keluar dari format ini.
5.5 Membuat Tabel
Untuk membuat table dalam Word 2000 dapat dilakukan dengan cara
1. Klik menu Table
2. Pilih tab Insert lalu klik tab Table, sehingga muncul jendela sbb ;
Keterangan ;
Option Number of Column digunakan untuk menentukan jumlah kolom dari tabel.
Option Number of Rows digunakan untuk menentukan jumlah baris dari tabel.
Pada tab AutoFit behavior terdapat 3 option yang dapat dipilih sesuai dengan tabel yang akan dibuat.
1. Option Fixed column width akan membuat tabel pada area aktif dengan ukuran kolom yang ditentukan pada option yang terletak disebelah opton ini .
2. Option autoFit to contents width akan membuat tabel pada area aktif yang lebar kolomnya akan otomatis disesuaikan dengan isi kolom.
3. Option autoFix to windows akan membuat tabel pada area yang aktif yang lebar kolomnya akan otomatis disesuaikan dengan lebar windows.
Jika ingin membuat tabel dengan format yang disediakan oleh Microsoft Word, kita dapat memilih pada tab Auto Format. Anda dapat mencobanya langsung
Untuk Tugas anda, coba pelajari bagaimana cara menghapus, menggabung, menyisip kolom dan baris pada tabel.
5.6 Mencetak Cetak Dokumen
Dalam dunia komputer ada dikenal istilah hardcopy dan softcopy, yang masing-masingnya berfungsi untuk mencetak dokumen. softcopy adalah mencetak dokumen ke layar monitor, seperti pada saat anda mengetik data di wondows berarti anda sedang melakukan proses softcopy sedangkan hardcopy adalah mencetak dokumen melalui printer. Biasanya setiap software pengolah selalu menyediakan fasilitas ini. Untuk itu pada bagian akhir dari modul ini kita akan membahas bagaimana cara mencetak dokumen pada Microsoft Word.
Langkah-langkah membuat mencetak dokumen ;
1. Klik menu file
2. Lalu pilih dan klik Print, sehingga muncul jendela print sebagai berikut ;
Keterangan :
Pada tab Name, pilih jenis printer yang aktif di komputer dengan mengklik tanda panah yang terdapat disebelah kanan option ini ().
Kita juga bisa mencetak dokumen ini ke file dengan cara menandai option print to file.
Pada tab page range ada tiga alternatif pencetakan yang disediakan oleh Microsoft Word.
a. ALL, berfungsi untuk mencetak seluruh isi dokumen.
b. Current page, berfungsi untuk mencetak halaman dokumen yang sedang aktif saja (halaman yang aktif ditentukan oleh
c. posisi kursor pada saat pencetakan).
d. Pages, berfungsi untuk mencetak halaman tertentu dari suatu dokumen dengan mengetikan nomor halaman dokumen yang akan dicetak dan dipisahkan dengan tanda koma. Contoh kita akan mencetak halaman 1, 2, 5. dan 10, maka pada kolom page range isikan 1,2,5,10. Jika ingin mencetak dokumen pada range tertentu, misalnya ingin mencetak halaman 2 sampai dengan halaman 10m maka cukup diketikkan 2 - 10, atau mengetikkan 1,2,5-10 jika ingin mencetak halaman 1, 2 dan halaman 5 sampai dengan 10.
Pada option print what isikan document jika ingin mencetak dokumen.
Option prints dapat kita pilih alternatif pencetakan, apakah hanya mencetak halaman ganjil (odd) atau genap (event) saja, atau keduanya (allranges)
Tab copies digunakan untuk menentukan jumlah salinan (copian) dari dokumen yang akan dicetak. Jika kita mencetak 5 rangkap maka isilah dengan angka 5.
Option properties dapat digunakan untuk menset jenis kertas, kualitas pencetakan, dan lain-lain.
3. Klik OK untuk melakukan proses pencetakan.
1. Pendahuluan 2
2. Memulai Word 2000 2
3. Mengenal Elemen Jendela MS-Word. 3
4. Mengakhiri Word 2000 4
5. Bekerja Dengan Word 2000 4
5.1 Membuat Dokumen Baru 4
5.2 Menggeser Insertion Point (kursor) 5
5.3 Memisahkan & Menggabungkan Paragraf 6
5.4 Pengaturan Dokumen 12
5.6 Mencetak Cetak Dokumen 19
Bagian 1: Mengenal MS Word
1. Pendahuluan
Microsoft Word (MS Word) merupakan program pengolah kata yang banyak dipakai saat ini dibandingkan dengan program pengolah kata lainnya, seperti WordStar, AmiPro, WordPerfect dan lain-lain. Hal ini dipengaruhi oleh faktor fasilitas yang disediakan, kemudahan dalam menggunakan, hasil yang diperoleh, tampilan yang menarik dan lain sebagainya.
Microsoft Word, selanjutnya disebut Word 2000 merupakan pengembangan dari versi sebelumnya yang mengalami banyak perobahan dan perbaikan disana sini sehingga lebih fleksibel digunakan dan menyediakan fasilitas penuh terhadap akses internet dari setiap program aplikasinya. Kemampuan dalam membuat tabel, menyisipkan program lain ke program Word 2000 dan fasilitas lainnya yang akan bahas lebih lanjut, telah menghantarkan Word 2000 sebagai program aplikasi pengolah kata yang mutakhir saat ini.
2. Memulai Word 2000
Word 2000 baru dapat dijalankan apabila system operasi windows telah kita aktifkan. langkah-langkah memulai bekerja dengan Word 2000 sebagai berikut ;
Aktifkan Komputer terlebih dahulu.
Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar.
Muncul sejumlah menu, pilih Program.
Klik Microsoft Word.
Tunggu hingga tampil layar Microsoft Word yang masih kosong. (Lihat gambar 2)
Microsoft Word siap untuk digunakan.
Gambar 1.
Cara mengaktifkan Microsoft Word.
3. Mengenal Elemen Jendela MS-Word.
Setelah Word 2000 kita aktifkan, maka akan tampil layar kosong dengan nama Document 1, seperti berikut ;
Menu Bar, berisi daftar menu yang dapat kita gunakan, dimana menu ini mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Menu File, maka sub menu-nya berisi segala hal yang berkaitan dengan file, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu ini terdiri dari Menu
File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Windows dan Help tapi daftar menu juga dapat kita tambahkan sesuai dengan keperluan kita. Menu ini dapat kita pilih dengan cara meng-klik nama menu atau dengan tombol Alternate (ALT)+huruf yang bergaris bawah pada menu secara bersamaan. Misal kita akan mengaktifkan menu file maka kliklah menu tersebut atau dengan menekan tombol ALT+F (tekan secara bersamaan).
Toolbar Standar, merupakan kumpulan icon-icon standar yang disediakan oleh Word 2000 secara otomatis. Walaupun begitu icon dari toolbar ini juga dapat kita tambah atau dikurangi sesuai keperluan. Default dari toolbar ini terdiri dari icon sbb;
Untuk mengetahui nama dari icon-icon tersebut dapat dilakukan dengan mengarahkan pointer mouse pada icon yang dituju, tunggu sesaat sehinggan tampil nama dari icon tersebut. Misalnya kita arahkan pointer mouse pada icon yang bergambar printer, maka akan keluar informasi nama dari icon tersebut. Lihat gambar.
Toolbar Formatting, termasuk toolbar default yang disediakan oleh Word 2000. Toolbar ini berisi kumpulan icon-icon yang berfungsi dalam pemformatan pada Word 2000.
Ruler, sesuai dengan namanya, bagian ini berfungsi sebagai alat bantu dalam penentuan margin (batas) dari lembar kerja. Apakah batas kiri, kanan, paragraph dll. Ruler ini dapat kita atur ukurannya, apakah centimeter, inchi, millimeter, points atau pica. Untuk menentukan ukuran ini dapat dilakukan dengan cara : Klik menu tool, lalu klik Options pada kotak dialog option klik general pada kotak pilihan measurement units tentukan jenis pengukuran yang diinginkan, lalu klik OK.
Scrollbar, berfungsi untuk menggeser layar kerja. Jika menggeser layar kerja ke kiri atau ke kanan gunakan horizontal scroll bar, atau menggeser layar kerja ke atas dan ke bawah gunakan vertical scroll bar.
4. Mengakhiri Word 2000
Jika Anda telah selesai bekerja dengan Word 2000, Anda dapat mengakhirinya dengan menggunakan langkah berikut ;
1. Simpan terlebih dahulu lembar kerja Anda.
2. Kemudian pilih salah satu langkah untuk mengakhiri penggunaan Word 2000 berikut ini ;
Pilih dan klik File, Exit, atau
Klil tombol Close (X) yang berada pada pojok kanan atas jendela Word, atau
Klik ganda icon kontrol menu yang berada pada pojok kiri atas jendela, atau
Tekan tombol Alt+F4
3. Tunggu sampai jendela Word 2000 ditutup.
5. Bekerja Dengan Word 2000
5.1 Membuat Dokumen Baru
Sewaktu kita mengaktifkan program Word 2000 otomatis dibuka lembar kerja baru dengan nama document1. Untuk merubah nama ini dapat dilakukan pada saat penyimpanan lembar kerja ini. Lalu bagaimana caranya membuka lembar kerja baru disaat Word 2000 telah aktif (mengerjakan dokumen lain) ?. Misalnya sekarang kita sedang mengetik suatu dokumen dengan nama ‘Promosi.doc’, pada saat itu lupa belum mengetik tugas, lalu kita ingin mengerjakan tugas dahulu baru mengerjakan dokumen ‘Promosi.doc’. Bagaimana caranya untuk membuka lembar kerja yang baru ini ?. Ada dua cara , yaitu ;
1. Mengaktifkan Word 2000 dari menu Start (lihat sub menu memulai Word 2000 diatas). Jika cara ini kita pilih berarti kita mengaktifkan 2 layar Word 2000 dengan nama yang berbeda. Atau dengan cara
2. Meng-klik menu File lalu pilih dan klik New, (atau langsung meng-klik icon new dengan lambang selembar kertas , maka akan muncul layar sbb
pada kotak dialog New pilih tab general dan klik Blank Document lalu klik OK.
Pada layar ini kita jugadapat membuka berbagai format surat, memo, web pages dan lain sebagainya. Untuk melihat masing-masingnya kita tinggal meng-klik jenis format yang diinginkan yang terletak sejajar dengan tab general.
5.2 Menggeser Insertion Point (kursor)
Insertion point sama dengan kursor, perbedaanya terletak bentuknya. Kalau insertion point berupa garis tegak (I) yang berkedip-kedip terdapat pada aplikasi windows sedangkan kursor adalah garis rebah (-) yang berkedip-kedip yang terdapat pada aplikasi DOS. Insertion point berfungsi sebagai penunjuk lokasi tempat memulai pengetikan atau menandai teks. Agar kita bergerak dengan cepat dalam suatu dokumen yang besar, maka kita harus tahu apa saja perintah untuk menggeser insertion poin ini.
Tombol Fungsi
atau Berpindah ke kanan atau ke kiri satu karakter
atau Berpindah ke atas atau ke bawah satu baris
Ctrl+ atau Ctrl+ Berpindah ke kanan atau ke kiri satu kata
Ctrl+ atau Ctrl+ Berpindah ke atas atau kebawah satu paragraph
Home atau End Berpindah ke awal atau ke akhir baris
Ctrl+Home atau Ctrl+End Berpindah ke awal atau ke akhir dokumen
PgUp atau PgDn Berpindah ke atas atau ke bawah satu layar
Ctrl+PgUp/Ctrl+ PgDn Berpindah ke atas atau ke bawah satu halaman
Disamping perintah diatas, kita juga dapat mengeser insertion point ini dengan menggunakan mouse, dengan cara meng-klik pada daerah yang diinginkan, tentunya hal ini hanya dapat kita lakukan pada layar yang tampak saja. Untuk mengatasi ini kita juga dapat menggunakan tombol vertical scroll bar atau horizontal scroll bar yang terdapat pada bagian kanan dan bawah layar dengan symbol . Ingat : Tombol ini hanya berfungsi untuk menggeser layar bukan untuk memindahkan insertion point. Cara yang paling cepat adalah dengan ;
1. Klik menu Edit
2. Pilih dan Klik Submenu Go To
3. Maka akan tampil jendela Find and Replace,seperti dibawah ini ;
4. Pada kotak pilihan go to what, kita dapat menentukan jenis pemindahan yang diinginkan. Misalkan kita klik Line
5. Pada Enter line number kita isikan 20, lalu klik go to
6. Maka insertion point sekarang berada pada baris ke 20.
5.3 Memisahkan & Menggabungkan Paragraf
Paragraf adalah sekumpulan kalimat yang mengandung makna tertentu dan tidak dapat dipisah-pisahkan. Jika mengetik dengan mesin tik, kita menekan enter untuk mengakhiri setiap barisnya, tetapi tidak begitu halnya dalam Word 2000. Pada Word 2000, penekanan tombol enter hanya dilakukan jika kita ingin berpindah ke paragraph berikutnya. Bagaimana halnya kalau kalau kita tidak sengaja menekan tombol enter padahal belum ingin pindah ke paragraph berikutnya atau kita ingin misahkan satu paragraph menjadi dua.
Memisahkan paragraph
Letakkan insertion point pada kalimat yang akan dipisahkan, lalu tekanlah tombol enter.
Menggabungkan paragraph
Menggabungkan paragraph dapat dilakukan dengan menghapus lambang enter () yang terdapat pada akhir suatu paragraph. Untuk memunculkan lambang ini pada layar kerja, kliklah icon tersebut yang terdapat pada toolbar standar. Perhatikan gambar berikut ;
5.3.1 Menandai Teks (blok)
Jika kita ingin mengcopy, memindahkan, atau menghapus sekelompok kalimat maka kita sebaiknya menandai teks tersebut terlebih dahulu dengan tujuan untuk mempercepat proses. Menandai teks berarti kita mem-blok suatu teks sehingga warnanya berbeda dengan yang lain. Menandai suatu teks dapat kita lakukan dengan dua cara :
1. Menggunakan Keyboard, tombol yang digunakan adalah ;
Tombol Fungsi
Shift+ Menandai satu karakter disebelah kanan insertion point
Shift+ Menandai satu karakter disebelah kiri insertion point
Shift+ Menandai satu baris ke atas
Shift+ Menandai satu baris ke bawah
Ctrl+Shift+ Menandai satu kata disebelah kanan insertion point
Ctrl+Shift+ Menandai satu kata disebelah kiri insertion point
Ctrl+Shift+ Menandai sampai ke-awal paragraph
Ctrl+Shift+ Menandai sampai ke-akhir paragraph
Shift+End Menandai sampai ke akhir baris
Shift+Home Menandai sampai ke awal baris
Shift+PgUp Menandai sampai satu layar ka-atas
Shift+PgDwn Menandai sampai satu layar ke-bawah
Ctrl+Shift+Home Menandai sampai ke awal dokumen
Ctrl+Shift+End Menandai sampai ke akhir dokumen
Ctrl+A Menandai seluruh teks yang ada pada dokumen
2. Menggunakan Mouse
Lakukan Fungsi, untuk memilih
Klik tahan (drag) teks yang diinginkan Sembarang teks
Klik ganda pada kata Satu kata
Klik pada selection bar Satu baris
Drag pada selection bars Beberapa baris
Tekan CTRL lalu klik kalimat yang diinginkan Satu kalimat
Klik ganda pada selection bar atau klik 3X pada bagian paragraph Satu paragraph
Tekan ALT lalu drag mouse ke posisi yang dinginkan Berbentuk kolom
5.3.2 Meng-copy, Menghapus & Memindahkan Teks
1. Meng-copy Teks
Untuk meng-copy suatu teks dapat dilakukan dengan cara sbb;
Tandailah teks yang akan dicopy
Klik menu Edit lalu klik Copy (atau klik icon copy)
Pindahkan insertion point ke lokasi pengcopian.
Klik menu Edit lalu klik Paste (atau klik icon paste)
Atau dengan cara ;
Tandailah teks yang akan dicopy
Tekan Ctrl+Drag teks tersebut dan geser mouse kelokasi tujuan pengcopian.
Atau dengan cara lain;
Tandailah teks yang akan dicopy
Tekan Ctrl+C
Bawa insertion point ke daerah tujuan
Tekan Ctrl+V
2. Menghapus Teks
Menghapus teks dapat kita lakukan sbb;
Tandailah teks yang akan dihapus
Klik menu Edit lalu klik Cut (atau klik icon Cut, gambar gunting)
Atau dengan cara ;
Tandailah teks yang akan dihapus
Tekan tombol Delete
3. Memindahkan Teks
Langkah-langkah untuk memindahkan teks ;
Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan
Klik menu Edit lalu klik Cut (atau klik icon Cut)
Pindahkan insertion point ke daerah tujuan
Klik menu Edit lalu klik Paste (atau klik icon Paste)
Atau dengan cara ;
Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan
Drag teks tersebut dan geser mouse kelokasi yang baru
Atau dengan cara lain;
Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan
Tekan Ctrl+X
Bawa insertion point ke daerah tujuan
Tekan Ctrl+V
Untuk membatalkan perintah, dapat dilakukan sbb;
Klik menu Edit
Klik Undo
Atau ; cukup dengan meng-klik icon undo (gambar panah melengkung ke-kiri yang terdapat pada toolbar standard). Atau dengan menekan tombol Ctrl+Z
Untuk mengulangi perintah, dapat dilakukan sbb;
Klik menu Edit
Klik Redo
Atau ; cukup dengan meng-klik icon redo (gambar panah melengkung ke-kanan yang terdapat pada toolbar standard).
5.3.3 Mencari dan Mengganti Teks
Pada suatu dokumen yang besar tentu kita akan kesulitan untuk mencari suatu kata tertentu atau mencari sambil mengganti kata/kalimat tersebut secara langsung. Anda jangan khawatir jika mengalami hal ini, karena untuk tujuan ini Word 2000 telah menyediakan dua fasilitas, yaitu ; Find dan Replace
Find, digunakan untuk mencari suatu kata/kalimat tertentu berdasakan kriteria yang ditentukan. Untuk mengaktifkan fasilitas ini kita tinggal klik menu Edit lalu klik Find, maka akan keluar jendela find sbb;
keterangan :
1. pada option Find what diisikan kata/kalimat yang akan di cari, misal ‘aku’
2. Pada Search Option kita dapat menentukan arah pencarian yaitu ;
• All, mencari dari awal hingga akhir dokumen. (defaultnya ALL)
• Up, mencari keawal dokumen mulai dari posisi insertion point.
• Down, mencari keakhir dokumen mulai dari posisi insertion point.
3. Pada option Search:, terdapat 5 metode yaitu ;
• Match case, mencari kata/kalimat yang betul-betul mirip dengan kata/kalimat yang dicari.
• Find whole words only, mencari kata/kalimat tanpa memperhatikan huruf besar atau kecil.
• Use wildcards, mencari kata/kalimat dengan menggunakan metode wildcards (?). Misalnya kita mancari tiga digit huruf yang awal ‘ak’ maka gunakan wildcards dengan cara ‘ak?’, maka seluruh kata yang terdiri dari tiga karakter dengan huruf awalnya ‘ak’ akan ditemukannya. Metode pencarian ini memperhatikan huruf kecil dan besar. Maka kata ‘AKU’ tidak akan ditemukan dengan metode ini, karena menggunakan huruf besar sedangkan yang dicari adalah ‘ak?’ huruf kecil dengan digit ketiganya bebas.
• Sounds like, mencari kata/kalimat yang mirip dan hampir mirip dengan kata/kalimat yang dicari. Misalnya kita mencari kata ‘Aku’ maka kata ‘Ak’ juga akan ditemukannnya karena hampir mirip.
• Find all words forms, mencari seluruh kata/kalimat yang mempunyai bentuk/format yang sama.
4. Setelah menentukan metode pencariannya, maka kliklah Find Next untuk memprosesnya.
5. Jika pencarian selesai, maka akan muncul kotak pesan sbb;
6. Klik OK untuk menutup kotak dialog tersebut.
Replace, adalah suatu proses pencarian teks dengan cara langsung menggantikan kata/kalimat yang dicari dengan kata/kalimat yang ditentukan. Untuk menggunakan fasilitas, ikutilah langkah-langkah berikut ;
1. Klik menu Edit, lalu Klik Replace
2. Maka akan tampil jendela replace sbb;
3. Pada option Find what kita ketikkan kata/kalimat yang dicari dan diganti. Misalnya kita mencari kata ‘AKU’ dan ganti dengan ‘MY’, maka Ketikkan ‘AKU’ pada option ini.
4. Option Replace with diisi dengan kata/kalimat pengganti. Pada contoh diatas kita isi dengan ‘MY’
5. Klik Replace untuk mengganti satu persatu, atau klik Replace All untuk mengganti secara keseluruhan dan klik Find Next untuk mencari kata berikutnya.
6. Sedangkan option lainnya sama dengan yang dijelaskan pada bagian Find diatas.
5.3.4 Menyimpan Dokumen
Lembar kerja (document) yang kita buat dapat disimpan pada harddisk atau disket dengan cara sebagai berikut ;
1. Pilih dan klik menu File, Save atau tekan Ctrl+S. Jika Anda menyimpan document tersebut untuk pertama kali, kotak dialod Save As akan ditampilkan seperti gambar dibawah ini ;
2. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih dan klik drive atau folder yang diinginkan.
3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan.
4. Klik tombol perintah Save untuk memproses penyimpanannya.
Catatan ;
1. Dibawah pilihan Save in terdapat icon-icon alamat yang sering digunakan untuk menyimpan data. Anda dapat langsung meng-klik icon tersebut jika Anda ingin menyimpan data pada icon tersebut.
2. Jika diperlukan Anda juga dapat memilih jenis dan bentuk format penyimpanan file pada tombol daftar pilihan Save as type.
Disamping cara diatas, kita juga dapat menyimpan dokumen dengan langsung meng-klik icon save (gambar disket) yang terdapat pada toolbar standar.
5.3.5 Membuka Dokumen Lama
Banyak cara yang dapat kita gunakan untuk membuka kembali dokumen lama (yang pernah disimpan).
1. Menggunakan Menu File-Open
Dilakukan dengan cara meng-klik menu File lalu pilih dan klik Open.
2. Menggunakan Icon Open
Dengan cara meng-klik icon open dengan gambar
3. Menggunakan Menu Documents
Cara ini dilakukan dengan meng-klik tombol Start yang ada ditaskbar, pilih menu Documents, maka akan muncul sejumlah nama file yang pernah kita buka. Klik nama file yang akan kita buka tersebut.
5.3.6 Menyimpan Dokumen Dengan Nama Lain
Lembar kerja (dokumen) yang pernah disimpan ingin kita simpan lagi dengan nama lain karena ada beberapa perubahan terhadap dokumen tersebut. Untuk menyimpan dokumen dengan nama lain dapat dilakukan dengan cara meng-klik menu File lalu pilih dan klik Save As. Kemudian ketikkan nama baru yang dinginkan, lalu klik Save untuk memproses penyimpanannya.
5.4 Pengaturan Dokumen
5.4.1 Pengaturan Halaman Dokumen (Page Set-Up)
Agar dokumen yang kita kerjakan dapat dicetak sesuai dengan yang kita inginkan, maka mutlak diperlukan pengetahuan tentang tata cara pengaturan dokumen ini. Apa saja yang dapat kita lakukan terhadap pengaturan halaman dokumen ini ?. Untuk menjawabnya, mari kita lakukan sbb;
1. Klik menu File, lalu pilih dan klik menu Page Setup.
2. Tunggu sampai muncul kotak dialog Page Setup seperti gambar dibawah ini;
Untuk melihat efek dari perubahan setting yang kita buat, dapat dilihat pada kotak preview.
Keterangan :
1. Tab Margin, digunakan dalam pengaturan batas halaman, headers, footers dan pengaturan pencetakan model buku (cetak bolak balik).
Untuk menaikan ukuran klik symbol atau untuk menurunkan ukuran klik symbol .
Top, digunakan untuk mengatur batas atas dokumen mulai dari tepi atas kertas. Bottom, digunakan untuk mengatur batas bawah dokumen mulai dari tepi bawah kertas.
Left, digunakan dalam pengaturan batas kiri dokumen mulai dari tepi kiri kertas.
Right, digunakan untuk pengaturan batas kanan dokumen mulai dari tepi kanan kertas.
Gutter, digunakan untuk memberikan jarak tertentu dari tepi kiri kertas atau tepi atas kertas dengan tujuan untuk memberikan lokasi kosong untuk penjilidan. Pengaturan posisi dari gutter ini kita tentukan pada bagian pilihan Gutter posistion yang menyediakan dua alternatif posisi, yaitu posisi kiri (left) atau atas (top)
Header, digunakan untuk pengaturan posisi dari catatan kepala (header) mulai dari tepi atas kertas.
Footer, digunakan untuk pengaturan posisi dari catatan kaki (footer) mulai dari tepi bawah kertas.
NB. Header dan footer ini akan otomatis tampil pada setiap halaman dokumen. Seperti pada buku ini yang jadi header adalah kata ‘Microsoft Word’’ dan garis tebal dibawahnya, sedangkan yang jadi footer adalah tulisan ‘Labor Komputer Program Ekstensi FEUA’ dan nomor halaman dengan garis tebal diatasnya.
Mirror Margin, pengaturan batas halaman secara timbal balik sehingga dapat dicetak secara timbal balik. Biasanya digunakan jika kita ingin mencetak dokumen secara timbal balik dengan hasil seperti buku cetak.
Jika pilihan ini kita aktifkan, maka pada tab margin akan ada perubahan pilihan seperti berikut ;
Perubahan terjadi pada option left dan right dimana kedua option ini diganti dengan nama Inside dan Outside.
Inside, digunakan untuk pengaturan batas dokumen yang bagian dalam.
Outside, digunakan untuk pengaturan batas dokumen bagian luar.
2 pages per sheet, artinya option ini digunakan jika kita ingin mengatur dokumen agar dicetak dua halaman dalam satu kertas.
2. Tab Paper Size, digunakan dalam pengaturan ukuran kertas dan orientasi pencetakan dokumen.
Paper size, digunakan untuk mengatur ukuran kertas yang digunakan. Jika kita klik simbol ini, maka akan muncul sejumlah ukuran kertas yang disediakan oleh Word 2000. Kita tinggal pilih jenisnya. Jika ukuran kertas yang kita gunakan tidak ada yang cocok dengan yang disediakan oleh Word 2000, maka pilihlah option Custom Size.
Width, digunakan untuk pengaturan ukuran lebar kertas jika kita memilih option custom size.
Height, sama halnya dengan width, tapi option ini digunakan untuk pengaturan tinggi kertas yang kita miliki.
Tab Orientation, digunakan untuk menetukan arah percetakan halaman. Arah pengaturan halaman dokumen ini terbagi dua, yaitu ;
Portrait, adalah metode pengaturan halaman dokumen dengan arah tegak (vertikal), sedangkan
Landscape, adalah metode pengaturan halaman dokumen dengan arah melebar (horizontal)
Apply to, digunakan untuk menentukan data jenis pengaturan. Pada option ini terdapat beberapa option lagi sebagai berikut ;
Whole document, artinya pengaturan margin berlaku untuk seluruh dokumen.
This point forward, artinya pengaturan dokumen ini berlaku mulai dari halaman yang aktif (yaitu pada posisi insertion point) sampai halaman terakhir.
This section, artinya pengaturan margin hanya berlaku pada halaman yang aktif saja.
Selected text, pengaturan hanya berfungsi pada teks yang ditandai saja.
Default, digunakan untuk merubahan pengaturan setting yang dibuat tadi ke bentuk default dari Word 2000.
3. Untuk tab Paper Source dan Layout coba anda pelajari sendiri.
5.4.2 Pengaturan Huruf (Font )
Untuk menambah daya tarik dari suatu dokumen, pengaturan huruf sangat diperlukan. Untuk pengaturan huruf ini kita dapat menggunakan dua cara, yaitu ;
1. Menggunakan toolbar
Dengan metode kita hanya dapat melakukan pengaturan terhadap jenis huruf dan ukuran yang digunakan. Caranya ;
Tandai terlebih dahulu teks yang ingin kita robah.
Klik item font yang terdapat pada toolbar standar, sehingga muncul daftar huruf yang disediakan oleh Word 2000. Kliklah huruf pilihan Anda.
Untuk merubah ukuran huruf, kliklah item font size yang disebelah item font lalu kliklah ukuran huruf yang diinginkan.
2. Menggunakan menu
Jika kita gunakan metode ini, kita dapat menggunakan beberapa efek yang menarik. Caranya ;
Tandai terlebih dahulu teks yang ingin kita robah.
Klik menu Format, lalu pilih dan klik sub menu Font, sehingga muncul kotak dialog font sbb;
Untuk melihat efek dari perubahan setting yang kita buat, dapat dilihat pada kotak preview.
Keterangan :
1. Tab Font, digunakan untuk pengaturan jenis huruf, model garis bawah dan efek dari huruf dll. Pada tab ini terdapat pilihan sebagai berikut ;
Font, digunakan untuk memilih jenis huruf yang telah diinstal pada Word 200.
Font Style, digunakan untuk pengatur model huruf, apakah cetak tebal (bold), miring (italic), gabungan tebal dengan miring atau model reguler (standar)
Size, digunakan untuk menentukan ukuran huruf yang telah dipilih.
Font Color, digunakan untuk menentukan jenis warna dari huruf yang dipilih.
Underline Style, digunakan untuk menentukan jenis garis bawah yang diinginkan. Untuk memilih jenis garis bawah, klik-lah tab ini lalu pilih dan klik jenis garis bawah yang diinginkan.
Underline Color, digunakan untuk menentukan warna dari garis bawah yang dipilih.
Effects, digunakan jika kita ingin memberikan efek khusus terhadap teks. Pada option terdapat beberapa pilihan sbb;
Strikethrough, memberikan tulisan dengan diberi garis ditengah tesk tersebut. Contoh “ Efek Strikethrough “
Double Strikethrough, sama dengan efek diatas bedanya pada jenis ini garisnya dua. Contoh “ Efek Double Strikethrough “
Superscript, akan memberikan efek, teks akan naik ½ tinggi huruf. Biasanya digunakan untuk membuat perpangkatan, seperti “ 42 “
Subscript, akan memberikan efek, teks akan turun ½ tinggi huruf. Biasanya digunakan dalam penulisan kata-kata ilmiah, seperti “H2O “
Shadow, digunakan untuk memberikan efek bayangan terhadap teks yang dipilih. Contoh “Efek dari Shadow””
Outline, efek dari option ini adalah teks yang dipilih akan ditampilkan hanya kerangkanya saja. Contoh “ “
Emboss, akan memberikan efek teks tampak seperti menonjol dari yang lain. Contoh “ Efek Emboss “
Engrave, kebalikan dari emboss, jenis ini memberikan efek seperti efek ukiran. Contoh “ Efek Engrave “
Small Caps, memberikan efek huruf dicetak secara kapital tapi ukurannya berbeda dengan huruf yang awalnya ditulis besar dengan yang ditulis kecil. Contoh tulisan “Efek Small Caps” diberi efek small caps menjadi “ EFEK SMALL CAPS ”
All Caps,akan memberikan efek semua tulisan yang mulanya kita ketik dengan huruf besar dan kecil akan dirubah menjadi huruf besar semua. Contoh tulisan “efek all caps” diberi efek all caps berubah menjadi “ EFEK ALL CAPS “
Hidden, efek dari pilihan ini akan mengakibatkan teks yang pilih tidak akan nampak dilayar padahal tersebut ada. Contoh tulisan “ Efek Hidden” setelah diberikan efek hidden akan menjadi “ “. Nah loh, hilangkan !. Padahal teks tersebut ada diantara tanda kutip diatas
Catatan :
Untuk mengembalikan teks yang salah dalam pemberian efek cukup dengan menghilangkan tanda ceklis pada pilihan efek yang dipilih.
Satu teks dapat diberi lebih dari satu efek. Contoh “ Rumus Kimia untuk air adalah H2O “.
2. Untuk Tab Character Spacing dan tab Text Effect coba Anda pelajari sendiri.
5.4.3 Pengaturan Teks
Pada materi ini kita akan mempelajari tentang bagaimana membuat teks cetak tebal, cetak miring, bergaris bawah, rata kiri, rata tengah, rata kanan dan rata kiri kanan. Untuk lebih jelasnya, ikuti pembahasan dibawah ini.
Cara pengaturan teks ;
1. Tandai terlebih dahulu teks yang akan di olah.
2. Kemudian klik icon tentang pengaturan teks ini yang terdapat pada toolbar formatting. Lihat gambar ;
Lihat efek dibawah ini ;
Jenis efek Teks awal Hasil
Cetak tebal Labor Program Ekstensi Labor Program Ekstensi
Cetak miring Labor Program Ekstensi Labor Program Ekstensi
Cetak garis bawah Labor Program Ekstensi Labor Program Ekstensi
Rata kiri (Default) Hasil
Icon cetak rata kiri ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata kiri. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah. Icon cetak rata kiri ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata kiri. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Rata tengah Hasil
Icon cetak rata tengah ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata tengah. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah. Icon cetak rata tengah ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata tengah. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Rata kanan Hasil
Icon cetak rata kanan ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata kanan. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah. Icon cetak rata kanan ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata kanan. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Rata kiri kanan Hasil
Icon cetak rata kiri kanan ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata kiri dan kanan. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah. Icon cetak rata kiri kanan ini berfungsi dalam pengaturan teks agar rata kiri dan kanan. Dengan adanya icon ini pengaturan teks dapat dilakukan dengan lebih mudah.
5.4.4 Pengaturan Paragraf
Untuk mengatur tatanan paragraph dari dokumen yang kita buat dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut ;
1. Klik menu Format
2. Pilih dan klik sub menu Paragraf, maka muncul jendela paragraph seperti berikut ;
Keterangan :
☺ Alignment, digunakan untuk pengaturan jenis perataan teks. Pada option ini terdapat 4 pilihan, yaitu (1) Rata kiri (align left), (2) Rata tengah (center), (3) Rata kanan (align right) dan (4) rata kira kanan (justified). Lihat pembahasan tentang pengaturan teks.
☺ Left, digunakan untuk menentukan indentasi paragraph dari batas kiri halaman.
☺ Right, digunakan untuk menentukan indentasi paragraph dari batas kanan halaman.
☺ Before, digunakan untuk mengatur spasi sebelum baris (teks) yang sekarang.
☺ After, digunakan untuk mengatur spasi setelah baris (teks) yang sekarang.
☺ Line Spacing, digunakan untuk menentukan spasi dari teks. Pada option ini terdapat beberapa pilihan sesuai dengan yang dikehendaki.
☺ Special, digunakan untuk menentukan jenis paragraph, apakah menjorok kedalam (first line) atau menggantung (hanging) sedangkan jaraknya ditentukan pada option by yang terletak disebelah kanan option ini.
5.4.5 Membuat Daftar Bullet dan Nomor
Bullet dan Nomor adalah gambar-gambar kecil yang berfungsi untuk mempercantik tampilan dari suatu rincian atau urutan tertentu yang otomatis dilakukan oleh komputer. Misalnya pada bagian keterangan pengaturan paragraph diatas, digunakan gambar yang berbentuk orang.
Langkah-langkah membuat Bullet dan Nomor ;
1. Klik menu format
2. Lalu pilih dan klik Bullets and Numbering, sehingga muncul jendela bullets and numbering sebagai berikut ;
3. Pilih model bullet yang diinginkan lalu tekan klik OK. Jika ingin melihat gambar yang lain , klik customize.
Begitu juga halnya dengan nomor. Pada tampilan gambar diatas klik tab Numbered yang terletak pada bagian atas, sehingga muncul jenis nomor yang tersedia.
5.4.6 Membuat Header dan Footer
Header(catatan kepala) adalah teks yang khusus diletakkan dibagian atas halaman yang selalu tampil pada setiap halamannya. Sedangkan Footer(catatan kaki) kebalikan dari header. Header dan footer ini sering dibuat untuk memberikan keterangan dari naskah yang diketik.
Langkah-langkah membuat header dan footer ;
1. Klik menu View.
2. Pilih dan klik tab Header and Footer sehingga insertion point otomatis berada pada bagian atas dokumen (membuat header).
3. Ketikkan teks yang untuk header sesuai dengan keinginan kita, lalu tekan tanda panah bawah untuk berpindah ke footer.
4. Ketikkan teks untuk footer dan klik ganda diluar kotak header dan footer untuk keluar dari format ini.
5.5 Membuat Tabel
Untuk membuat table dalam Word 2000 dapat dilakukan dengan cara
1. Klik menu Table
2. Pilih tab Insert lalu klik tab Table, sehingga muncul jendela sbb ;
Keterangan ;
Option Number of Column digunakan untuk menentukan jumlah kolom dari tabel.
Option Number of Rows digunakan untuk menentukan jumlah baris dari tabel.
Pada tab AutoFit behavior terdapat 3 option yang dapat dipilih sesuai dengan tabel yang akan dibuat.
1. Option Fixed column width akan membuat tabel pada area aktif dengan ukuran kolom yang ditentukan pada option yang terletak disebelah opton ini .
2. Option autoFit to contents width akan membuat tabel pada area aktif yang lebar kolomnya akan otomatis disesuaikan dengan isi kolom.
3. Option autoFix to windows akan membuat tabel pada area yang aktif yang lebar kolomnya akan otomatis disesuaikan dengan lebar windows.
Jika ingin membuat tabel dengan format yang disediakan oleh Microsoft Word, kita dapat memilih pada tab Auto Format. Anda dapat mencobanya langsung
Untuk Tugas anda, coba pelajari bagaimana cara menghapus, menggabung, menyisip kolom dan baris pada tabel.
5.6 Mencetak Cetak Dokumen
Dalam dunia komputer ada dikenal istilah hardcopy dan softcopy, yang masing-masingnya berfungsi untuk mencetak dokumen. softcopy adalah mencetak dokumen ke layar monitor, seperti pada saat anda mengetik data di wondows berarti anda sedang melakukan proses softcopy sedangkan hardcopy adalah mencetak dokumen melalui printer. Biasanya setiap software pengolah selalu menyediakan fasilitas ini. Untuk itu pada bagian akhir dari modul ini kita akan membahas bagaimana cara mencetak dokumen pada Microsoft Word.
Langkah-langkah membuat mencetak dokumen ;
1. Klik menu file
2. Lalu pilih dan klik Print, sehingga muncul jendela print sebagai berikut ;
Keterangan :
Pada tab Name, pilih jenis printer yang aktif di komputer dengan mengklik tanda panah yang terdapat disebelah kanan option ini ().
Kita juga bisa mencetak dokumen ini ke file dengan cara menandai option print to file.
Pada tab page range ada tiga alternatif pencetakan yang disediakan oleh Microsoft Word.
a. ALL, berfungsi untuk mencetak seluruh isi dokumen.
b. Current page, berfungsi untuk mencetak halaman dokumen yang sedang aktif saja (halaman yang aktif ditentukan oleh
c. posisi kursor pada saat pencetakan).
d. Pages, berfungsi untuk mencetak halaman tertentu dari suatu dokumen dengan mengetikan nomor halaman dokumen yang akan dicetak dan dipisahkan dengan tanda koma. Contoh kita akan mencetak halaman 1, 2, 5. dan 10, maka pada kolom page range isikan 1,2,5,10. Jika ingin mencetak dokumen pada range tertentu, misalnya ingin mencetak halaman 2 sampai dengan halaman 10m maka cukup diketikkan 2 - 10, atau mengetikkan 1,2,5-10 jika ingin mencetak halaman 1, 2 dan halaman 5 sampai dengan 10.
Pada option print what isikan document jika ingin mencetak dokumen.
Option prints dapat kita pilih alternatif pencetakan, apakah hanya mencetak halaman ganjil (odd) atau genap (event) saja, atau keduanya (allranges)
Tab copies digunakan untuk menentukan jumlah salinan (copian) dari dokumen yang akan dicetak. Jika kita mencetak 5 rangkap maka isilah dengan angka 5.
Option properties dapat digunakan untuk menset jenis kertas, kualitas pencetakan, dan lain-lain.
3. Klik OK untuk melakukan proses pencetakan.
MS EXEL
Bagian 2: Mengenal MS Excel 2
1. Pendahuluan 2
2. Memulai Excel 2000 2
3. Mengenal Elemen Jendela Excel 2000 3
4. Mengakhiri Excel 2000 4
5. Bekerja Dengan Excel 2000 4
5.1 Mengenal Tipe Data Pada Excel 2000 5
5.3 Memilih Area Kerja 6
5.4 Memasukkan Data 6
5.5 Menghapus Data 7
5.6 Mengatur Lebar Kolom 7
5.7 Mengatur Tinggi Baris 8
5.8 Membuka Lembar Kerja Baru 8
5.9 Membuka Lembar Kerja Yang Telah Ada 8
5.10 Menyimpan Lembar Kerja 8
5.11 Menyimpan Lembar Kerja dengan Nama lain 9
6. Menggunakan Rumus (Formula) dan Fungsi 9
6.1 Menulis Rumus 9
6.2 Menggunakan Fungsi 10
6.3 Mengenal Fungsi yang sering digunakan 11
7. Mengatur Tampilan 16
7.1 Mengatur Tampilan Data Angka 16
7.2 Mengatur Tampilan Data Tanggal 17
7.3 Mengatur Tampilan Data Waktu 18
7.4 Mengatur Tampilan Data Huruf/Teks 18
8. Edit Data 20
8.1 Menyalin Data (Copy) 20
8.2 Memindahkan Data (Cut) 21
8.3 Menyisip Baris/Kolom (Insert) 21
8.4 Menghapus Baris, Kolom dan Sel (Delete) 22
8.5 Mengetengahkan Judul Tabel (Merge & Center) 22
8.6 Memberi Garis Pembatas (Border) 22
9. Membuat Tabel dan Grafik 23
9.1 Membuat Tabel 23
9.2 Membuat Grafik 24
10. Mencetak Lembar Kerja 27
Bagian 2: Mengenal MS Excel
1. Pendahuluan
Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi.
Excel 2000 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet.
Walaupun demikian, Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft ini.
2. Memulai Excel 2000
Excel 2000 baru dapat dijalankan apabila sistem operasi windows telah kita aktifkan. Langkah-langkah memulai bekerja dengan Excel 2000 sebagai berikut ;
Aktifkan Komputer terlebih dahulu.
Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar.
Muncul sejumlah menu, pilih Program.
Klik Microsoft Excel
Tunggu hingga tampil layar Excel 2000 yang masih kosong. (lihat gambar 2.
Microsoft Excel siap untuk digunakan.
Gambar 1.
Cara mengaktifkan Microsoft Excel
3. Mengenal Elemen Jendela Excel 2000
Setelah Excel 2000 diaktifkan, maka akan tampil lembar kerja yang masih kosong dengan nama Book1, seperti berikut ;
Menu Bar, berisi sederetan menu yang dapat digunakan, dimana setiap menu mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Edit, akan mempunyai sub menu yang berhubungan dengan edit data, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu bar terdiri dari :
Menu ini dapat dipilih dengan Mouse atau menggunakan tombol kombinasi ALT+huruf menu yang bergaris bawah secara bersamaan. Misalkan kita akan memilih menu edit, maka tekanlah tombol ALT jangan dilepas lalu tekan huruf E.
Toolbars Standard, adalah sederetan icon-icon yang akan sering digunakan. Toolbar digunakan agar kita dapat memilih dan menjalankan perintah dengan cepat dan mudah. Defaultnya toolbar ini terdiri dari :
Masing-masing toolbar mempunyai nama dan fungsi masing-masing, untuk mengetahui namanya cukup dengan mengarahkan pointer mouse ke icon yang dituju, tunggu sesaat, maka akan muncul nama dari icon tersebut.
Toolbar Formatting, adalah toolbar yang sering kita gunakan yang berfungsi dalam hal memformat lembar kerja, apakah itu rata kiri, kanan atau rata tengah, kita juga bisa cetak tebal, miring atau bergaris bawah, semua ini adalah bagian dari proses memformat lembar kerja. Standarnya, toolbar ini terdiri dari :
Kita tinggal meng-klik icon tersebut untuk menggunakannya.
Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Excel 2000 adalah 65.536 baris.
Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom)
Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1.
Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1
Scroll Bar, berfungsi untuk menggeser lembar kerja secara vertikal (Vertical Scroll Bar) dan horizontal (Horizontal Scroll Bar).
4. Mengakhiri Excel 2000
Jika telah selesai bekerja dengan Excel 2000, kita dapat menutup atau mengakhirinya dengan menggunakan langkah-langkah berikut ;
Pilih dan Klik File, Exit, atau
Klik tombol Close (X) yang terletak pada pojok kanan atas jendela Excel 2000, atau
Klik ganda Icon kontrol menu yang berada pada pojok kiri atas jendela excel 2000, atau
Tekan tombol Alt+F4
Tunggu beberapa saat, sampai jendela Excel 2000 ditutup.
5. Bekerja Dengan Excel 2000
Dalam Excel 2000 kita akan sering berhubungan dengan kata Sel dan Range. Untuk itu kita jelaskan lagi bahwa SEL adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sedangkan RANGE adalah gabungan dari beberapa sel. Misalnya kumpulan sel A1 sampai dengan C10 disebut sebagai range A1:C10, kita juga bisa menyebutnya dengan range C10:A1. Lihat gambar
:
5.1 Mengenal Tipe Data Pada Excel 2000
Sebelum melangkah lebih jauh dengan Excel 2000, ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal tipe-tipe data yang terdapat pada excel itu sendiri.
1. Tipe Data Alpha Numerik/Teks
Adalah tipe data berupa teks seperti huruf (A – Z, a – z), simbol (*, ^, $, %, #, @, dll) dan angka (0 – 9) yang tidak akan diproses secara matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel 2000 akan dibuat rata kiri dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu (‘) yang diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpha numerik/teks, maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti : ‘2001
2. Tipe Data Numerik/Angka
Adalah data yang terdiri dari angka (0 – 9), waktu dan tanggal yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan rata kanan oleh Excel 2000.
3. Tipe Data Formula
Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan serta fungsi matematika lainnya. Tipe data ini ini merupakan tipe data yang terpenting dalam Excel 2000, karena akan selalu digunakan dalam pengolahan data.
5.2 Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)
Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard :
Tombol Fungsi
← ↑ → ↓ Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah
Tab Pindah satu sel ke kanan
Enter Pindah satu sel ke bawah
Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri
Shift + Enter Pindah satu sel ke atas
Home Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp Pindah satu layar ke atas
PgDn Pindah satu layar ke bawah
Alt + PgUp Pindah satu layar ke kiri
Alt + PgDn Pindah satu layar ke kanan
Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya
Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya
5.3 Memilih Area Kerja
1. Memilih Sel
Memilih sel cukup dengan meng-klik pada sel yang dituju. (lihat pembahasan sebelumnya)
2. Memilih Range
Untuk memilih/mengaktifkan suatu range dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu
a. Menggunakan Mouse
Klik dan tahan mouse di awal range (Ingat : jangan meng-klik dibagian kanan bawah, karena bagian ini mempunyai fungsi lain)
Geser mouse sampai ke akhir range
Lepaskan tombol mouse
b. Menggunakan Keyboard
Letakkan penunjuk sel di awal range
Tekan tombol SHIFT dan sorot range dengan menggunakan tanda panah.
3. Memilih Baris dan Kolom
Isi suatu kolom dan baris dapat kita sorot/pilih secara keseluruhan dengan meng-klik di huruf kolom atau nomor baris yang diinginkan. Misalkan kita ingin menyorot seluruh isi kolom A, maka cukup dengan meng-klik huruf A yang teletak dibagian atas. Begitu juga halnya dengan baris. Jika ingin memilih lebih dari satu kolom atau baris yang berdekatan dapat dilakukan dengan cara meng-klik awal kolom/baris (jangan dilepas), geser mouse ke akhir kolom/baris yang dipilih, baru dilepas.
5.4 Memasukkan Data
Dalam Excel 2000 ada beberapa jenis data yang harus kita ketahui, diantaranya adalah data berupa teks, nilai/angka, tanggal dan jam yang masing-masingnya mempunyai format tersendiri. Secara umum cara memasukan data ke dalam suatu sel dapat dilakukan sebagai berikut ;
1. Pilih dan klik sel tempat data yang akan dimasukan.
2. Ketikkan data yang akan dimasukkan.
3. Tekan enter untuk mengakhirinya.
Kita juga dapat menggunakan tombol ,,,atau tombol PgDn dan PgUp untuk mengakhiri pemasukan data. Untuk mengedit data yang telah dimasukan dapat digunakan tombol fungsi F2 dengan cara mengarahkan penunjuk sel ke sel yang dituju lalu tekan tombol F2, lakukan perbaikan. Gunakan tombol ESC untuk membatalkan pemasukkan data.
5.5 Menghapus Data
Untuk menghapus data disuatu sel atau range tertentu, dapat dilakukan dengan cara ;
1. Pilih sel atau range yang datanya akan dihapus
2. Pilih dan Klik menu Edit, Clear, Contents Del atau langsung meng-klik tombol Delete.
Dengan langkah diatas, format dan komentar sel tidak akan dihapusnya. Yang dimaksud dengan format sel/range adalah selain dari isi sel itu sendiri, misalnya garis tabel, shadow, dll. Sedangkan komentar adalah teks yang dimasukkan pada suatu sel, jika pointer sel diarahkan ke sel tersebut, maka akan muncul komentar.
Untuk menghapus format sel ini dapat dilakukan dengan memilih Edit, Clear, Formats dan Edit, Clear, Comments untuk menghapus komentar. Dan pilih Edit, Clear, All untuk menghapus semuanya (isi, format dan komentar yang terdapat pada suatu sel/range).
5.6 Mengatur Lebar Kolom
Lebar kolom pada Excel 2000 dapat kita ubah sesuai dengan keinginan kita. Ada beberapa metoda yang disediakan oleh Excel 2000, yaitu ;
1. Mengubah Lebar Kolom Menjadi Lebar Tertentu
Untuk mengubah lebar kolom menjadi lebar tertentu, dapat dilakukan dengan cara ;
a. Letakkan Penunjuk sel pada kolom yang akan dirubah, jika kolomnya yang dirubah lebih dari satu kolom, maka sorotlah seluruh kolom yang akan diubah.
b. Pilih dan klik menu Format, Column, Width, maka kotak dialog pengubahan kolom akan ditampilkan, seperti berikut ;
c. Pada kotak isian Column Width, ketikkan nilai lebar kolom yang diinginkan.
d. Klik OK untuk menutup kotak dialog ini.
2. Mengubah Lebar Kolom Menggunakan Mouse
Mengubah lebar kolom dengan Mouse dapat dilakukan lebih cepat dibanding dengan cara diatas. Caranya seperti berikut ini ;
a. Arahkan penunjuk mouse pada batas kanan dari kolom yang akan diubah, sehingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi panah dua arah. Jika ingin mengubah beberapa kolom, sorotlah terlebih dahulu kolom-kolom yang diubah, lalu arahkan penunjuk mouse pada kolom bagian kanan. Ingat : Penunjuk mouse diletakkan disebelah kanan huruf kolom.
b. Klik dan geser penunjuk mouse tersebut kekiri atau kekanan sesuai dengan lebar kolom yang diinginkan.
3. Mengubah Lebar Kolom Agar Sesuai Dengan Panjang Data
Kita juga dapat mengatur agar lebar kolom berubah otomatis sesuai dengan panjang data pada kolom tersebut, hal ini dapat dilakukan dengan cara ;
a. Arahkan penunjuk mouse pada huruf sebelah kanan dari kolom yang akan diubah. Misalkan Kolom B, letakkan penunjuk mouse disebelah kanan dari huruf B tersebut, sehingga penunjuk mouse berubah menjadi tanda panah dua arah.
b. Klik dua kali pada kondisi penunjuk mouse seperti itu. Ingat : data telah ada pada kolom tersebut sebelumnya. Dengan perintah ini otomatis lebar kolom akan disesuaikan dengan data yang terpanjang.
5.7 Mengatur Tinggi Baris
Untuk mengubah tinggi baris sesuai dengan kebutuhan kita, dapat dilakukan dengan cara ;
1. Letakkan penunjuk sel pada baris yang akan diubah tingginya. Jika lebih dari satu baris, maka sorotlah terlebih dahulu seluruh baris yang akan diubah.
2. Pilih dan klik menu Format, Row, Height, sehingga muncul kotak dialog seperti berikut ;
3. Pada kotak Row Height, isilah sesuai dengan nilai tinggi baris yang diinginkan.
4. Klik OK sebagai tanda persetujuan.
Untuk lebih cepatnya, kita juga bisa menggunakan mouse untuk mengubah tinggi baris, caranya ;
1. Arahkan penunjuk mouse pada bagian bawah dari nomor baris yang akan diubah tingginya. Jika lebih dari satu baris, maka sorotlah seluruh nomor baris yang akan diubah tingginya, lalu arahkan penunjuk mouse kebagian paling bawah dari nomor yang akan diubah tersebut.
2. Klik dan geserlah mouse ke atas atau kebawah sesuai dengan tinggi yang inginkan.
5.8 Membuka Lembar Kerja Baru
Membuka lembar kerja baru dapat dilakukan seperti berikut ;
1. Pilih dan klik menu File, New atau tekan Ctrl+N, sehingga muncul kotak dialog membuka lembar kerja.
2. Pada kotak dialog tersebut, klik Tab General dan pilih icon workbook.
3. Klik OK untuk menutup kotak dialog ini.
Disamping cara diatas, kita juga bisa membuka lembar kerja dengan meng-klik Icon New ( ) yang terdapat toolbars standar. Cara ini lebih efektif dan cepat dibanding dengan cara diatas.
5.9 Membuka Lembar Kerja Yang Telah Ada
Membuka lembar kerja yang telah ada dapat dilakukan dengan cara ;
1. Pilih dan klik menu File, Open atau tekan Ctrl+O sehingga muncul kota dialog membuka file. Dapat juga dilakukan dengan meng-klik Icon Open ( )yang terdapat pada toolbars standar.
2. Pada tombol daftar pilihan Look In, pilih dan klik folder yang dinginkan.
3. Pada kotak isian File Name ketikan nama file yang akan dibuka, atau klik nama file yang terdapat kotak Look In.
4. Klik Open untuk membuka lembar kerja tersebut.
5.10 Menyimpan Lembar Kerja
Untuk menyimpan lembar kerja, dapat dilakukan dengan cara ;
1. Pilih dan klik menu File, Save, sehingga muncuk kotak dialog penyimpan.
2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.
3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan.
4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.
Setelah melakukan proses diatas, untuk menyimpan selanjutnya dapat dilakukan dengan meng-klik Icon Save ( )yang terdapat pada toolbars standar.
5.11 Menyimpan Lembar Kerja dengan Nama lain
Menyimpan lembar dengan nama lain, biasanya bertujuan untuk membuat duplikat dari lembar kerja, atau ingin membuat lembar kerja baru dengan format yang sama dengan lembar kerja yang akan disimpan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara ;
1. Pilih dan klik menu File, Save As, sehingga muncul kotak dialog Save As.
2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.
3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan.
4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.
6. Menggunakan Rumus (Formula) dan Fungsi
Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ;
Lambang Fungsi
+ Penjumlahan
- Pengurangan
* Perkalian
/ Pembagian
^ Perpangkatan
% Persentase
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-).
6.1 Menulis Rumus
Untuk menulis rumus, ada beberapa cara, diantaranya (lihat contoh berikut)
1. Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung
1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan (pada contoh diatas sel C6)
2. Pada formula bar, ketikkan = 5000000+3500000, lalu tekan tombol enter.
Menulis rumus dengan cara ini cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta angkanya tetap.
2. Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel
1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan (sel C6 misalnya)
2. Pada formula bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tombol enter.
Menulis rumus dengan cara ini sangat bermanfaat jika datanya sering berubah.
3. Menulis rumus dengan bantuan mouse
a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan (pada contoh diatas sel C6)
b. ketikkan = , kemudian pilih dan klik sel C4
c. Ketik +, kemudian pilih dan klik sel C5
d. Tekan tombol enter
Menulis rumus dengan cara ini sangat dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik alamt sel.
6.2 Menggunakan Fungsi
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Excel 2000, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung (). Perhatikan kembali contoh diatas, tapi kita akan menggunakan fungsi untuk mengolahnya.
Cara menulis fungsi
1. Menulis fungsi secara langsung (manual)
a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh diatas sel C6)
b. Ketikkan =SUM(C4:C5)
c. Tekan tombol enter untuk memprosesnya.
Catt. SUM(C4:C5), SUM adalah fungsi untuk penjumlahan dan (C4:C5) adalah argumen berupa alamat sel.
2. Menulis fungsi dengan memanfaatkan Paste Function
Paste Function adalah salah satu cara untuk menulis fungsi yang disediakan oleh Excel 2000, dimana kita dipandu untuk menulis fungsi beserta argumennya, sehingga kesalahan dalam pengetikkan fungsi dan argumennya dapat terhindar. Untuk menggunakan fasilitas ini, ikuti langkah-langkah berikut ;
a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh diatas, sel C6)
b. Pilih dan Klik menu Insert, Function atau klik icon paste function yang terdapat pada toolbar standar. Maka akan tampil kotak dialog berikut ;
c. Pada daftar pilihan Function category, pilih dan klik Math & Trig, maka dibagian Function name akan muncul daftar fungsi matematika dan trigonometri yang disediakan Excel 2000.
d. Pilih dan Klik fungsi SUM karena kita akan menggunakan fungsi ini untuk menjumlahkan. Pada bagian bawah dari daftar pilihan tersebut ditampilkan sintak penulisan dari fungsi yang dipilih. Seperti diatas, aturan penulisan fungsi SUM adalah SUM(number1,number2,…).
e. Klik OK sebagai tanda persetujuan, berikutnya akan tampil kotak pengisian argumen dari fungsi, seperti berikut ;
f. Pada kotak isian Number1, tentukan range data yang akan dijumlah, dalam hal ini kita isikan range C4:C5. Kalau masih ada range yang lain, maka dapat diisikan pada daftar isian number2. Saran : Dalam pengisian range ini sebaiknya menggunakan tombol pemilihan range yang terdapat disebelah kanan kotak isian.
g. Klik OK jika argumen yang dimasukan telah benar. Maka hasilnya akan ditampilkan pada sel yang dipilih tadi. (sel C6)
6.3 Mengenal Fungsi yang sering digunakan
Dari gambar kotak dialog Paste Function diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Excel 2000 membagi fungsi berdasarkan kelompok masing, seperti kelompok financial, date & time, math & trig, statistical, database, dan satu kelompok untuk fungsi yang sering digunakan (most recently used). Pada bagian ini kita akan membahas sebagian dari fungsi yang sering digunakan tersebut. Untuk membantu penjelasannya, perhatikan tabel berikut ;
Icon Pemilihan range
1. Fungsi Average(…)
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data(range). Bentuk umum penulisannya adalah ;
=AVERAGE(number1,number1,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Untuk mengisi nilai rata-rata pada contoh diatas, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol enter. Hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi sel i8 INGAT posisi penunjuk sel harus berada pada sel i8 sebelum perintah tersebut dilaksanakan.
2. Fungsi Logika IF(…)
Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut ;
Lambang Fungsi
= Sama dengan
< Lebih kecil dari
> Lebih besar dari
<= Lebih kecil atau sama dengan
>= Lebih besar atau sama dengan
<> Tidak sama dengan
Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ;
=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi logika (logical_test) bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan, jika salah, maka perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Lihat contoh berikut ;
Kolom keterangan diisi dengan ketentuan, jika status sama dengan K, maka keterangannya KAWIN, jika tidak, maka keterangan berisi TIDAK KAWIN. Ini dapat diselesaikan dengan rumus =IF(C3=”K”, “KAWIN”,”TIDAK KAWIN”). Pada rumus diatas kita lihat bahwa jika datanya bertipe Teks/alpha numerik harus diapit oleh tanda kutip dua, lain halnya dengan tipe data numerik, tidak boleh menggunakan tanda kutip. Untuk kondisi IF bertingkat, coba perhatikan rumus untuk mengisi nilai huruf pada contoh pertama tadi. (kasus nilai mahasiswa)
=IF(H8>=81,"A",IF(H8>=66,"B",IF(H8>=56,"C",IF(H8>40,"D","E")))), hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi kolom keterangan, dengan ketentuan, Jika nilai hurufnya sama dengan “A” maka keterangan “SANGAT MEMUASKAN, jika “B” maka “MEMUASKAN”, jika “C”, maka “CUKUP”, dan jika “D” maka bernilai “KURANG”, selain dari itu, maka bernilai “GAGAL”. Coba anda isi, OK !.
3. Fungsi Max(…)
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;
=MAX(number1,number1,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Untuk mengisi sel H16 pada contoh diatas, maka rumusnya adalah =MAX(H8:H15)
4. Fungsi Min(…)
Sama halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data numerik. Kita dapat mengisi sel H17 dengan rumus =MIN(H8:H15).
5. Fungsi Count(…)
Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih. Pada contoh diatas, range yang kita pilih adalah (H8:H15). Maka dapat ditulis rumusnya untuk mengisi sel H19 dengan =COUNT(H8:H15).
6. Fungsi Sum(…)
Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Lihat pembahasan sebelumnya.
Jika berhasil mempraktekkan rumus diatas, maka hasil akhir dari contoh nilai mahasiswa diatas adalah ;
7. Fungsi STDEV(…)
Digunakan untuk menentukan standar deviasi dari suatu data (range). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =STDEV(number1,number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data koresponden yang akan dicari nilai standar deviasinya.
8. Fungsi Var(…)
Fungsi ini digunakan untuk menentukan nilai variance dari suatu data (range). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =VAR(number1,number2,…).
-------------------------------------------------------------------------------------
Untuk membantu penjelasan fungsi left, mid dan right, perhatikan tabel berikut;
9. Fungsi Left(…)
Fungsi left digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kiri, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil. Lihat rumus pada sel E3 diatas.
10. Fungsi MID
Fungsi ini digunakan untuk mengambil sebagian karakter bagian tengah dari suatu teks. Bentuk umum pemakaian fungsi ini adalah =MID(text,start_num,num_chars). Artinya mengambil sejumlah karakter mulai dari start_num, sebanyak num_char. Untuk jelasnya pelajari rumus pada sel E4 diatas.
11. Fungsi RIGHT
Fungsi ini merupakan kebalikan dari fungsi left, kalo fungsi left mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri, maka fungsi mengambil sejumlah karakter dari sebelah kanan teks.. Bentuk umum penulisannya adalah =RIGHT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kanan, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil. Lihat rumus pada sel E5 diatas.
12. Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP
Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel secara horizontal (VLOOKUP) atau secara vertikal (VLOOKUP). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah :
=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,…)
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num,…)
Dari rumus diatas, dapat dilihat bahwa bedanya hanya pada nomor indeksnya saja, kalau kita pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor indeks baris (Row_index_num), tapi kalu pakai VLOOKUP digunakan nomor indeks kolom (Col_index_num). Nomor indeks adalah angka untuk menyatakan posisi suatu kolom/baris dalam tabel yang dimulai dengan nomor 1 untuk kolom/baris pertama dalam range data tersebut. Untuk contoh buatlah tabel berikut :
Dari tabel diatas, kita akan mengisi kolom Nama Barang dan Nilai barang berdasarkan dari tabel daftar harga barang. Kita dapat mengisi sel E15 dengan rumus
=VLOOKUP(D15,$C$5:$E$9,2) dan sel F15 dengan rumus
=C15*VLOOKUP(D15,$C$5:$E$9,2). Copylah rumus tersebut kebawah sampai data terakhir. Untuk menghindari kesalahan pengetikan rumus, kita dapat menggunakan fasilitas yang telah disediakan oleh Excel 2001 (insert, function), dengan cara ;
Klik sel E15
Pilih menu Insert dan klik Function sehingga muncul kotak dialok Paste Function.
Pada daftar Function category, klik Lookup & Reference dan pada Function name klik VLOOKUP lalu klik OK sehingga tampil kotak dialog VLOOKUP seperti berikut ;
Lookup_value diisi dengan sel kunci yang akan dibandingkan dengan tabel. Untuk contoh diatas, ketikkan D15.
Table_array diisi dengan range tabel data yang akan dibaca (tabel daftar harga barang). Ketikkan C5:E9 lalu tekan tombol F4 agar alamat sel tersebut menjadi absolut. Sehingga rumusnya menjadi $C$5:$E$9
Col_index_num diisi nomor indeks kolom yang akan dimabil datanya, dalam hal ini isi dengan 2 karena kita akan mengambil data nama barang.
Klik OK, maka hasilnya ditampilkan pada sel E15.
Copylah rumus tersebut ekbawah sampai data terakhir.
Lakukan hal yang sama untuk mengisi kolom nilai barang. Jika tidak ada kesalahan, maka hasilnya seperti berikut ;
Dengan cara kerja yang sama, Anda dapat mempelajari bagaimana cara menggunakan fungsi HLOOKUP.
7. Mengatur Tampilan
Mengatur tampilan merupakan hal penting dilakukan, karena dengan tampilan yang lebih baik, maka apa yang kita olah akan lebih mudah dibaca dan dimengerti. Ada empat hal yang perlu kita atur tampilannya, yaitu ;
7.1 Mengatur Tampilan Data Angka
Ada dua cara untuk mengatur format tampilan data angka ;
1. Secara langsung (Manual)
Secara manual maksud adalah kita langsung mengetikkan format tampilan angka sewaktu kita mengetikkan angka itu sendiri. Misalnya kita ingin menggunakan pemisah ribuan dengan koma(,), maka kita tinggal mengetikkan 500,000. untuk lebih jelasnya perhatikan tabel dibawah ini ;
2. Menggunakan Perintah Format Cell
Perintah format cell sangat dianjurkan guna mengurangi kesalahan dalam pengetikan data angka. Ikuti langkah-langkah dibawah ini untuk menggunakan perintah ini;
Sorot terlebih dulu sel atau range yang akan diatur tampilannya.
Pilih dan klik menu Format, Cell atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+1. Maka akan tampil kotak dialog format cell.
Klik tab Number dan pada daftar pilihan Category, pilih kategori format yang diinginkan. Untuk sementara kita pilih Number. Perhatikan gambar berikut ;
Pada tab Decimal place tentukan jumlah digit angka desimal yang ditampilkan, standarnya 2 digit. Ceklis pada Use 1000 separator(,) jika ingin memberi pemisah koma (,) pada angka ribuan. Pada daftar pilihan dibawahnya pilih salah tanda negatif yang diinginkan.
Klik OK untuk menutup jendela ini.
Jika kita memilih katagori Currency atau Accounting, pilih dan klik lambang uang yang diinginkan pada daftar pilihan Symbol.
7.2 Mengatur Tampilan Data Tanggal
Untuk memasukan data tanggal ini disesuaikan dengan format tanggal yang berlaku pada windows, standarnya mm/dd/yy(bulan/tanggal/tahun). Misalnya ingin mengetikkan tanggal 13 Januari 2001, maka cukup diketikkan 01/13/01. Untuk jelasnya ikuti langkat berikut ;
Letakkan penunjuk sel diposisi yang dinginkan.
Ketikkan tanggal yang dinginkan, misalnya tanggal 1 Nopember 2001 dengan cara 11/01/01.
Sorotlah sel/range tersebut untuk diubah tampilan format tanggalnya.
Pilih dan klik menu Format, Cell, maka kotak dialog format cell akan ditampilkan.
Pada kotak dialog tersebut, klik tab Number dan pilih Date pada daftar pilihan Category.
Pada tab Type pilih jenis tampilan tanggal yang dinginkan. Lihat gambar berikut ;
Pada kotak sample kita dapat melihat hasil tampilnnya.
Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka sel/range yang disorot tadi akan berubah sesuai dengan format yang telah diset tadi.
7.3 Mengatur Tampilan Data Waktu
Sama halnya dengan memasukan data tanggal, memasukan data waktu juga harus disesuaikan dengan format waktu pada windows. Untuk melihat format waktu di windows, dapat dilihat pada bagian kanan bawah dari windows. Defaultnya adalah hh:mm:ss (jam:menit:detik), misalkan kita ingin memasukkan jam 12 tepat, maka ketikkan 12:00. Untuk lebih jelas, ikuti langkah-langkah berikut ini :
Letakkan penunjuk sel diposisi yang dinginkan.
Ketikkan waktu/jam yang dinginkan, misalnya jam 2 siang lewat 25 menit dengan cara 14:25
Sorotlah sel/range tersebut untuk diubah tampilan format waktunya.
Pilih dan klik menu Format, Cell, maka kotak dialog format cell akan ditampilkan.
Pada kotak dialog tersebut, klik tab Number dan pilih Time pada daftar pilihan Category.
Pada tab Type pilih jenis tampilan waktu yang dinginkan. Lihat gambar berikut ;
Kotak sample akan menampilkan hasil pilihan anda.
Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka sel/range yang disorot tadi akan berubah sesuai dengan format yang telah kita set.
Jika ingin menampilkan tanggal dan waktu sekarang, kita langsung dapat mengetikkan =NOW() pada formula bar, lalu tekan tombol enter.
7.4 Mengatur Tampilan Data Huruf/Teks
Seperti Word 2000, di Excel 2000 kita juga bisa mengatur tampilan huruf, apakah cetak tebal, miring, garis bawah, berwarna merah dengan font Arial, Times New Roman dan lain sebagainya. Untuk lebih jelasnya, ikuti langkah-langkah berikut ini :
Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan diubah tampilannya.
Pilih dan klik menu Format, Cell atau tekan tombol Ctrl+1. Kotak dialog format cell akan ditampilkan.
Pada kotak dialog tersebut pilih tab Font, sehingga tampilannya menjadi ;
Pilih dan klik nama huruf (Font), gaya tampilan huruf (Font style), ukuran huruf (Size), jenis garis bawah (Underline), warna huruf (Color) dan efek khusus lainnya sesuai keinginan kita.
Klik OK untuk menutup jendela ini.
Untuk mengatur perataan tampilan data, dapat dilakukan dengan ;
Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan diubah tampilannya.
Pilih dan klik menu Format, Cell atau tekan tombol Ctrl+1. Kotak dialog format cell akan ditampilkan.
Pada kotak dialog tersebut pilih tab Alignment, sehingga tampilannya menjadi ;
Pilihan Horizontal digunakan untuk memilih perataan tampilan teks secara horizontal. Lihat Gambar ;
Pilihan Vertical digunakan untuk memilih perataan tampilan teks secara vertikal. Lihat Gambar ;
Kotak Orientasi, digunakan untuk mengatur orientasi/arah perataan data dengan derajat posisi kemiringanya. Coba anda pelajari bagaimana cara membuat tampilan berikut ;
Klik OK untuk menutup jendela ini.
8. Edit Data
Dalam materi edit data ini, kita akan membahas bagaimana caranya menyalin data (copy), memindahkan data (cut), menyisip baris dan kolom (insert), menghapus baris dan kolom (delete) dan bagaimana caranya memberi bingkai dari data yang kita buat.
8.1 Menyalin Data (Copy)
Menyalin data yang ada pada suatu sel/range dapat dilakukan dengan dua cara :
1. Menggunakan perintah Copy
Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan di salin.
Pilih dan klik menu Edit, Copy atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+C.
Pindahkan penunjuk sel ke lokasi yang dinginkan.
Pilih dan klik menu Edit, Paste atau dengan menekan tombol Ctrl+V.
2. Menggunakan Mouse
Perhatikan tabel berikut ;
Asumsi jumlah barang sama.
a. Sorotlah sel/range yang akan di salin, sebagai contoh sel d3.
b. Arahkan penunjuk mouse ke Fill Handle (perhatikan tabel) sehingga beubah menjadi tanda plus (+), agak kecil ukurannya dengan yang sebelumnya.
c. Klik, jangan dilepas, dan geserlah penunjuk mouse tersebut ke sel yang yang dituju. Untuk contoh diatas sel D6, baru tombol mouse dilepaskan.
Dengan cara yang sama kita juga bisa melakukan proses penyalinan rumus. Lihat tabel, Sel F3 merupakan hasil perkalian dari sel D3 dengan sel E3. Lakukan proses penyalinan data seperti diatas. Mudah bukan !!!.
8.2 Memindahkan Data (Cut)
Seperti menyalin data diatas, kita juga dapat memindahkan data dengan dua cara, yaitu ;
1. Menggunakan Perintah Cut
Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan dipindahkan.
Pilih dan klik menu Edit, Cut atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+X
Pindahkan penunjuk sel ke lokasi yang dinginkan.
Pilih dan klik menu Edit, Paste atau dengan menekan tombol Ctrl+V.
2. Menggunakan Mouse
Perhatikan kembali tabel diatas. Kita akan memindahkan tabel diatas, ke sel B10.
Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan di salin. Sebagai contoh sorotlah range B2:F6.
Arahkan penunjukan mouse ke tepi kanan dari data yang disorot tadi. (tepi kanan kolom F, harus pada range yang disorot).
Geserlah penunjuk mouse tersebut ke sel B10, maka otomatis data yang disorot tadi akan berpindah.
8.3 Menyisip Baris/Kolom (Insert)
Kadangkala kita ingin menyisip baris/kolom karena ada data yang tertinggal. Perhatikan kembali tabel diatas.
1. Menyisip Baris
Kita akan menyisip baris pada lokasi baris kelima karena lupa memasukan barang Motherboar pada lokasi tersebut, maka caranya ;
Letakkanlah penunjuk mouse disel mana saja asal berada pada lokasi baris kelima. (misal sel B5)
Pilih dan klik menu Insert, Rows.
2. Menyisip Kolom
Pada saat mengetikan tabel diatas, kita lupa memasukkan kolom satuan setelah kolom jumlah barang. Untuk mengatasi hal tersebut ikuti langkah menyisip kolom berikut ;
Letakkanlah penunjuk mouse disel mana saja asal berada pada lokasi kolom yang diinginkan. Sebagai contoh kolom E, maka letakkakan di sel E.5 atau E.4 dsb)
Pilih dan klik menu Insert, Columns.
Jika anda berhasil melakukan proses diatas, maka hasilnya seperti berikut ;
Isilah baris dan kolom tersebut dengan data yang terlupakan. Tugas Anda : coba pelajari bagaimana caranya menyisipkan suatu sel.
8.4 Menghapus Baris, Kolom dan Sel (Delete)
Untuk manghapus baris, kolom atau sel yang tidak diperlukan lagi, dapat dilakukan dengan cara ;
Sorotlah sel atau range yang akan dihapus.
Pilih dan klik menu Edit, Delete, maka kota dialog delete akan ditampilkan seperti berikut ;
Pada kotak delete tersebut pilih salah satu model penghapusan berikut ini ;
1. Shift cell left, digunakan untuk menghapus seluruh isi sel/ range yang disorot dan diganti dengan data pada baris yang sama yang terletak disebelah kanannya.
2. Shift cell up, digunakan untuk menghapus seluruh isi sel/ range yang disorot dan diganti dengan data pada kolom yang sama yang terletak disebelah bawahnya.
3. Entire Row, digunakan untuk menghapus seluruh isi sel/ range pada baris yang disorot.
4. Entire Columns, digunakan untuk menghapus seluruh isi sel/range pada kolom yang disorot.
Klik OK untuk menutup ini.
Tugas Anda : Bagaimana caranya menyembunyikan kolom dan baris, sehingga tidak terlihat dilayar ?
8.5 Mengetengahkan Judul Tabel (Merge & Center)
• Sorotlah judul tabel tersebut sesuai dengan lebar tabel. (sorot perbaris)
• Klik icon Merge & Center yang terletak pada toolbar standar.
8.6 Memberi Garis Pembatas (Border)
Bingkai atau garis pembatas perlu dibuat agar tampilan dari data yang kita buat lebih baik dan lebih mudah untuk dibaca. Untuk melakukan hal ini, ikuti langkat berikut ini :
• Sorotlah sel/range yang akan diberi bingkai.
• Pilih menu Format dan klik Cell atau tekan tombol Ctrl+1, Kotak dialog format akan ditampilkan.
• Klik tab Border, maka akan ditampilkan seperti berikut ;
Pada bagian Preset, pilih salah satu tombol berikut ;
None, digunakan untuk menghapus seluruh garis pembatas dan bingkai yang telah ada.
Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range yang disorot.
Inside, digunakan untuk menempatkan garis pembatas dibagian dalam range.
Border, digunakan untuk memberi garis pembatas, pada bagian yang diinginkan, atas, tengah, bawah, miring, sebelah kanan, kiri dll.
Pada bagian Style, pilih model garis yang dinginkan.
Untuk memberi warna pada garis, pilih salah satu warna yang telah disediakan oleh Excel 2000 pada tab Color.
Klik OK untuk menutup jendela ini.
9. Membuat Tabel dan Grafik
Tabel dan grafik merupakan dua hal yang tak terpisahkan dalam mengelola data dengan Excel 2000. Berikut ini kita akan membahas bagaimana cara membuat tabel dan grafik ini.
9.1 Membuat Tabel
Pada materi sebelumnya, membuat garis pembatas/bingkai, sebenarnya kita telah belajar membuat tabel, tapi pada bagian ini kita akan membuat tabel dengan memanfaat fasilitas yang telah disediakan oleh Excel 2000 yang dikenal dengan Autoformat. Dengan fasilitas ini, Excel 2000 telah menyediakan berbagai macam format tabel, kita tinggal memilih dan memanfaatkannya saja. Berikut cara menggunakan fasilitas ini :
• Sorotlah range data yang akan dibuat tabelnya
• Pilih menu Format, dan klik AutoFormat, maka kota dialog Auto Format akan ditampilkan seperti berikut ini ;
Gunakan vertikal scroll bar untuk melihat model tabel lainnya yang disediakan oleh Excel 2000.
Klik salah satu model tabel yang diinginkan.
Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka range yang disorot tadi akan diubah sesuai dengan tabel yang anda pilih.
9.2 Membuat Grafik
1. Membuat Grafik Menggunakan Chart Wizard
Untuk membantu penjelasan materi ini, perhatikan tabel berikut ini :
Langkah-langkah membuat grafik ;
1. Sorotlah range data yang akan dibuat grafik (mencakup judul baris dan judul kolom). Sebagai contoh, sorotlah range B6:G11.
2. Klik icon Chart Wizard , maka kotak dialog Chart Wizard-Step 1 0f 4, akan ditampilkan seperti berikut ;
3. Pada daftar Chart type, pilih model grafik yang diinginkan dan pada Chart sub-type pilih model tampilan yang diinginkan. Untuk melihat tampilan grafik sementara, anda dapat meng-klik tombol Press and Hold to view sample tanpa melepaskan penekanan tombol mouse. Jika kurang puas dengan tampilan tersebut, kita juga dapat memilih model lain, dengan meng-klik Custom Type. Untuk contoh pilihlah model Column dengan sub tipe yang terakhir(urutan ketujuh).
4. Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 2 of 4
Isilah tab data range dengan meng-klik tombol pemilihan data yang terletak sebelah kanan kotak ini. Karena kita telah menyorot range data tersebut, maka otomatis akan ditampilkan. Kita tinggal memilih jenis Series in, apakah baris atau kolom. Dalam hal ini kita memilih baris. Kita juga diberi kebebasan untuk memilih model yang digunakan dengan meng-klik tab Series.
5. Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 3 of 4 – Chart Options, ditampilkan seperti berikut ;
6. Tab Titles digunakan untuk membuat judul grafik, dimana
• Chart Title, diisi dengan judul tabel
• Category (X) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu X
• Series (Y) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Y
• Value (Z) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Z
7. Tab Axes digunakan untuk mengatur judul sumbu (axis), kita dapat mengatur apakah judul sumbu category (X)axis, series (Y) axis dan Value (Z) axis akan ditampilkan atau tidak. Jika ingin ditampilkan, ceklislah sumbu tersebut.
8. Tab Gridlines digunakan untuk mengatur tampilan garis skala pembantu (grid) pada sumbu X, Y dan Z dengan pilihan mayor gridlines (jarak antar garis agak lebar) dan minor gridlines (jarak antar garis dekat). Ceklislah pada sumbu yang diinginkan untuk menampilkannya.
9. Tab Legend digunakan untuk mengatur tampilan legend dari grafik.Tandailah option Show Legend untuk menampilkan legend dan tentukan posisi legend pada option Placement apakah di bawah (bottom), pojok (corner), atas (top), kanan (right) atau disebelah kiri (left)
10. Tab Data Labels digunakan untuk mengatur penempatan label data pada grafik. Label data ini berupa teks, nilai data, atau tidak ada sama sekali, tergantung kebutuhan kita masing-masing.
11. Tab Data Table digunakan untuk mengatur apakah ingin menampilkan data tabel atau tidak pada bagian bawah grafik.
12. Klik tombol Next untuk melangkah ketahap akhir pembuatan grafik ini, yaitu Chart Wizard – Step 4 of 4 - Chart Location. Lihat gambar berikut ;
Pada kotak dialog ini terdapat dua pilihan yaitu;
1. As new sheet, jika ingin menampilkan grafik pada lembar kerja yang baru (terpisah dengan data) tapi tetap dalam buku kerja yang sama, atau
2. As object in, jika ingin menempatkan grafik pada lembar kerja data secara bersamaan atau berdampingan.
13. Klik Finish untuk menutup jendela ini.
10. Mencetak Lembar Kerja
Mencetak lembar kerja merupakan hal penting yang haris kita lakukan, agar apa yang telah kita olah di Excel 2000 dapat dibuat hardcopynya, apakah sebagai laporan, tugas, atau sebagai arsip saja.
Langkah-langkah mencetak lembar kerja ;
a. Jika ingin mencetak range tertentu dari data maka sorotlah terlebih dahulu range yang akan dicetak, kalau tidak langsung kelangkah berikutnya.
b. Pilih menu File dan klik Print, maka kota dialog pencetakan akan ditampilkan seperti berikut ;
1.
c. Pilihan Name diisi denga jenis printer yang terpasang pada komputer saat ini.
d. Pilihan Print Range digunakan untuk menentukan range data yang akan dicetak, apakah keseluruhan (All) atau range tertentu dari halaman (from) tertentu sampai kehalaman tertentu. Misal halaman 1 sampai dengan 5, maka isilah 1 pada kotak from dan 5 pada kotak to.
e. Pilihan Print What digunakan untuk menetukan data yang akan dicetak, apakah data yang disorot saja (selection), seluruh isi lembar kerja yang aktif (Active Sheet(s)) atau ingin mencetak seluruh lembar kerja yang ada pada buku kerja yang aktif saat ini.
f. Isilah Number of copies dengan nilai tertentu jika ingin mencetak data rangkap.
g. Klik OK untuk menutup jendela ini dan printer akan melaksanakannya.
Catt. Biasakanlah melihat hasil cetakan kelayar terlebih dahulu sebelum mencetak ke printer, dengan cara meng-klik tombol Preview yang terdapat pada bagian bawah kiri dari kotak dialog Print tersebut.
Untuk hasil cetak yang lebih baik, coba anda pelajari perintah pada menu File dan klik Page Setup. Dengan tampilan seperti berikut ;
1. Pendahuluan 2
2. Memulai Excel 2000 2
3. Mengenal Elemen Jendela Excel 2000 3
4. Mengakhiri Excel 2000 4
5. Bekerja Dengan Excel 2000 4
5.1 Mengenal Tipe Data Pada Excel 2000 5
5.3 Memilih Area Kerja 6
5.4 Memasukkan Data 6
5.5 Menghapus Data 7
5.6 Mengatur Lebar Kolom 7
5.7 Mengatur Tinggi Baris 8
5.8 Membuka Lembar Kerja Baru 8
5.9 Membuka Lembar Kerja Yang Telah Ada 8
5.10 Menyimpan Lembar Kerja 8
5.11 Menyimpan Lembar Kerja dengan Nama lain 9
6. Menggunakan Rumus (Formula) dan Fungsi 9
6.1 Menulis Rumus 9
6.2 Menggunakan Fungsi 10
6.3 Mengenal Fungsi yang sering digunakan 11
7. Mengatur Tampilan 16
7.1 Mengatur Tampilan Data Angka 16
7.2 Mengatur Tampilan Data Tanggal 17
7.3 Mengatur Tampilan Data Waktu 18
7.4 Mengatur Tampilan Data Huruf/Teks 18
8. Edit Data 20
8.1 Menyalin Data (Copy) 20
8.2 Memindahkan Data (Cut) 21
8.3 Menyisip Baris/Kolom (Insert) 21
8.4 Menghapus Baris, Kolom dan Sel (Delete) 22
8.5 Mengetengahkan Judul Tabel (Merge & Center) 22
8.6 Memberi Garis Pembatas (Border) 22
9. Membuat Tabel dan Grafik 23
9.1 Membuat Tabel 23
9.2 Membuat Grafik 24
10. Mencetak Lembar Kerja 27
Bagian 2: Mengenal MS Excel
1. Pendahuluan
Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi.
Excel 2000 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet.
Walaupun demikian, Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft ini.
2. Memulai Excel 2000
Excel 2000 baru dapat dijalankan apabila sistem operasi windows telah kita aktifkan. Langkah-langkah memulai bekerja dengan Excel 2000 sebagai berikut ;
Aktifkan Komputer terlebih dahulu.
Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar.
Muncul sejumlah menu, pilih Program.
Klik Microsoft Excel
Tunggu hingga tampil layar Excel 2000 yang masih kosong. (lihat gambar 2.
Microsoft Excel siap untuk digunakan.
Gambar 1.
Cara mengaktifkan Microsoft Excel
3. Mengenal Elemen Jendela Excel 2000
Setelah Excel 2000 diaktifkan, maka akan tampil lembar kerja yang masih kosong dengan nama Book1, seperti berikut ;
Menu Bar, berisi sederetan menu yang dapat digunakan, dimana setiap menu mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Edit, akan mempunyai sub menu yang berhubungan dengan edit data, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu bar terdiri dari :
Menu ini dapat dipilih dengan Mouse atau menggunakan tombol kombinasi ALT+huruf menu yang bergaris bawah secara bersamaan. Misalkan kita akan memilih menu edit, maka tekanlah tombol ALT jangan dilepas lalu tekan huruf E.
Toolbars Standard, adalah sederetan icon-icon yang akan sering digunakan. Toolbar digunakan agar kita dapat memilih dan menjalankan perintah dengan cepat dan mudah. Defaultnya toolbar ini terdiri dari :
Masing-masing toolbar mempunyai nama dan fungsi masing-masing, untuk mengetahui namanya cukup dengan mengarahkan pointer mouse ke icon yang dituju, tunggu sesaat, maka akan muncul nama dari icon tersebut.
Toolbar Formatting, adalah toolbar yang sering kita gunakan yang berfungsi dalam hal memformat lembar kerja, apakah itu rata kiri, kanan atau rata tengah, kita juga bisa cetak tebal, miring atau bergaris bawah, semua ini adalah bagian dari proses memformat lembar kerja. Standarnya, toolbar ini terdiri dari :
Kita tinggal meng-klik icon tersebut untuk menggunakannya.
Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Excel 2000 adalah 65.536 baris.
Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom)
Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1.
Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1
Scroll Bar, berfungsi untuk menggeser lembar kerja secara vertikal (Vertical Scroll Bar) dan horizontal (Horizontal Scroll Bar).
4. Mengakhiri Excel 2000
Jika telah selesai bekerja dengan Excel 2000, kita dapat menutup atau mengakhirinya dengan menggunakan langkah-langkah berikut ;
Pilih dan Klik File, Exit, atau
Klik tombol Close (X) yang terletak pada pojok kanan atas jendela Excel 2000, atau
Klik ganda Icon kontrol menu yang berada pada pojok kiri atas jendela excel 2000, atau
Tekan tombol Alt+F4
Tunggu beberapa saat, sampai jendela Excel 2000 ditutup.
5. Bekerja Dengan Excel 2000
Dalam Excel 2000 kita akan sering berhubungan dengan kata Sel dan Range. Untuk itu kita jelaskan lagi bahwa SEL adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sedangkan RANGE adalah gabungan dari beberapa sel. Misalnya kumpulan sel A1 sampai dengan C10 disebut sebagai range A1:C10, kita juga bisa menyebutnya dengan range C10:A1. Lihat gambar
:
5.1 Mengenal Tipe Data Pada Excel 2000
Sebelum melangkah lebih jauh dengan Excel 2000, ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal tipe-tipe data yang terdapat pada excel itu sendiri.
1. Tipe Data Alpha Numerik/Teks
Adalah tipe data berupa teks seperti huruf (A – Z, a – z), simbol (*, ^, $, %, #, @, dll) dan angka (0 – 9) yang tidak akan diproses secara matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel 2000 akan dibuat rata kiri dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu (‘) yang diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpha numerik/teks, maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti : ‘2001
2. Tipe Data Numerik/Angka
Adalah data yang terdiri dari angka (0 – 9), waktu dan tanggal yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan rata kanan oleh Excel 2000.
3. Tipe Data Formula
Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan serta fungsi matematika lainnya. Tipe data ini ini merupakan tipe data yang terpenting dalam Excel 2000, karena akan selalu digunakan dalam pengolahan data.
5.2 Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)
Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard :
Tombol Fungsi
← ↑ → ↓ Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah
Tab Pindah satu sel ke kanan
Enter Pindah satu sel ke bawah
Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri
Shift + Enter Pindah satu sel ke atas
Home Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp Pindah satu layar ke atas
PgDn Pindah satu layar ke bawah
Alt + PgUp Pindah satu layar ke kiri
Alt + PgDn Pindah satu layar ke kanan
Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya
Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya
5.3 Memilih Area Kerja
1. Memilih Sel
Memilih sel cukup dengan meng-klik pada sel yang dituju. (lihat pembahasan sebelumnya)
2. Memilih Range
Untuk memilih/mengaktifkan suatu range dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu
a. Menggunakan Mouse
Klik dan tahan mouse di awal range (Ingat : jangan meng-klik dibagian kanan bawah, karena bagian ini mempunyai fungsi lain)
Geser mouse sampai ke akhir range
Lepaskan tombol mouse
b. Menggunakan Keyboard
Letakkan penunjuk sel di awal range
Tekan tombol SHIFT dan sorot range dengan menggunakan tanda panah.
3. Memilih Baris dan Kolom
Isi suatu kolom dan baris dapat kita sorot/pilih secara keseluruhan dengan meng-klik di huruf kolom atau nomor baris yang diinginkan. Misalkan kita ingin menyorot seluruh isi kolom A, maka cukup dengan meng-klik huruf A yang teletak dibagian atas. Begitu juga halnya dengan baris. Jika ingin memilih lebih dari satu kolom atau baris yang berdekatan dapat dilakukan dengan cara meng-klik awal kolom/baris (jangan dilepas), geser mouse ke akhir kolom/baris yang dipilih, baru dilepas.
5.4 Memasukkan Data
Dalam Excel 2000 ada beberapa jenis data yang harus kita ketahui, diantaranya adalah data berupa teks, nilai/angka, tanggal dan jam yang masing-masingnya mempunyai format tersendiri. Secara umum cara memasukan data ke dalam suatu sel dapat dilakukan sebagai berikut ;
1. Pilih dan klik sel tempat data yang akan dimasukan.
2. Ketikkan data yang akan dimasukkan.
3. Tekan enter untuk mengakhirinya.
Kita juga dapat menggunakan tombol ,,,atau tombol PgDn dan PgUp untuk mengakhiri pemasukan data. Untuk mengedit data yang telah dimasukan dapat digunakan tombol fungsi F2 dengan cara mengarahkan penunjuk sel ke sel yang dituju lalu tekan tombol F2, lakukan perbaikan. Gunakan tombol ESC untuk membatalkan pemasukkan data.
5.5 Menghapus Data
Untuk menghapus data disuatu sel atau range tertentu, dapat dilakukan dengan cara ;
1. Pilih sel atau range yang datanya akan dihapus
2. Pilih dan Klik menu Edit, Clear, Contents Del atau langsung meng-klik tombol Delete.
Dengan langkah diatas, format dan komentar sel tidak akan dihapusnya. Yang dimaksud dengan format sel/range adalah selain dari isi sel itu sendiri, misalnya garis tabel, shadow, dll. Sedangkan komentar adalah teks yang dimasukkan pada suatu sel, jika pointer sel diarahkan ke sel tersebut, maka akan muncul komentar.
Untuk menghapus format sel ini dapat dilakukan dengan memilih Edit, Clear, Formats dan Edit, Clear, Comments untuk menghapus komentar. Dan pilih Edit, Clear, All untuk menghapus semuanya (isi, format dan komentar yang terdapat pada suatu sel/range).
5.6 Mengatur Lebar Kolom
Lebar kolom pada Excel 2000 dapat kita ubah sesuai dengan keinginan kita. Ada beberapa metoda yang disediakan oleh Excel 2000, yaitu ;
1. Mengubah Lebar Kolom Menjadi Lebar Tertentu
Untuk mengubah lebar kolom menjadi lebar tertentu, dapat dilakukan dengan cara ;
a. Letakkan Penunjuk sel pada kolom yang akan dirubah, jika kolomnya yang dirubah lebih dari satu kolom, maka sorotlah seluruh kolom yang akan diubah.
b. Pilih dan klik menu Format, Column, Width, maka kotak dialog pengubahan kolom akan ditampilkan, seperti berikut ;
c. Pada kotak isian Column Width, ketikkan nilai lebar kolom yang diinginkan.
d. Klik OK untuk menutup kotak dialog ini.
2. Mengubah Lebar Kolom Menggunakan Mouse
Mengubah lebar kolom dengan Mouse dapat dilakukan lebih cepat dibanding dengan cara diatas. Caranya seperti berikut ini ;
a. Arahkan penunjuk mouse pada batas kanan dari kolom yang akan diubah, sehingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi panah dua arah. Jika ingin mengubah beberapa kolom, sorotlah terlebih dahulu kolom-kolom yang diubah, lalu arahkan penunjuk mouse pada kolom bagian kanan. Ingat : Penunjuk mouse diletakkan disebelah kanan huruf kolom.
b. Klik dan geser penunjuk mouse tersebut kekiri atau kekanan sesuai dengan lebar kolom yang diinginkan.
3. Mengubah Lebar Kolom Agar Sesuai Dengan Panjang Data
Kita juga dapat mengatur agar lebar kolom berubah otomatis sesuai dengan panjang data pada kolom tersebut, hal ini dapat dilakukan dengan cara ;
a. Arahkan penunjuk mouse pada huruf sebelah kanan dari kolom yang akan diubah. Misalkan Kolom B, letakkan penunjuk mouse disebelah kanan dari huruf B tersebut, sehingga penunjuk mouse berubah menjadi tanda panah dua arah.
b. Klik dua kali pada kondisi penunjuk mouse seperti itu. Ingat : data telah ada pada kolom tersebut sebelumnya. Dengan perintah ini otomatis lebar kolom akan disesuaikan dengan data yang terpanjang.
5.7 Mengatur Tinggi Baris
Untuk mengubah tinggi baris sesuai dengan kebutuhan kita, dapat dilakukan dengan cara ;
1. Letakkan penunjuk sel pada baris yang akan diubah tingginya. Jika lebih dari satu baris, maka sorotlah terlebih dahulu seluruh baris yang akan diubah.
2. Pilih dan klik menu Format, Row, Height, sehingga muncul kotak dialog seperti berikut ;
3. Pada kotak Row Height, isilah sesuai dengan nilai tinggi baris yang diinginkan.
4. Klik OK sebagai tanda persetujuan.
Untuk lebih cepatnya, kita juga bisa menggunakan mouse untuk mengubah tinggi baris, caranya ;
1. Arahkan penunjuk mouse pada bagian bawah dari nomor baris yang akan diubah tingginya. Jika lebih dari satu baris, maka sorotlah seluruh nomor baris yang akan diubah tingginya, lalu arahkan penunjuk mouse kebagian paling bawah dari nomor yang akan diubah tersebut.
2. Klik dan geserlah mouse ke atas atau kebawah sesuai dengan tinggi yang inginkan.
5.8 Membuka Lembar Kerja Baru
Membuka lembar kerja baru dapat dilakukan seperti berikut ;
1. Pilih dan klik menu File, New atau tekan Ctrl+N, sehingga muncul kotak dialog membuka lembar kerja.
2. Pada kotak dialog tersebut, klik Tab General dan pilih icon workbook.
3. Klik OK untuk menutup kotak dialog ini.
Disamping cara diatas, kita juga bisa membuka lembar kerja dengan meng-klik Icon New ( ) yang terdapat toolbars standar. Cara ini lebih efektif dan cepat dibanding dengan cara diatas.
5.9 Membuka Lembar Kerja Yang Telah Ada
Membuka lembar kerja yang telah ada dapat dilakukan dengan cara ;
1. Pilih dan klik menu File, Open atau tekan Ctrl+O sehingga muncul kota dialog membuka file. Dapat juga dilakukan dengan meng-klik Icon Open ( )yang terdapat pada toolbars standar.
2. Pada tombol daftar pilihan Look In, pilih dan klik folder yang dinginkan.
3. Pada kotak isian File Name ketikan nama file yang akan dibuka, atau klik nama file yang terdapat kotak Look In.
4. Klik Open untuk membuka lembar kerja tersebut.
5.10 Menyimpan Lembar Kerja
Untuk menyimpan lembar kerja, dapat dilakukan dengan cara ;
1. Pilih dan klik menu File, Save, sehingga muncuk kotak dialog penyimpan.
2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.
3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan.
4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.
Setelah melakukan proses diatas, untuk menyimpan selanjutnya dapat dilakukan dengan meng-klik Icon Save ( )yang terdapat pada toolbars standar.
5.11 Menyimpan Lembar Kerja dengan Nama lain
Menyimpan lembar dengan nama lain, biasanya bertujuan untuk membuat duplikat dari lembar kerja, atau ingin membuat lembar kerja baru dengan format yang sama dengan lembar kerja yang akan disimpan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara ;
1. Pilih dan klik menu File, Save As, sehingga muncul kotak dialog Save As.
2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.
3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan.
4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.
6. Menggunakan Rumus (Formula) dan Fungsi
Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ;
Lambang Fungsi
+ Penjumlahan
- Pengurangan
* Perkalian
/ Pembagian
^ Perpangkatan
% Persentase
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-).
6.1 Menulis Rumus
Untuk menulis rumus, ada beberapa cara, diantaranya (lihat contoh berikut)
1. Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung
1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan (pada contoh diatas sel C6)
2. Pada formula bar, ketikkan = 5000000+3500000, lalu tekan tombol enter.
Menulis rumus dengan cara ini cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta angkanya tetap.
2. Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel
1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan (sel C6 misalnya)
2. Pada formula bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tombol enter.
Menulis rumus dengan cara ini sangat bermanfaat jika datanya sering berubah.
3. Menulis rumus dengan bantuan mouse
a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan (pada contoh diatas sel C6)
b. ketikkan = , kemudian pilih dan klik sel C4
c. Ketik +, kemudian pilih dan klik sel C5
d. Tekan tombol enter
Menulis rumus dengan cara ini sangat dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik alamt sel.
6.2 Menggunakan Fungsi
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Excel 2000, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung (). Perhatikan kembali contoh diatas, tapi kita akan menggunakan fungsi untuk mengolahnya.
Cara menulis fungsi
1. Menulis fungsi secara langsung (manual)
a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh diatas sel C6)
b. Ketikkan =SUM(C4:C5)
c. Tekan tombol enter untuk memprosesnya.
Catt. SUM(C4:C5), SUM adalah fungsi untuk penjumlahan dan (C4:C5) adalah argumen berupa alamat sel.
2. Menulis fungsi dengan memanfaatkan Paste Function
Paste Function adalah salah satu cara untuk menulis fungsi yang disediakan oleh Excel 2000, dimana kita dipandu untuk menulis fungsi beserta argumennya, sehingga kesalahan dalam pengetikkan fungsi dan argumennya dapat terhindar. Untuk menggunakan fasilitas ini, ikuti langkah-langkah berikut ;
a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh diatas, sel C6)
b. Pilih dan Klik menu Insert, Function atau klik icon paste function yang terdapat pada toolbar standar. Maka akan tampil kotak dialog berikut ;
c. Pada daftar pilihan Function category, pilih dan klik Math & Trig, maka dibagian Function name akan muncul daftar fungsi matematika dan trigonometri yang disediakan Excel 2000.
d. Pilih dan Klik fungsi SUM karena kita akan menggunakan fungsi ini untuk menjumlahkan. Pada bagian bawah dari daftar pilihan tersebut ditampilkan sintak penulisan dari fungsi yang dipilih. Seperti diatas, aturan penulisan fungsi SUM adalah SUM(number1,number2,…).
e. Klik OK sebagai tanda persetujuan, berikutnya akan tampil kotak pengisian argumen dari fungsi, seperti berikut ;
f. Pada kotak isian Number1, tentukan range data yang akan dijumlah, dalam hal ini kita isikan range C4:C5. Kalau masih ada range yang lain, maka dapat diisikan pada daftar isian number2. Saran : Dalam pengisian range ini sebaiknya menggunakan tombol pemilihan range yang terdapat disebelah kanan kotak isian.
g. Klik OK jika argumen yang dimasukan telah benar. Maka hasilnya akan ditampilkan pada sel yang dipilih tadi. (sel C6)
6.3 Mengenal Fungsi yang sering digunakan
Dari gambar kotak dialog Paste Function diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Excel 2000 membagi fungsi berdasarkan kelompok masing, seperti kelompok financial, date & time, math & trig, statistical, database, dan satu kelompok untuk fungsi yang sering digunakan (most recently used). Pada bagian ini kita akan membahas sebagian dari fungsi yang sering digunakan tersebut. Untuk membantu penjelasannya, perhatikan tabel berikut ;
Icon Pemilihan range
1. Fungsi Average(…)
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data(range). Bentuk umum penulisannya adalah ;
=AVERAGE(number1,number1,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Untuk mengisi nilai rata-rata pada contoh diatas, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol enter. Hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi sel i8 INGAT posisi penunjuk sel harus berada pada sel i8 sebelum perintah tersebut dilaksanakan.
2. Fungsi Logika IF(…)
Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut ;
Lambang Fungsi
= Sama dengan
< Lebih kecil dari
> Lebih besar dari
<= Lebih kecil atau sama dengan
>= Lebih besar atau sama dengan
<> Tidak sama dengan
Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ;
=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi logika (logical_test) bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan, jika salah, maka perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Lihat contoh berikut ;
Kolom keterangan diisi dengan ketentuan, jika status sama dengan K, maka keterangannya KAWIN, jika tidak, maka keterangan berisi TIDAK KAWIN. Ini dapat diselesaikan dengan rumus =IF(C3=”K”, “KAWIN”,”TIDAK KAWIN”). Pada rumus diatas kita lihat bahwa jika datanya bertipe Teks/alpha numerik harus diapit oleh tanda kutip dua, lain halnya dengan tipe data numerik, tidak boleh menggunakan tanda kutip. Untuk kondisi IF bertingkat, coba perhatikan rumus untuk mengisi nilai huruf pada contoh pertama tadi. (kasus nilai mahasiswa)
=IF(H8>=81,"A",IF(H8>=66,"B",IF(H8>=56,"C",IF(H8>40,"D","E")))), hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi kolom keterangan, dengan ketentuan, Jika nilai hurufnya sama dengan “A” maka keterangan “SANGAT MEMUASKAN, jika “B” maka “MEMUASKAN”, jika “C”, maka “CUKUP”, dan jika “D” maka bernilai “KURANG”, selain dari itu, maka bernilai “GAGAL”. Coba anda isi, OK !.
3. Fungsi Max(…)
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;
=MAX(number1,number1,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Untuk mengisi sel H16 pada contoh diatas, maka rumusnya adalah =MAX(H8:H15)
4. Fungsi Min(…)
Sama halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data numerik. Kita dapat mengisi sel H17 dengan rumus =MIN(H8:H15).
5. Fungsi Count(…)
Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih. Pada contoh diatas, range yang kita pilih adalah (H8:H15). Maka dapat ditulis rumusnya untuk mengisi sel H19 dengan =COUNT(H8:H15).
6. Fungsi Sum(…)
Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Lihat pembahasan sebelumnya.
Jika berhasil mempraktekkan rumus diatas, maka hasil akhir dari contoh nilai mahasiswa diatas adalah ;
7. Fungsi STDEV(…)
Digunakan untuk menentukan standar deviasi dari suatu data (range). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =STDEV(number1,number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data koresponden yang akan dicari nilai standar deviasinya.
8. Fungsi Var(…)
Fungsi ini digunakan untuk menentukan nilai variance dari suatu data (range). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =VAR(number1,number2,…).
-------------------------------------------------------------------------------------
Untuk membantu penjelasan fungsi left, mid dan right, perhatikan tabel berikut;
9. Fungsi Left(…)
Fungsi left digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kiri, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil. Lihat rumus pada sel E3 diatas.
10. Fungsi MID
Fungsi ini digunakan untuk mengambil sebagian karakter bagian tengah dari suatu teks. Bentuk umum pemakaian fungsi ini adalah =MID(text,start_num,num_chars). Artinya mengambil sejumlah karakter mulai dari start_num, sebanyak num_char. Untuk jelasnya pelajari rumus pada sel E4 diatas.
11. Fungsi RIGHT
Fungsi ini merupakan kebalikan dari fungsi left, kalo fungsi left mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri, maka fungsi mengambil sejumlah karakter dari sebelah kanan teks.. Bentuk umum penulisannya adalah =RIGHT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kanan, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil. Lihat rumus pada sel E5 diatas.
12. Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP
Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel secara horizontal (VLOOKUP) atau secara vertikal (VLOOKUP). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah :
=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,…)
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num,…)
Dari rumus diatas, dapat dilihat bahwa bedanya hanya pada nomor indeksnya saja, kalau kita pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor indeks baris (Row_index_num), tapi kalu pakai VLOOKUP digunakan nomor indeks kolom (Col_index_num). Nomor indeks adalah angka untuk menyatakan posisi suatu kolom/baris dalam tabel yang dimulai dengan nomor 1 untuk kolom/baris pertama dalam range data tersebut. Untuk contoh buatlah tabel berikut :
Dari tabel diatas, kita akan mengisi kolom Nama Barang dan Nilai barang berdasarkan dari tabel daftar harga barang. Kita dapat mengisi sel E15 dengan rumus
=VLOOKUP(D15,$C$5:$E$9,2) dan sel F15 dengan rumus
=C15*VLOOKUP(D15,$C$5:$E$9,2). Copylah rumus tersebut kebawah sampai data terakhir. Untuk menghindari kesalahan pengetikan rumus, kita dapat menggunakan fasilitas yang telah disediakan oleh Excel 2001 (insert, function), dengan cara ;
Klik sel E15
Pilih menu Insert dan klik Function sehingga muncul kotak dialok Paste Function.
Pada daftar Function category, klik Lookup & Reference dan pada Function name klik VLOOKUP lalu klik OK sehingga tampil kotak dialog VLOOKUP seperti berikut ;
Lookup_value diisi dengan sel kunci yang akan dibandingkan dengan tabel. Untuk contoh diatas, ketikkan D15.
Table_array diisi dengan range tabel data yang akan dibaca (tabel daftar harga barang). Ketikkan C5:E9 lalu tekan tombol F4 agar alamat sel tersebut menjadi absolut. Sehingga rumusnya menjadi $C$5:$E$9
Col_index_num diisi nomor indeks kolom yang akan dimabil datanya, dalam hal ini isi dengan 2 karena kita akan mengambil data nama barang.
Klik OK, maka hasilnya ditampilkan pada sel E15.
Copylah rumus tersebut ekbawah sampai data terakhir.
Lakukan hal yang sama untuk mengisi kolom nilai barang. Jika tidak ada kesalahan, maka hasilnya seperti berikut ;
Dengan cara kerja yang sama, Anda dapat mempelajari bagaimana cara menggunakan fungsi HLOOKUP.
7. Mengatur Tampilan
Mengatur tampilan merupakan hal penting dilakukan, karena dengan tampilan yang lebih baik, maka apa yang kita olah akan lebih mudah dibaca dan dimengerti. Ada empat hal yang perlu kita atur tampilannya, yaitu ;
7.1 Mengatur Tampilan Data Angka
Ada dua cara untuk mengatur format tampilan data angka ;
1. Secara langsung (Manual)
Secara manual maksud adalah kita langsung mengetikkan format tampilan angka sewaktu kita mengetikkan angka itu sendiri. Misalnya kita ingin menggunakan pemisah ribuan dengan koma(,), maka kita tinggal mengetikkan 500,000. untuk lebih jelasnya perhatikan tabel dibawah ini ;
2. Menggunakan Perintah Format Cell
Perintah format cell sangat dianjurkan guna mengurangi kesalahan dalam pengetikan data angka. Ikuti langkah-langkah dibawah ini untuk menggunakan perintah ini;
Sorot terlebih dulu sel atau range yang akan diatur tampilannya.
Pilih dan klik menu Format, Cell atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+1. Maka akan tampil kotak dialog format cell.
Klik tab Number dan pada daftar pilihan Category, pilih kategori format yang diinginkan. Untuk sementara kita pilih Number. Perhatikan gambar berikut ;
Pada tab Decimal place tentukan jumlah digit angka desimal yang ditampilkan, standarnya 2 digit. Ceklis pada Use 1000 separator(,) jika ingin memberi pemisah koma (,) pada angka ribuan. Pada daftar pilihan dibawahnya pilih salah tanda negatif yang diinginkan.
Klik OK untuk menutup jendela ini.
Jika kita memilih katagori Currency atau Accounting, pilih dan klik lambang uang yang diinginkan pada daftar pilihan Symbol.
7.2 Mengatur Tampilan Data Tanggal
Untuk memasukan data tanggal ini disesuaikan dengan format tanggal yang berlaku pada windows, standarnya mm/dd/yy(bulan/tanggal/tahun). Misalnya ingin mengetikkan tanggal 13 Januari 2001, maka cukup diketikkan 01/13/01. Untuk jelasnya ikuti langkat berikut ;
Letakkan penunjuk sel diposisi yang dinginkan.
Ketikkan tanggal yang dinginkan, misalnya tanggal 1 Nopember 2001 dengan cara 11/01/01.
Sorotlah sel/range tersebut untuk diubah tampilan format tanggalnya.
Pilih dan klik menu Format, Cell, maka kotak dialog format cell akan ditampilkan.
Pada kotak dialog tersebut, klik tab Number dan pilih Date pada daftar pilihan Category.
Pada tab Type pilih jenis tampilan tanggal yang dinginkan. Lihat gambar berikut ;
Pada kotak sample kita dapat melihat hasil tampilnnya.
Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka sel/range yang disorot tadi akan berubah sesuai dengan format yang telah diset tadi.
7.3 Mengatur Tampilan Data Waktu
Sama halnya dengan memasukan data tanggal, memasukan data waktu juga harus disesuaikan dengan format waktu pada windows. Untuk melihat format waktu di windows, dapat dilihat pada bagian kanan bawah dari windows. Defaultnya adalah hh:mm:ss (jam:menit:detik), misalkan kita ingin memasukkan jam 12 tepat, maka ketikkan 12:00. Untuk lebih jelas, ikuti langkah-langkah berikut ini :
Letakkan penunjuk sel diposisi yang dinginkan.
Ketikkan waktu/jam yang dinginkan, misalnya jam 2 siang lewat 25 menit dengan cara 14:25
Sorotlah sel/range tersebut untuk diubah tampilan format waktunya.
Pilih dan klik menu Format, Cell, maka kotak dialog format cell akan ditampilkan.
Pada kotak dialog tersebut, klik tab Number dan pilih Time pada daftar pilihan Category.
Pada tab Type pilih jenis tampilan waktu yang dinginkan. Lihat gambar berikut ;
Kotak sample akan menampilkan hasil pilihan anda.
Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka sel/range yang disorot tadi akan berubah sesuai dengan format yang telah kita set.
Jika ingin menampilkan tanggal dan waktu sekarang, kita langsung dapat mengetikkan =NOW() pada formula bar, lalu tekan tombol enter.
7.4 Mengatur Tampilan Data Huruf/Teks
Seperti Word 2000, di Excel 2000 kita juga bisa mengatur tampilan huruf, apakah cetak tebal, miring, garis bawah, berwarna merah dengan font Arial, Times New Roman dan lain sebagainya. Untuk lebih jelasnya, ikuti langkah-langkah berikut ini :
Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan diubah tampilannya.
Pilih dan klik menu Format, Cell atau tekan tombol Ctrl+1. Kotak dialog format cell akan ditampilkan.
Pada kotak dialog tersebut pilih tab Font, sehingga tampilannya menjadi ;
Pilih dan klik nama huruf (Font), gaya tampilan huruf (Font style), ukuran huruf (Size), jenis garis bawah (Underline), warna huruf (Color) dan efek khusus lainnya sesuai keinginan kita.
Klik OK untuk menutup jendela ini.
Untuk mengatur perataan tampilan data, dapat dilakukan dengan ;
Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan diubah tampilannya.
Pilih dan klik menu Format, Cell atau tekan tombol Ctrl+1. Kotak dialog format cell akan ditampilkan.
Pada kotak dialog tersebut pilih tab Alignment, sehingga tampilannya menjadi ;
Pilihan Horizontal digunakan untuk memilih perataan tampilan teks secara horizontal. Lihat Gambar ;
Pilihan Vertical digunakan untuk memilih perataan tampilan teks secara vertikal. Lihat Gambar ;
Kotak Orientasi, digunakan untuk mengatur orientasi/arah perataan data dengan derajat posisi kemiringanya. Coba anda pelajari bagaimana cara membuat tampilan berikut ;
Klik OK untuk menutup jendela ini.
8. Edit Data
Dalam materi edit data ini, kita akan membahas bagaimana caranya menyalin data (copy), memindahkan data (cut), menyisip baris dan kolom (insert), menghapus baris dan kolom (delete) dan bagaimana caranya memberi bingkai dari data yang kita buat.
8.1 Menyalin Data (Copy)
Menyalin data yang ada pada suatu sel/range dapat dilakukan dengan dua cara :
1. Menggunakan perintah Copy
Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan di salin.
Pilih dan klik menu Edit, Copy atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+C.
Pindahkan penunjuk sel ke lokasi yang dinginkan.
Pilih dan klik menu Edit, Paste atau dengan menekan tombol Ctrl+V.
2. Menggunakan Mouse
Perhatikan tabel berikut ;
Asumsi jumlah barang sama.
a. Sorotlah sel/range yang akan di salin, sebagai contoh sel d3.
b. Arahkan penunjuk mouse ke Fill Handle (perhatikan tabel) sehingga beubah menjadi tanda plus (+), agak kecil ukurannya dengan yang sebelumnya.
c. Klik, jangan dilepas, dan geserlah penunjuk mouse tersebut ke sel yang yang dituju. Untuk contoh diatas sel D6, baru tombol mouse dilepaskan.
Dengan cara yang sama kita juga bisa melakukan proses penyalinan rumus. Lihat tabel, Sel F3 merupakan hasil perkalian dari sel D3 dengan sel E3. Lakukan proses penyalinan data seperti diatas. Mudah bukan !!!.
8.2 Memindahkan Data (Cut)
Seperti menyalin data diatas, kita juga dapat memindahkan data dengan dua cara, yaitu ;
1. Menggunakan Perintah Cut
Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan dipindahkan.
Pilih dan klik menu Edit, Cut atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+X
Pindahkan penunjuk sel ke lokasi yang dinginkan.
Pilih dan klik menu Edit, Paste atau dengan menekan tombol Ctrl+V.
2. Menggunakan Mouse
Perhatikan kembali tabel diatas. Kita akan memindahkan tabel diatas, ke sel B10.
Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan di salin. Sebagai contoh sorotlah range B2:F6.
Arahkan penunjukan mouse ke tepi kanan dari data yang disorot tadi. (tepi kanan kolom F, harus pada range yang disorot).
Geserlah penunjuk mouse tersebut ke sel B10, maka otomatis data yang disorot tadi akan berpindah.
8.3 Menyisip Baris/Kolom (Insert)
Kadangkala kita ingin menyisip baris/kolom karena ada data yang tertinggal. Perhatikan kembali tabel diatas.
1. Menyisip Baris
Kita akan menyisip baris pada lokasi baris kelima karena lupa memasukan barang Motherboar pada lokasi tersebut, maka caranya ;
Letakkanlah penunjuk mouse disel mana saja asal berada pada lokasi baris kelima. (misal sel B5)
Pilih dan klik menu Insert, Rows.
2. Menyisip Kolom
Pada saat mengetikan tabel diatas, kita lupa memasukkan kolom satuan setelah kolom jumlah barang. Untuk mengatasi hal tersebut ikuti langkah menyisip kolom berikut ;
Letakkanlah penunjuk mouse disel mana saja asal berada pada lokasi kolom yang diinginkan. Sebagai contoh kolom E, maka letakkakan di sel E.5 atau E.4 dsb)
Pilih dan klik menu Insert, Columns.
Jika anda berhasil melakukan proses diatas, maka hasilnya seperti berikut ;
Isilah baris dan kolom tersebut dengan data yang terlupakan. Tugas Anda : coba pelajari bagaimana caranya menyisipkan suatu sel.
8.4 Menghapus Baris, Kolom dan Sel (Delete)
Untuk manghapus baris, kolom atau sel yang tidak diperlukan lagi, dapat dilakukan dengan cara ;
Sorotlah sel atau range yang akan dihapus.
Pilih dan klik menu Edit, Delete, maka kota dialog delete akan ditampilkan seperti berikut ;
Pada kotak delete tersebut pilih salah satu model penghapusan berikut ini ;
1. Shift cell left, digunakan untuk menghapus seluruh isi sel/ range yang disorot dan diganti dengan data pada baris yang sama yang terletak disebelah kanannya.
2. Shift cell up, digunakan untuk menghapus seluruh isi sel/ range yang disorot dan diganti dengan data pada kolom yang sama yang terletak disebelah bawahnya.
3. Entire Row, digunakan untuk menghapus seluruh isi sel/ range pada baris yang disorot.
4. Entire Columns, digunakan untuk menghapus seluruh isi sel/range pada kolom yang disorot.
Klik OK untuk menutup ini.
Tugas Anda : Bagaimana caranya menyembunyikan kolom dan baris, sehingga tidak terlihat dilayar ?
8.5 Mengetengahkan Judul Tabel (Merge & Center)
• Sorotlah judul tabel tersebut sesuai dengan lebar tabel. (sorot perbaris)
• Klik icon Merge & Center yang terletak pada toolbar standar.
8.6 Memberi Garis Pembatas (Border)
Bingkai atau garis pembatas perlu dibuat agar tampilan dari data yang kita buat lebih baik dan lebih mudah untuk dibaca. Untuk melakukan hal ini, ikuti langkat berikut ini :
• Sorotlah sel/range yang akan diberi bingkai.
• Pilih menu Format dan klik Cell atau tekan tombol Ctrl+1, Kotak dialog format akan ditampilkan.
• Klik tab Border, maka akan ditampilkan seperti berikut ;
Pada bagian Preset, pilih salah satu tombol berikut ;
None, digunakan untuk menghapus seluruh garis pembatas dan bingkai yang telah ada.
Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range yang disorot.
Inside, digunakan untuk menempatkan garis pembatas dibagian dalam range.
Border, digunakan untuk memberi garis pembatas, pada bagian yang diinginkan, atas, tengah, bawah, miring, sebelah kanan, kiri dll.
Pada bagian Style, pilih model garis yang dinginkan.
Untuk memberi warna pada garis, pilih salah satu warna yang telah disediakan oleh Excel 2000 pada tab Color.
Klik OK untuk menutup jendela ini.
9. Membuat Tabel dan Grafik
Tabel dan grafik merupakan dua hal yang tak terpisahkan dalam mengelola data dengan Excel 2000. Berikut ini kita akan membahas bagaimana cara membuat tabel dan grafik ini.
9.1 Membuat Tabel
Pada materi sebelumnya, membuat garis pembatas/bingkai, sebenarnya kita telah belajar membuat tabel, tapi pada bagian ini kita akan membuat tabel dengan memanfaat fasilitas yang telah disediakan oleh Excel 2000 yang dikenal dengan Autoformat. Dengan fasilitas ini, Excel 2000 telah menyediakan berbagai macam format tabel, kita tinggal memilih dan memanfaatkannya saja. Berikut cara menggunakan fasilitas ini :
• Sorotlah range data yang akan dibuat tabelnya
• Pilih menu Format, dan klik AutoFormat, maka kota dialog Auto Format akan ditampilkan seperti berikut ini ;
Gunakan vertikal scroll bar untuk melihat model tabel lainnya yang disediakan oleh Excel 2000.
Klik salah satu model tabel yang diinginkan.
Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka range yang disorot tadi akan diubah sesuai dengan tabel yang anda pilih.
9.2 Membuat Grafik
1. Membuat Grafik Menggunakan Chart Wizard
Untuk membantu penjelasan materi ini, perhatikan tabel berikut ini :
Langkah-langkah membuat grafik ;
1. Sorotlah range data yang akan dibuat grafik (mencakup judul baris dan judul kolom). Sebagai contoh, sorotlah range B6:G11.
2. Klik icon Chart Wizard , maka kotak dialog Chart Wizard-Step 1 0f 4, akan ditampilkan seperti berikut ;
3. Pada daftar Chart type, pilih model grafik yang diinginkan dan pada Chart sub-type pilih model tampilan yang diinginkan. Untuk melihat tampilan grafik sementara, anda dapat meng-klik tombol Press and Hold to view sample tanpa melepaskan penekanan tombol mouse. Jika kurang puas dengan tampilan tersebut, kita juga dapat memilih model lain, dengan meng-klik Custom Type. Untuk contoh pilihlah model Column dengan sub tipe yang terakhir(urutan ketujuh).
4. Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 2 of 4
Isilah tab data range dengan meng-klik tombol pemilihan data yang terletak sebelah kanan kotak ini. Karena kita telah menyorot range data tersebut, maka otomatis akan ditampilkan. Kita tinggal memilih jenis Series in, apakah baris atau kolom. Dalam hal ini kita memilih baris. Kita juga diberi kebebasan untuk memilih model yang digunakan dengan meng-klik tab Series.
5. Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 3 of 4 – Chart Options, ditampilkan seperti berikut ;
6. Tab Titles digunakan untuk membuat judul grafik, dimana
• Chart Title, diisi dengan judul tabel
• Category (X) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu X
• Series (Y) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Y
• Value (Z) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Z
7. Tab Axes digunakan untuk mengatur judul sumbu (axis), kita dapat mengatur apakah judul sumbu category (X)axis, series (Y) axis dan Value (Z) axis akan ditampilkan atau tidak. Jika ingin ditampilkan, ceklislah sumbu tersebut.
8. Tab Gridlines digunakan untuk mengatur tampilan garis skala pembantu (grid) pada sumbu X, Y dan Z dengan pilihan mayor gridlines (jarak antar garis agak lebar) dan minor gridlines (jarak antar garis dekat). Ceklislah pada sumbu yang diinginkan untuk menampilkannya.
9. Tab Legend digunakan untuk mengatur tampilan legend dari grafik.Tandailah option Show Legend untuk menampilkan legend dan tentukan posisi legend pada option Placement apakah di bawah (bottom), pojok (corner), atas (top), kanan (right) atau disebelah kiri (left)
10. Tab Data Labels digunakan untuk mengatur penempatan label data pada grafik. Label data ini berupa teks, nilai data, atau tidak ada sama sekali, tergantung kebutuhan kita masing-masing.
11. Tab Data Table digunakan untuk mengatur apakah ingin menampilkan data tabel atau tidak pada bagian bawah grafik.
12. Klik tombol Next untuk melangkah ketahap akhir pembuatan grafik ini, yaitu Chart Wizard – Step 4 of 4 - Chart Location. Lihat gambar berikut ;
Pada kotak dialog ini terdapat dua pilihan yaitu;
1. As new sheet, jika ingin menampilkan grafik pada lembar kerja yang baru (terpisah dengan data) tapi tetap dalam buku kerja yang sama, atau
2. As object in, jika ingin menempatkan grafik pada lembar kerja data secara bersamaan atau berdampingan.
13. Klik Finish untuk menutup jendela ini.
10. Mencetak Lembar Kerja
Mencetak lembar kerja merupakan hal penting yang haris kita lakukan, agar apa yang telah kita olah di Excel 2000 dapat dibuat hardcopynya, apakah sebagai laporan, tugas, atau sebagai arsip saja.
Langkah-langkah mencetak lembar kerja ;
a. Jika ingin mencetak range tertentu dari data maka sorotlah terlebih dahulu range yang akan dicetak, kalau tidak langsung kelangkah berikutnya.
b. Pilih menu File dan klik Print, maka kota dialog pencetakan akan ditampilkan seperti berikut ;
1.
c. Pilihan Name diisi denga jenis printer yang terpasang pada komputer saat ini.
d. Pilihan Print Range digunakan untuk menentukan range data yang akan dicetak, apakah keseluruhan (All) atau range tertentu dari halaman (from) tertentu sampai kehalaman tertentu. Misal halaman 1 sampai dengan 5, maka isilah 1 pada kotak from dan 5 pada kotak to.
e. Pilihan Print What digunakan untuk menetukan data yang akan dicetak, apakah data yang disorot saja (selection), seluruh isi lembar kerja yang aktif (Active Sheet(s)) atau ingin mencetak seluruh lembar kerja yang ada pada buku kerja yang aktif saat ini.
f. Isilah Number of copies dengan nilai tertentu jika ingin mencetak data rangkap.
g. Klik OK untuk menutup jendela ini dan printer akan melaksanakannya.
Catt. Biasakanlah melihat hasil cetakan kelayar terlebih dahulu sebelum mencetak ke printer, dengan cara meng-klik tombol Preview yang terdapat pada bagian bawah kiri dari kotak dialog Print tersebut.
Untuk hasil cetak yang lebih baik, coba anda pelajari perintah pada menu File dan klik Page Setup. Dengan tampilan seperti berikut ;
Langganan:
Postingan (Atom)